KSeF dla JDG: kogo dotyczy i co zrobić

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje Cię jako czynnego podatnika VAT, ale też jako zwolnionego z VAT, a faktury B2B wystawiasz tylko przez ten system. Wyjątkiem jest sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie, do końca 2026 r.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów. Zamiast PDF-a mailem faktura trafia do systemu, dostaje numer KSeF i jest od razu dostępna dla Twojego klienta. Przy 2–3 fakturach miesięcznie robi to za Ciebie program do fakturowania, więc zmienia się tylko miejsce, do którego trafia gotowy dokument.

Stan prawny na 9 października 2026.

Czy KSeF dotyczy mojej firmy?

Czynny podatnik VAT (składasz VAT-7 lub VAT-7K): obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Nie ma możliwości zostania przy PDF-ie w relacjach B2B.
Zwolniony z VAT (art. 113, obrót poniżej 240 000 zł, brak rejestracji jako podatnik VAT czynny): bez osobnego harmonogramu, obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. jak dla czynnych podatników, z tym samym limitem 10 000 zł. Jedyny stały wyjątek to procedura unijna dla małych przedsiębiorstw (art. 113a), wyłączona art. 106ga ust. 2 pkt 6.
Sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie: tymczasowe zwolnienie do 31 grudnia 2026 r. dla każdego podatnika, także zwolnionego z VAT (art. 145m). Od 1 stycznia 2027 r. limitu nie ma dla nikogo. Limit był już nowelizowany, więc datę sprawdź na ksef.podatki.gov.pl. Jak go liczyć, opisujemy w osobnym artykule o limicie 10 000 zł.

Art. 145m ustawy o VAT — limit 10 000 zł

Limit liczy się od łącznej wartości brutto faktur B2B objętych obowiązkiem KSeF wystawionych w danym miesiącu. Sprzedaż z kasy fiskalnej, faktury B2C i paragony z NIP-em do 450 zł się nie wliczają.

Kiedy grożą kary

Obowiązek KSeF dla wszystkich nadal zaczyna się 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie odroczenia kar za błędy w KSeF do końca 2027 r. Rządowy projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD477, wersja z 22 września 2026 r., etap uzgodnień międzyresortowych) przewiduje, że art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2028 r. To jeszcze nie prawo.

Zapowiedź MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. Projekt UD477 — Rządowy Proces Legislacyjny

Brak kar nie legalizuje faktur poza systemem. Faktura wystawiona poza KSeF wbrew obowiązkowi może zostać uznana za wystawioną z naruszeniem przepisów, a to ryzyko dla obu stron transakcji.

Jak zacząć: 4 kroki

Sprawdź, czy Twój program obsługuje KSeF 2.0. Zapytaj dostawcę wprost. Fakturownia, inFakt, wFirma i Comarch już to wdrożyły. Jeśli Twój program nie, czas go zmienić.
Wystaw fakturę testową z fikcyjnymi danymi i przejdź cały proces, od wystawienia po wysyłkę.
Sprawdź plik przed wysyłką. KSeF odrzuca błędną fakturę, a odrzucona faktura formalnie nie istnieje, nawet jeśli klient dostał PDF. Plik możesz sprawdzić w bezpłatnym walidatorze na ksefuj.to, który nie wysyła go poza Twoją przeglądarkę.
Wyślij fakturę do środowiska testowego MF pod adresem ap-test.ksef.mf.gov.pl/web. Dane są fikcyjne, więc nic nie ma skutków prawnych. Sprawdzisz tu, czy program poprawnie łączy się z systemem.

FAQ MF — KSeF 2.0

Co, jeśli nie mam programu do fakturowania

Płatny program nie jest konieczny. MF udostępnia dwa bezpłatne narzędzia:

Aplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) działa w przeglądarce. Wystawiasz w niej faktury przez formularz, przeglądasz otrzymane i zarządzasz uprawnieniami. Logujesz się Profilem Zaufanym (bezpłatny, założysz go przez bankowość elektroniczną, mObywatel lub w urzędzie), e-dowodem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy kilku fakturach miesięcznie w zupełności wystarczy. Metody logowania porównujemy w artykule o certyfikatach i tokenach KSeF.
e-mikrofirma to bezpłatna aplikacja MF dla najmniejszych firm. Obsługuje KSeF w ograniczonym zakresie, więc przed wyborem sprawdź aktualny wykaz funkcji na stronie MF.

Jeśli korzystasz z komercyjnego programu, zapytaj dostawcę, czy aktualizacja do KSeF jest w cenie subskrypcji. Zazwyczaj jest.

Co, gdy KSeF nie działa

Brak internetu lub chwilowa niedostępność systemu: wystaw fakturę lokalnie i wyślij ją do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Faktura jest ważna od wystawienia, numer KSeF dostajesz po wysyłce.
Dłuższa awaria: MF ogłasza tryb awaryjny. Faktury wystawiasz poza systemem i dostarczasz je do KSeF w terminie podanym w komunikacie MF.

Program do fakturowania powinien obsługiwać oba tryby automatycznie, więc zapytaj o to dostawcę, zanim dojdzie do awarii.

Co widzi klient i urząd

Po przyjęciu faktury KSeF wystawia UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z numerem KSeF Twojej faktury. Klient prowadzący działalność i mający NIP pobiera fakturę ze swojego dostępu do KSeF, więc nic nie musisz mu wysyłać.

Faktury w KSeF trafiają do bazy Ministerstwa Finansów i organy podatkowe mają do nich wgląd, tak jak do Twoich deklaracji VAT.

Archiwizuj UPO razem z kopią faktury. W sporze z kontrahentem lub podczas kontroli to dowód, że faktura została zarejestrowana w systemie.

Najczęstsze pytania

Co z fakturami dla konsumentów (B2C)?

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie są objęte obowiązkiem KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), więc wystawiasz je jak dotąd, jako PDF lub na papierze. Możesz je też wystawić w KSeF dobrowolnie. Jak wtedy przekazać fakturę klientowi, opisujemy w artykule o fakturze dla osoby prywatnej.

Co z fakturami w walucie obcej?

Faktury w euro i innych walutach też wystawiasz w KSeF, a zasady przeliczania kwot na złote dla celów VAT się nie zmieniają. Program do fakturowania obsługuje to automatycznie.

Zanim wystawisz pierwszą fakturę, zobacz, jak wygląda różnica między FA(2) a FA(3). Odpowiedzi na inne pytania znajdziesz w FAQ.