Ustal z biurem rachunkowym, kto co robi w KSeF

Gdy dasz biuru rachunkowemu uprawnienie do faktur w KSeF, biuro samo pobiera z systemu wszystkie twoje faktury sprzedażowe i zakupowe, więc nie musisz mu ich już przesyłać. Dostarczasz tylko dokumenty, których w KSeF nie ma. Faktury wystawia ten, komu dasz uprawnienie do wystawiania: ty, biuro albo oboje.

Stan prawny na 26 października 2026 r.

Jak MF opisuje podział pracy z biurem?

W cz. I Podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów opisuje trzy warianty i zaznacza, że „różnią się zakresem odpowiedzialności stron”. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 20

Ania, graficzka na JDG, wystawia trzy faktury w miesiącu w swoim programie. Najwygodniejszy jest dla niej wariant 2: sama wystawia, a pani Krystyna z biura pobiera z KSeF i jej sprzedaż, i zakupy. Wariant 3 ma sens, gdy nie chcesz wystawiać faktur samodzielnie albo nie masz dostępu do internetu. Ten drugi powód MF wymienia wprost: wtedy uprawnienie do wystawiania możesz dać na przykład pracownikowi biura. FAQ KSeF 2.0, pytanie o osoby bez dostępu do internetu

Jakie uprawnienia dać biuru?

MF wymienia trzy uprawnienia, które możesz dać pracownikom i firmom, z którymi współpracujesz: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami. MF: ulotka „Pracownicy i Księgowi”

• Przeglądanie faktur (w Podręczniku KSeF „dostęp do faktur”) obejmuje wszystkie twoje faktury, sprzedażowe i zakupowe. Nie da się go ograniczyć do samych zakupów.
• Wystawianie faktur to osobne uprawnienie. Obejmuje też wystawianie w trybach offline (offline24, niedostępność, tryb awaryjny). Możesz dać jedno bez drugiego. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 54-55
• Zarządzanie uprawnieniami pozwala nadawać i odbierać dostęp w twoim imieniu. Biuru jako firmie go nie nadasz, tylko konkretnej osobie. Do prowadzenia księgowości nie jest potrzebne, więc lepiej zostaw je sobie. Podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, pkt 5.5.2.7, tabela 32

Uprawnienie nadajesz biuru jako firmie, po NIP, albo konkretnej księgowej. Gdy nadasz je biuru i zaznaczysz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”, biuro samo wskaże pracowników, którzy cię obsługują, a przy zmianach kadrowych nie musisz nic robić. FAQ KSeF 2.0, pytanie o pracowników biura Jako JDG robisz to elektronicznie, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF, bez zawiadomienia ZAW-FA. Kolejne kroki opisaliśmy w przewodniku, jak dać księgowej uprawnienia do KSeF.

Czy biuro, które wystawia za ciebie, poradzi sobie z awarią?

Uprawnienie do wystawiania obejmuje tryby offline, więc biuro może wystawić fakturę także wtedy, gdy KSeF nie działa. Faktura offline, którą przekazuje się poza KSeF, musi mieć kod QR, a do jego wygenerowania potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Certyfikatów wydanych na osobę nie wolno udostępniać, więc w przykładzie MF księgowa używa przy wystawianiu offline własnego certyfikatu. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 48 (przykład 18)

Ustal więc z biurem, kto przy awarii wystawia fakturę offline i kto potem pilnuje terminu wysłania jej do KSeF. Terminy dla poszczególnych trybów są w przewodniku o awarii KSeF i trybie offline. Faktura offline dostaje numer KSeF dopiero po wysłaniu i do tego czasu nie ma jej w systemie.

Co nadal musisz przekazać biuru?

Biuro widzi w KSeF tylko to, co do KSeF trafiło. Resztę dostarczasz jak dotąd: mailem, przez program albo w segregatorze.

• Twoje faktury dla osób prywatnych, jeśli wystawiasz je poza KSeF. Faktura dla konsumenta nie musi trafić do systemu, choć może (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4 ustawy o VAT).
• Faktury od zagranicznych sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2), na przykład za oprogramowanie czy reklamy.
• Bilety jednorazowe na przejazd (kolej, autobus, samolot) i uproszczone faktury za autostradę (art. 106ga ust. 2 pkt 5, rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2).
• Faktury wystawione poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.: w limicie 10 000 zł miesięcznie (art. 145m), z kasy rejestrującej i paragony z NIP uznane za faktury (art. 145n). Dotyczy to twojej sprzedaży i twoich zakupów od takich sprzedawców.
• Dokumenty, które nie są fakturami w KSeF: faktury pro forma, noty obciążeniowe i uznaniowe, dowody wewnętrzne. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.1, s. 6

Ustawa o VAT, art. 106ga, 145m i 145n

Przy fakturze zakupowej spoza KSeF datą otrzymania jest dzień, w którym faktycznie do ciebie dotarła. Dlatego biuro potrzebuje nie tylko pliku, ale też informacji, kiedy go dostałaś. Jak wpływa to na odliczenie VAT, opisaliśmy w tekście o odliczeniu VAT z faktury spoza KSeF.

Kto reaguje na błędną albo obcą fakturę zakupową?

KSeF nie ma przycisku „odrzuć” i nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Program, z którego korzysta biuro albo ty, musi sam sprawdzać, czy coś przyszło. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.3-6.4 Jeśli biuro pobiera faktury raz w miesiącu, obcą fakturę zobaczy dopiero przy zamknięciu okresu.

Błędną fakturę poprawia tylko sprzedawca, fakturą korygującą. Od 1 lutego 2026 r. not korygujących już nie ma, więc ani ty, ani biuro nie wystawicie noty do cudzej faktury. Gdy sprzedawca wpisał twój NIP przez pomyłkę, wystawia korektę do zera i nową fakturę dla właściwego nabywcy. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.2-1.6.4 Ze sprzedawcą kontaktujesz się ty, bo biuro nie wie, co zamawiałaś.

Fakturę podejrzaną o oszustwo może zgłosić w Aplikacji Podatnika każdy, kto ma w twoim kontekście dostęp do faktur, czyli także biuro. Według MF zwykła pomyłka, spór o cenę czy przedłużony abonament to jeszcze nie nadużycie. Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 7.1-7.2 Co zrobić z taką fakturą, piszemy w poście o fałszywych fakturach w KSeF.

Co zapisać w umowie z biurem?

MF nie podaje wzoru takiej umowy. Proponujemy, żeby pani Krystyna i Ania spisały kilka rzeczy:

1. Który wariant stosujecie i jakie uprawnienia dostało biuro (z prawem do przekazywania pracownikom czy bez).
2. Kto wystawia faktury, a jeśli biuro, to na podstawie jakich danych i w jakim terminie od twojego zgłoszenia.
3. Kto i jak często sprawdza faktury zakupowe w KSeF oraz kto zatwierdza fakturę od nowego dostawcy.
4. Jak i do kiedy przekazujesz dokumenty spoza KSeF z listy wyżej.
5. Kto kontaktuje się ze sprzedawcą w sprawie korekty i kto zgłasza nadużycie.
6. Kto przy awarii wystawia faktury offline i pilnuje ich wysłania do KSeF.
7. Co dzieje się z uprawnieniami po zakończeniu współpracy.

Podział obowiązków między tobą a biurem wynika z umowy, nie z przepisów o KSeF. Jeśli biuro ma wystawiać faktury, tę część umowy pokaż prawnikowi.

Jak zmienić biuro i nie zostawić mu dostępu?

Gdy kończysz współpracę, odbierz biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika albo w swoim programie. Może to zrobić tylko ktoś z prawem do zarządzania uprawnieniami, czyli zwykle ty jako właścicielka JDG. FAQ MF, pyt. 18 Gdy odbierzesz uprawnienia biuru, wszyscy jego pracownicy naraz tracą dostęp do twojej firmy: ich uprawnienia formalnie zostają, ale przestają działać. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 77-78 Jeśli nadałaś dostęp konkretnej księgowej, odbierasz go jej osobno. Jej certyfikat KSeF pozostaje ważny, ale w twoim imieniu już nim nie zadziała.

Nowemu biuru nadajesz uprawnienia od nowa. MF opisuje dostęp do faktur jako dostęp do wszystkich faktur podatnika (cz. I, s. 55) i nie znaleźliśmy zastrzeżenia, że obejmuje tylko faktury od dnia nadania. Faktury nie znikają z KSeF przy zmianie biura, bo system przechowuje je przez 10 lat od końca roku wystawienia. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.3

Zanim podpiszesz nową umowę, sprawdź na liście nadanych uprawnień w Aplikacji Podatnika, kto dziś ma dostęp do twoich faktur. Jeśli w ogóle nie masz z biurem uzgodnionego wariantu, zacznij od przewodnika, jak odebrać fakturę w KSeF.