Fałszywa faktura w KSeF: co zrobić

Fałszywej faktury w KSeF nie da się odrzucić, bo system nie ma takiej opcji. Nie płać jej i nie odliczaj z niej VAT, sprawdź sprzedawcę na Białej Liście, a jeśli podejrzewasz oszustwo, zgłoś fakturę w Aplikacji Podatnika przyciskiem „Zgłoszenie nadużycia”.

Dlaczego obca faktura trafia na Twoje konto

KSeF przypisuje fakturę odbiorcy na podstawie NIP-u wpisanego przez wystawcę w polu nabywcy i nie ma tu żadnej „akceptacji” po Twojej stronie. Fakturę widzisz po stronie odbiorcy tak samo jak każdą inną (jak odebrać fakturę w KSeF). Twój NIP jest publiczny (CEIDG dla JDG, KRS dla spółek), więc nieuczciwa firma może go po prostu wpisać.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5 i 6.3

Pomyłka w NIP-ie czy oszustwo

Pomyłka. Wystawca przestawił cyfry i wpisał Twój NIP zamiast NIP-u właściwego odbiorcy. Skontaktuj się ze sprzedawcą i poproś o korektę zerującą oraz nową fakturę z prawidłowym NIP-em.

Oszustwo. Sygnały ostrzegawcze (to nasze praktyczne wskazówki, nie oficjalna lista MF):

firmy nie znasz i nigdy nie miałeś z nią kontaktu,
opis usługi nic Ci nie mówi, a tekst wygląda na tłumaczony automatycznie,
telefon milczy, a e-mail wraca z błędem,
termin płatności jest absurdalnie krótki (trzy, pięć dni),
sprzedawcy nie ma w Wykazie Podatników VAT (Białej Liście); to powód do sprawdzenia go dalej, bo nie każdy sprzedawca tam figuruje (patrz krok 2).

Co robić krok po kroku

1. Nie płać i nie księguj

KSeF nie ma opcji zatwierdzania ani odrzucania faktur, a spory rozstrzyga się poza systemem. Faktury za transakcję, która się nie odbyła, nie płać, nie księguj i nie odliczaj z niej VAT. To nasza rada: o tym, czy fakturę ująć w ewidencji, decydujesz Ty z księgowym, a nie sam fakt, że pojawiła się w KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.3

Fakturę z KSeF otrzymujesz w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Prawo do odliczenia VAT powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury (art. 86 ust. 10b pkt 1). Samo odliczenie wymaga spełnienia przesłanek z art. 86 i braku przesłanek negatywnych z art. 88.

Ustawa o VAT, art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 106na ust. 3 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7 i 5.1 MF, Najczęstsze pytania, pyt. 1

2. Sprawdź sprzedawcę na Białej Liście

Wpisz NIP z faktury w Wykazie Podatników VAT. Naszym zdaniem wpis z danymi zgodnymi z fakturą przemawia raczej za pomyłką, choć nie wyklucza oszusta, który podał dane prawdziwej firmy. Wtedy napisz do sprzedawcy, najlepiej na kontakt z CEIDG, KRS lub strony firmy, nie z faktury, i poproś o korektę. Dane niezgodne z fakturą to mocny sygnał oszustwa: nie czekaj na odpowiedź sprzedawcy i przejdź do kroku 3. Brak wpisu sam w sobie niczego nie przesądza, bo w Wykazie są tylko podatnicy zarejestrowani do VAT, czynni lub zwolnieni (oraz ci, którym odmówiono rejestracji lub których z niej wykreślono). Sprzedawcy zwolnionego z VAT na podstawie art. 113, który się nie zarejestrował, tam nie znajdziesz, a od 1 kwietnia 2026 r. też wystawia faktury w KSeF. Sprawdź go wtedy w CEIDG lub KRS i skontaktuj się z nim.

Biała Lista podatników VAT

3. Zgłoś nadużycie w Aplikacji Podatnika

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF na ap.ksef.mf.gov.pl i użyj przycisku „Zgłoszenie nadużycia”. Zgłoszenia trafiają do Krajowej Administracji Skarbowej. Ze względu na tajemnicę skarbową KAS nie informuje zgłaszającego, jak przebiegła kontrola ani jaki był jej wynik. Faktury wystawionej przez pomyłkę nie zgłaszasz jako fałszywej; tu wystarczy korekta od sprzedawcy.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 7 (w tym 7.4)

MF zapowiedziało też ukrywanie faktur, ale według Podręcznika z 6 sierpnia 2026 tej funkcji jeszcze nie ma. Ukryta faktura nie zniknie z KSeF, a sprzedawca nie dostanie o tym informacji. Według MF zgłoszenie i ukrycie faktury nie tworzą po stronie podatnika żadnych nowych obowiązków.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 7.2 i 8.2 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.3

Nie zakładaj, że zgłoszenie w aplikacji wystarczy zamiast zawiadomienia o przestępstwie. Jeśli podejrzewasz, że ktoś podszywa się pod Twoją firmę lub wyłudza VAT, skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.

4. Powiedz księgowemu

Biuro rachunkowe widzi Twoje faktury, ale nie zna Twoich umów. Przy automatycznym imporcie z KSeF podejrzana faktura może zostać zaksięgowana w rutynowej pracy, zwłaszcza pod koniec miesiąca. Przekaż jasno: „Ta faktura jest podejrzana, proszę jej nie księgować do wyjaśnienia”. Jeśli trafiła już do ewidencji, poproś o wycofanie jej przed zamknięciem okresu, i zapytaj, czy program biura potrafi oznaczać faktury od nieznanych kontrahentów przed importem.

Jak ograniczyć ryzyko

Przed oszustem, który wpisze Twój NIP, nie ma pełnej ochrony. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc pomagają dwa nawyki: zaglądaj do KSeF co kilka dni zamiast raz w miesiącu oraz ustal z księgowym regułę, że faktura od nowej firmy wymaga Twojego potwierdzenia.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.4

Phishing podszywający się pod KSeF

Uważaj też na e-maile, które mogą podszywać się pod Ministerstwo Finansów lub KSeF, z linkami do „logowania” i prośbą o dane (to ogólna ostrożność, nie informacja o konkretnej fali oszustw). Nasza rada: nie klikaj linków w wiadomościach o KSeF, tylko wchodź na ksef.podatki.gov.pl i do Aplikacji Podatnika ręcznie lub z zakładki.

Jeśli obca faktura okazała się zwykłą pomyłką w NIP-ie, następny krok to korekta zerująca.