Logowanie do KSeF: Profil Zaufany i podpis

Tak, do KSeF zalogujesz się Profilem Zaufanym: w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wybierasz „Zaloguj przez login.gov.pl”, a tam Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczną albo e-dowód. Drugi przycisk, „Zaloguj certyfikatem”, jest dla osób i firm z kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.

Stan prawny na 7 października 2026.

Podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, rozdz. 4.1

Jak wygląda logowanie

Aplikacja Podatnika działa pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Po wybraniu sposobu logowania aplikacja pyta, w czyim imieniu chcesz działać. Wybierasz typ identyfikatora (NIP, identyfikator wewnętrzny albo identyfikator złożony z numerem VAT-UE), wpisujesz go i klikasz „Przejdź dalej”.

Ania prowadzi JDG jako graficzka. Loguje się Profilem Zaufanym, wybiera NIP i wpisuje swój własny NIP. Gdyby obsługiwała też faktury innej firmy, w tym samym kroku wpisałaby jej NIP. Do tego potrzebne są uprawnienia w kontekście tej firmy.

FAQ MF: KSeF 2.0 CIRFMF: uwierzytelnianie

JDG: wchodzisz od razu, bez ZAW-FA

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, KSeF sam przypisuje Ci uprawnienia właścicielskie do Twojego NIP. Obejmują wystawianie faktur, dostęp do faktur, nadawanie uprawnień innym (np. biuru rachunkowemu), historię sesji i podgląd uprawnień. Nie da się ich odebrać. Możesz wejść od razu Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.

JDG nie składa zawiadomienia ZAW-FA. Jedyny wyjątek to rejestracja Twojego własnego podpisu kwalifikowanego, który nie zawiera NIP ani PESEL (o tym niżej).

Po zalogowaniu zobaczysz faktury wystawione na Twój NIP. Jeśli trafi się wśród nich faktura od firmy, której nie znasz, sprawdź, jak rozpoznać fałszywą fakturę w KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 57

Spółka: pieczęć kwalifikowana albo osoba wskazana w ZAW-FA

Tomasz jest prezesem spółki z o.o. Jego Profil Zaufany sam w sobie nie otworzy mu faktur spółki, bo spółka nie jest osobą fizyczną i nie dostaje uprawnień automatycznie. Ma dwie drogi:

• Pieczęć kwalifikowana spółki. Logowanie przyciskiem „Zaloguj certyfikatem”.
• Zawiadomienie ZAW-FA. Spółka wskazuje w nim dokładnie jedną osobę fizyczną, która nie musi figurować w KRS. Ta osoba dostaje m.in. zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur i dostęp do nich, a kolejne osoby dodaje już elektronicznie.

ZAW-FA(3) złożysz na papierze, przez e-Urząd Skarbowy (Dokumenty → Złóż dokument) albo przez e-Doręczenia. Złożenie przez ePUAP nie jest skuteczne od 1 stycznia 2026. Uprawnienia zaczynają działać, gdy urząd skarbowy wprowadzi dane do systemu, więc nie zostawiaj tego na dzień wystawienia faktury. Gdy już działają, osoba wskazana w ZAW-FA loguje się swoim sposobem (przez login.gov.pl albo podpisem kwalifikowanym) i w kroku z identyfikatorem wpisuje NIP spółki.

Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 ust. 1 Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 58-61

Podpis kwalifikowany bez NIP i PESEL

Podpis kwalifikowany z NIP albo PESEL w certyfikacie działa od razu. Jeśli certyfikat nie ma żadnego z nich, KSeF nie wie, czyj to podpis, i trzeba zgłosić jego odcisk palca (skrót SHA-256, 64 znaki szesnastkowe). W Aplikacji Podatnika służy do tego funkcja „Pobierz odcisk palca”: podpisujesz plik certyfikatem i wybierasz „Przekaż plik”.

Kto zgłasza odcisk, zależy od tego, czyj to podpis:

• Twój własny, a prowadzisz JDG: rejestrujesz go zawiadomieniem ZAW-FA (to ten wyjątek z sekcji o JDG).
• Osoby, której nadajesz uprawnienia: wpisujesz odcisk przy nadawaniu uprawnień, z identyfikatorem „Brak”, datą urodzenia i dokumentem tożsamości tej osoby.

Po odnowieniu albo wymianie takiego podpisu uprawnienia trzeba zarejestrować ponownie. Nie trzeba, jeśli nowy certyfikat ma już NIP lub PESEL.

FAQ MF: najczęstsze pytania, pyt. 19

JDG prowadzona przez obywatela Ukrainy

Ołena, obywatelka Ukrainy, prowadzi w Polsce JDG. Logowania eID z innych państw UE Aplikacja Podatnika nie obsługuje. eID spoza UE (np. Diia) podręcznik nie wymienia wśród sposobów logowania, a osobnych wskazówek MF dla obywateli Ukrainy nie znaleźliśmy. Ołena ma więc te same dwie drogi co każdy: login.gov.pl albo podpis kwalifikowany. Jeśli jej podpis nie zawiera NIP ani PESEL, zgłasza odcisk palca zawiadomieniem ZAW-FA, jak każda JDG. Czy dana osoba może założyć Profil Zaufany lub mObywatel, dokumenty KSeF nie rozstrzygają.

Podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, s. 13-17

Token i certyfikat KSeF: dla programów, nie dla Ciebie

Tokenem ani certyfikatem KSeF nie zalogujesz się do Aplikacji Podatnika. Służą programom do fakturowania, które łączą się z KSeF przez API. Program uwierzytelnia się podpisanym żądaniem (XAdES) albo tokenem KSeF. Certyfikat KSeF generuje się po uwierzytelnieniu przez login.gov.pl, podpisem albo pieczęcią kwalifikowaną i jest ważny najwyżej 2 lata. Po uwierzytelnieniu tokenem certyfikatu KSeF wygenerować się nie da.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 42 CIRFMF: uwierzytelnianie

Co z tokenami po 31 grudnia 2026

Nie jest to przesądzone. Rozporządzenie pozwala używać tokenów do 31 grudnia 2026 (§ 13 ust. 1 pkt 1). Ministerstwo w podręczniku z 6 sierpnia 2026 zapowiada, że tokeny zostają „na czas nieokreślony”, a rozporządzenie „zostanie odpowiednio znowelizowane”. Do 7 października 2026 nowelizacja się nie ukazała. Zespół API CIRF MF napisał 10 września 2026 na GitHubie, że tokeny wydane do 31 grudnia 2026 będą działać, ale najdłużej do 30 listopada 2027. To zapowiedź, nie przepis.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 26

Jeśli Twój program łączy się z KSeF tokenem, nic nie musisz robić dziś. Zapytaj dostawcę programu, jak przygotowuje się na koniec 2026 roku.

Dz.U. 2025 poz. 1815, § 13 CIRFMF ksef-api, zgłoszenie 834

Czy Profil Zaufany nadal działa w KSeF?

Tak, przez login.gov.pl. Nowelizacja rozporządzenia (Dz.U. 2026 poz. 169) zmieniła dwie daty: przejściowa podstawa dla samodzielnego podpisu zaufanego skończyła się 13 lutego 2026, a od 14 lutego 2026 obowiązuje stała podstawa logowania przez węzeł krajowy, czyli login.gov.pl, gdzie Profil Zaufany jest jednym ze środków. FAQ KSeF 2.0 nadal wymienia Profil Zaufany wśród sposobów logowania do Aplikacji Podatnika.

Otwarte pozostaje, czy KSeF technicznie przyjmuje jeszcze samodzielny podpis zaufany, np. do podpisania pliku w integracji przez API. Dokumentacja techniczna MF wciąż go wymienia, a MF tego nie rozstrzygnęło.

Dz.U. 2026 poz. 169

Gdy Profil Zaufany nie działa

MF ogłasza awarie na stronie z komunikatami technicznymi. W 2026 były tam m.in. awarie Profilu Zaufanego 5 i 11 maja oraz utrudnienia w Aplikacji Podatnika 25 września. Zajrzyj tam najpierw, żeby wiedzieć, czy problem leży po Twojej stronie.

Jeśli niedostępny jest tylko Profil Zaufany, na tym samym ekranie login.gov.pl wybierz mObywatel, bankowość elektroniczną albo e-dowód. Logowanie podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną idzie osobnym przyciskiem „Zaloguj certyfikatem”. Gdy nie działa sama Aplikacja Podatnika, zmiana sposobu logowania nie pomoże.

MF: komunikaty techniczne

Jeśli prowadzisz JDG i logujesz się pierwszy raz, resztę minimum znajdziesz w poradniku KSeF dla JDG.