FAQ — Часті запитання про KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — це платформа Міністерства фінансів Польщі для виставлення та отримання структурованих рахунків-фактур. Кожен рахунок B2B має бути надісланий до KSeF у форматі XML і отримати офіційний номер перш ніж потрапити до покупця. Система діє як центральний реєстр податкових рахунків, що ведеться державою.

Для великих підприємців (продажі понад 200 млн злотих на рік) KSeF є обов'язковим з 1 лютого 2026 року. Для решти платників ПДВ — з 1 квітня 2026 року. Суб'єкти, звільнені від ПДВ, підпадають під ті самі терміни. З 1 січня 2027 року обов'язок стосується всіх, без ліміту місячного продажу.

KSeF стосується всіх активних платників ПДВ, зареєстрованих у Польщі. Обов'язок охоплює рахунки B2B та рахунки для фізичних осіб, виставлені поза касовим апаратом. Суб'єкти, звільнені від ПДВ, теж підпадають під KSeF, у ті самі терміни, що й інші платники.

Рахунки для споживачів (B2C) загалом підпадають під KSeF, але з важливим винятком: рахунки, виставлені через касовий апарат, виключені з системи. Якщо ви виставляєте рахунок поза касою — наприклад, у програмі для виставлення рахунків — він має пройти через KSeF. На практиці більшість роздрібних рахунків, виданих через касу, залишаються поза системою.

Касові чеки з NIP покупця, виставлені через касовий апарат, вважаються спрощеними рахунками і не входять до KSeF. Ці чеки зберігають повну юридичну силу як документ про покупку. Тільки звичайні рахунки ПДВ, виставлені поза касою, підпадають під обов'язок KSeF.

FA(3) — це діюча схема XML для структурованих рахунків-фактур, опублікована Міністерством фінансів Польщі. Цифра 3 означає третю версію формату. Усі рахунки, що надсилаються до KSeF, повинні відповідати цій схемі — будь-яке відхилення призводить до відхилення рахунку системою.

FA(2) — це попередня версія схеми, що застосовувалась у KSeF 1.0 (до 31 січня 2026 року). FA(3) запровадила новий простір імен XML, оновлені поля та розширені вимоги до анотацій. Рахунки у форматі FA(2) не приймаються KSeF 2.0 — якщо ваша програма генерувала FA(2), переконайтесь, що постачальник випустив оновлення до FA(3).

Ні — PDF не приймається KSeF як податковий документ. Система вимагає структурованого XML-файлу відповідно до FA(3). Ви можете надсилати покупцю візуалізацію рахунку у форматі PDF для зручності, але юридичною версією документа є XML-файл, зареєстрований у KSeF. Хороша програма для виставлення рахунків генерує обидва: XML для KSeF і PDF для покупця.

Номер KSeF — це унікальний ідентифікатор рахунку, що присвоюється системою МФ після успішної реєстрації документа. Цей номер потрібен при виставленні коригувального рахунку — коригування повинно посилатися на номер KSeF оригінального рахунку, інакше буде відхилено. Якщо оригінальний рахунок був виставлений поза KSeF (до його впровадження), замість номера KSeF використовується мітка NrKSeFN.

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — Офіційне підтвердження отримання) — це документ, що підтверджує прийняття рахунку системою KSeF. Містить номер KSeF, дату прийняття та цифровий підпис системи. UPO доводить, що рахунок був правильно зареєстрований — його варто зберігати разом з XML-файлом рахунку.

Платники з місячним продажем рахунками до 10 000 злотих можуть виставляти рахунки поза KSeF до 31 грудня 2026 року. Це стосується будь-якого платника, зокрема звільненого від ПДВ (ст. 145m Закону про ПДВ). З 1 січня 2027 року ліміту немає. Актуальні норми перевіряйте на ksef.podatki.gov.pl або проконсультуйтеся з бухгалтером.

Ліміт розраховується як загальна вартість брутто (з ПДВ) рахунків B2B, що підпадають під обов'язок KSeF і виставлені у даному календарному місяці — не загальний оборот і не кількість виставлених документів. Враховуються як оподатковувані ПДВ, так і звільнені від ПДВ рахунки B2B. Продажі через касові апарати, рахунки для фізичних осіб (B2C) та спрощені чеки з NIP до 450 злотих не враховуються. Якщо ви наближаєтеся до ліміту або не впевнені в правилах — проконсультуйтеся з бухгалтером: норми в цій сфері змінювалися.

Дата, з якої KSeF стосується менших платників, залежить від статусу ПДВ та чинних норм — регулювання в цій сфері неодноразово змінювалося. Завжди перевіряйте актуальні дати безпосередньо на ksef.podatki.gov.pl або консультуйтеся з бухгалтером.

Фермери-платники єдиного податку користуються спеціальним режимом оподаткування і, як правило, звільнені від обов'язку KSeF. Рахунки RR (що виставляються покупцем фермеру-платнику єдиного податку) мають окреме регулювання. Якщо ви також ведете іншу діяльність, що оподатковується ПДВ, — проконсультуйтеся з бухгалтером.

Від обов'язку KSeF звільнені підприємці без зареєстрованого місця діяльності в Польщі, рахунки у спеціальних процедурах (OSS/IOSS) та рахунки з касових апаратів (до 31 грудня 2026 року, ст. 145n). Повний перелік виключень визначено в Законі про ПДВ та підзаконних актах — перевіряйте на ksef.podatki.gov.pl.

Це залежить від того, чи організація зареєстрована як активний платник ПДВ. Якщо так — з 1 квітня 2026 року вона має застосовувати KSeF для своїх рахунків ПДВ. Організації, що ведуть виключно діяльність, звільнену від ПДВ, підпадають під KSeF у ті самі терміни, що й інші платники. Організації, що взагалі не виставляють рахунків ПДВ, не підпадають під обов'язок.

Спочатку отримайте доступ до KSeF — увійдіть через Aplikację Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) або інтегруйте свою програму виставлення рахунків з API KSeF. Потім підготуйте XML-файл відповідно до FA(3) і надішліть його до системи. Після успішного прийняття отримаєте номер KSeF та UPO — з цього моменту рахунок є юридично чинним.

Зверніться до постачальника програмного забезпечення і запитайте про оновлення до KSeF 2.0 з підтримкою FA(3). Більшість популярних програм для виставлення рахунків вже має або планує таке оновлення. Як тимчасова альтернатива — можна скористатися безкоштовною Aplikacją Podatnika KSeF від МФ: вона базова, але достатня для ручного виставлення рахунків.

Так — Міністерство фінансів надає безкоштовну Aplikację Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) для виставлення, отримання та перегляду рахунків KSeF. Це добре рішення для тих, хто виставляє кілька рахунків на місяць. Для більших обсягів зручніша спеціалізована програма з інтеграцією KSeF.

e-mikrofirma — це безкоштовний вебзасіб МФ для найменших підприємців, що дозволяє виставляти рахунки і розраховуватися з податками. Підтримує KSeF в обмеженому обсязі та є альтернативою комерційним програмам для виставлення рахунків. Підходить для тих, хто виставляє рахунки час від часу.

Це офіційний застосунок МФ (ap.ksef.mf.gov.pl) для управління рахунками в KSeF. Дозволяє виставляти рахунки вручну через форму, завантажувати готові XML-файли, переглядати отримані рахунки та керувати повноваженнями. Доступ через Довірений профіль, е-посвідчення або кваліфікований сертифікат. Безкоштовний, не потребує встановлення.

Якщо оригінальний рахунок був виставлений у KSeF, коригування повинно містити його номер KSeF — без нього буде відхилено. Якщо оригінальний рахунок був виставлений поза KSeF (до його впровадження), замість номера KSeF використовується мітка NrKSeFN. Ви надсилаєте коригування так само, як звичайний рахунок: як XML-файл до KSeF. Після прийняття він отримує власний номер KSeF.

Рахунок в іноземній валюті в KSeF повинен містити суми ПДВ, перераховані у злоті за курсом NBP. У XML-файлі вказуєте як суми в іноземній валюті, так і еквівалент у PLN. Курс валюти має відповідати курсу на день перед датою виставлення рахунку. Пам'ятайте: поля PLN є обов'язковими — відсутність перерахування призводить до відхилення рахунку.

Рахунки для покупців з ЄС або поза ЄС, що подаються до KSeF, мають різні ставки ПДВ. При внутрішньоспільнотному постачанні товарів (WDT) застосовується ставка 0%, при експорті послуг — позначення np з відповідним кодом. У полі NrVatUE вводите ЄС-номер ПДВ покупця. Перевірте файл перед відправкою — помилки в адресних полях іноземних покупців трапляються часто.

Самовиставлення — це ситуація, коли покупець виставляє рахунок від імені продавця на підставі попередньої угоди між сторонами. У KSeF це вимагає спеціальних повноважень: продавець повинен уповноважити покупця виставляти рахунки від свого імені. Документ у KSeF позначається як виставлений у рамках самовиставлення.

Коли KSeF недоступний, Міністерство фінансів офіційно оголошує аварійний режим. У цей час ви можете виставляти рахунки поза системою з відповідним позначенням. Після відновлення KSeF у вас є визначений час для надсилання відкладених рахунків. Слідкуйте за статусом системи на ksef.podatki.gov.pl.

Офлайн-режим дозволяє виставляти рахунки поза KSeF, коли у вас немає доступу до інтернету або система недоступна. Офлайн-рахунок отримує спеціальний QR-код, завантажений заздалегідь з МФ, і має бути надісланий до KSeF після відновлення з'єднання. Офлайн-режим можна використовувати превентивно, не лише під час збоїв.

Аварійний режим офіційно оголошується Міністерством фінансів, коли KSeF недоступний з технічних або адміністративних причин. У цей час обов'язок надсилати рахунки до KSeF призупиняється — ви виставляєте рахунки поза системою і зобов'язуєтесь завантажити їх після усунення збою. Оновлення статусу з'являються на ksef.podatki.gov.pl.

Після завершення аварійного режиму у вас, як правило, є до наступного робочого дня для надсилання рахунків, виставлених в офлайн або аварійному режимі. Точний термін залежить від тривалості збою і може бути оголошений МФ разом із повідомленням про відновлення системи. Рекомендуємо надсилати відкладені рахунки якнайшвидше.

QR-код на офлайн-рахунку — це спеціальний токен, заздалегідь завантажений з системи KSeF: кожен підприємець може завантажити пул кодів на випадок відсутності зв'язку. Код ідентифікує рахунок і дозволяє пов'язати його з KSeF після завантаження документа. Без правильного QR-коду офлайн-рахунок може бути оскаржено.

Офіційний статус системи KSeF публікується на ksef.podatki.gov.pl. Ваша програма для виставлення рахунків також повинна відображати відповідне повідомлення, коли не може підключитися до API МФ. Планові збої зазвичай оголошуються заздалегідь, непланові — негайно.

Увійдіть до KSeF через Aplikację Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl) одним із способів: Довірений профіль (Profil Zaufany), е-посвідчення, кваліфікований підпис або сертифікат KSeF. Довірений профіль — найзручніший для більшості підприємців, його можна отримати безкоштовно через онлайн-банкінг або в органах влади. Доступ через API (для програм) потребує сертифіката або токена.

ZAW-FA — це паперова форма повідомлення про надання або скасування повноважень у KSeF, яку подають у податковій інспекції. Вона потрібна лише тоді, коли платник не є фізичною особою і не має кваліфікованої печатки, або коли його підпис чи печатка не містять NIP або PESEL. В інших випадках повноваження надаються електронно.

Повноваження ти надаєш електронно в Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (панель повноважень) або через API. Форма ZAW-FA в податковій інспекції потрібна лише у виняткових випадках, наприклад коли ти не фізична особа і не маєш кваліфікованої печатки. Уповноваження визначає, чи може бухгалтер лише переглядати рахунки, чи також їх виставляти. Бухгалтерська фірма зазвичай сама просить клієнтів про відповідне уповноваження — запитайте свого бухгалтера.

Сертифікат KSeF — це електронне посвідчення особи, що використовується для автентифікації в API KSeF. Завантажується з системи МФ і дозволяє програмам та інтеграторам входити до KSeF без Довіреного профілю. Типи сертифікатів визначаються за функцією: тип 1 слугує для автентифікації в KSeF, тип 2 для виставлення рахунків в офлайн-режимі. Один сертифікат має один тип.

Вони відрізняються функцією, а не тим, хто ними володіє. Сертифікат типу 1 (в API: Authentication) слугує для автентифікації в KSeF. Сертифікат типу 2 (в API: Offline) слугує для виставлення рахунків в офлайн-режимі. Один сертифікат має один тип, тому для обох цілей потрібні два сертифікати.

Токен автентифікації — це рядок символів, що генерується в Aplikacji Podatnika KSeF і використовується замість сертифіката для автентифікації в API. Токени зручніші для інтеграторів і менших систем — не потребують управління PKI-сертифікатами. Токен має визначений термін дії та обсяг повноважень і може бути відкликаний у будь-який момент з Aplikacji Podatnika.

Перед відправкою рахунку до KSeF завантажте XML-файл на ksefuj.to — валідація відбувається повністю у вашому браузері, дані не залишають ваш комп'ютер. Ми перевіряємо відповідність схемі FA(3) та семантичні правила МФ. Помилки описані зрозумілою мовою — ви знатимете, що саме виправити.

Помилка XSD означає невідповідність структури XML-файлу схемі FA(3). Найпоширеніші причини: відсутнє обов'язкове поле, неправильний порядок елементів, помилка в назві елемента або неправильний формат дати. Валідатор ksefuj.to описує кожну помилку XSD зрозуміло і вказує точне місце у файлі.

Найпоширеніші помилки: відсутні обов'язкові поля анотацій (P_16, P_17, P_18, P_18A, P_23 та інші поля розділу Adnotacje), неправильний формат GTU (має бути GTU_01, а не окремий елемент), відсутнє перерахування валют у PLN, польський NIP у полі для номера ПДВ ЄС замість поля NIP, а також надмірна точність десяткових знаків у сумах. Валідатор ksefuj.to виявляє всі ці помилки автоматично і підказує, як їх виправити.

Ні. Ваш XML-файл не залишає браузер — вся обробка відбувається локально на вашому комп'ютері. Ми не маємо доступу до ваших рахунків, не передаємо їх на жодні сервери і не ведемо журналів вмісту. Рахунки — це конфіденційні дані, тому ksefuj.to повністю приватний інструмент.

Так — назавжди. Валідатор ksefuj.to безкоштовний без жодних обмежень, без реєстрації, без платного доступу. Ми вважаємо, що базові інструменти для роботи з KSeF мають бути доступні для всіх — особливо для малого бізнесу та фрілансерів. Весь код є загальнодоступним на GitHub.

МФ не надає окремого валідатора XML — валідація відбувається лише при надсиланні рахунку до KSeF, тобто про помилки ви дізнаєтеся надто пізно. ksefuj.to заповнює цю прогалину: ви можете перевірити XML-файл перед відправкою, без входу в систему і без ризику відхилення рахунку. Ми також перевіряємо семантичні правила, які сама схема XSD не верифікує.