KSeF з 1 квітня 2026: кого стосується, що робити

З 1 квітня 2026 року кожен платник, що виставляє рахунки B2B, активний чи звільнений від ПДВ, виставляє їх через KSeF (Krajowy System e-Faktur, Національна система е-рахунків). Винятки: рахунки для споживачів і, до кінця 2026 р., продаж до 10 000 злотих на місяць. Правовий стан на 9 жовтня 2026.

Що таке KSeF

KSeF це урядова платформа для виставлення й отримання структурованих рахунків. Замість PDF на пошту ти виставляєш XML-файл у чітко визначеному форматі й надсилаєш його в систему Міністерства фінансів. Рахунок потрапляє в архів, отримує унікальний номер KSeF і одразу доступний твоєму контрагенту.

KSeF працює з 2022 року як добровільна система. З 1 лютого 2026 вона обов'язкова для найбільших компаній, з 1 квітня 2026 для решти платників.

FAQ MF — KSeF 2.0

Строки і кого стосується обов'язок

Графік випливає зі ст. 145m і наступних Закону від 11 березня 2004 р. про податок на товари та послуги (Dz. U. 2025, поз. 775 зі змінами):

Обов'язок мають усі платники, що виставляють рахунки, і активні, і звільнені від ПДВ: JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність; польський аналог ФОП), компанії, вільні професії, фрілансери, орендодавці комерційної нерухомості.

Ст. 145m Закону про ПДВ — ліміт 10 000 злотих

Продаж до 10 000 злотих на місяць

Якщо місячний продаж не перевищує 10 000 злотих, можна виставляти рахунки поза KSeF до 31 грудня 2026 р., незалежно від статусу платника ПДВ (ст. 145m). З 1 січня 2027 р. ліміту немає ні для кого. Як рахувати ліміт, пояснює стаття про ліміт 10 000 злотих.

Як виглядає виставлення рахунку

1. Виставляєш рахунок у програмі, що підтримує KSeF.
2. Програма генерує XML-файл у форматі FA(3) і надсилає його через API Міністерства фінансів.
3. KSeF присвоює рахунку номер KSeF.
4. Контрагент отримує рахунок зі свого облікового запису в KSeF або через інтеграцію.

Рахунки для споживачів (B2C), тобто фізичних осіб без підприємницької діяльності, не підпадають під обов'язок KSeF. Їх можна виставляти на папері, у PDF або добровільно в KSeF. Подробиці є в статті про рахунок для приватної особи.

FA(3) це офіційна XML-схема структурованих рахунків, чинна з 1 лютого 2026 року. Вона замінила FA(2), що діяла з вересня 2023. У інформаційному аркуші FA(3) Міністерство фінансів описало кожне поле: що обов'язкове, який тип даних і які значення допустимі. Схема публічна за адресою https://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. XML зазвичай генерує програма, але при інтеграції через API FA(3) треба знати.

KSeF 2.0 не має вбудованого валідатора, тож про помилки дізнаєшся лише після відправки. Відхилений рахунок не існує: він не отримує номера KSeF, а це затримка оплати, коригування і ризик щодо строку виставлення. XML можна перевірити заздалегідь у валідаторі ksefuj.to, який працює в браузері й не завантажує файл на сервер. Типові помилки описані в статті про найпоширеніші помилки валідації FA(3).

Санкції за рахунок поза KSeF

Підставою є ст. 106ni Закону про ПДВ. Штраф загрожує за невиставлення рахунку в KSeF, за виставлення під час збою чи в режимі offline24 рахунку, що не відповідає шаблону, а також за запізніле надсилання рахунків offline і рахунків за ст. 106nf та 106nh. Він сягає 100% суми ПДВ з рахунку, а якщо рахунок не показує ПДВ, 18,7% суми брутто. Закон про ПДВ може також обмежувати право покупця на відрахування ПДВ з такого рахунку, тож ризикують обидві сторони.

Ст. 106ni Закону про ПДВ — санкції Оголошення МФ: продовження відстрочки штрафів до кінця 2027 р. Проєкт UD477 — Rządowy Proces Legislacyjny

Якщо виставиш рахунок в аварійному режимі, але передаси його до KSeF у встановлений строк, санкцію накладати не повинні (ст. 106ni Закону про ПДВ).

Рахунки, виключені з KSeF

Винятки випливають зі ст. 106ga ч. 2 і ст. 145n Закону про ПДВ та з розпорядження МФ (Dz.U. 2025 poz. 1740). Вони охоплюють, зокрема:

• постійно (ст. 106ga ч. 2): рахунки продавців без місцезнаходження чи постійного місця діяльності в Польщі (п. 1) та продавців, чиє постійне місце діяльності в Польщі не бере участі в постачанні (п. 2), рахунки в спеціальних процедурах OSS та IOSS (п. 3), рахунки для фізичних осіб без підприємницької діяльності (п. 4) і рахунки платників, що користуються звільненням зі ст. 113a (п. 6),
• постійно (розпорядження МФ, § 2): зокрема, рахунки за проїзд платною автострадою та разові квитки на перевезення пасажирів,
• рахунки з касових апаратів і чеки з NIP до 450 злотих (або 100 EUR), до 31 грудня 2026 р. (ст. 145n Закону про ПДВ). З 1 січня 2027 р. касовий апарат більше не виставлятиме рахунків, а чек з NIP перестає бути спрощеним рахунком.

Рахунки VAT RR, які виставляють при купівлі сільгосппродукції у фермера на паушальному оподаткуванні, з 1 квітня 2026 р. можна виставляти в KSeF добровільно. МФ: правові підстави і ключові строки KSeF

Рахунок для покупця без місцезнаходження чи постійного місця діяльності в Польщі (наприклад, іноземної фірми) не виключений: ти виставляєш його в KSeF і передаєш у погоджений спосіб, наприклад як PDF із QR-кодом (ст. 106gb ч. 4 і 5). Те саме стосується покупця без польського NIP. Про це пишемо в статті про рахунок іноземному контрагенту в KSeF. Перш ніж виключати конкретний рахунок з KSeF, перевір норму в першоджерелі або запитай податкового консультанта.

Ст. 106ga і 106gb Закону про ПДВ — винятки і передача рахунку Розпорядження МФ про випадки без обов'язку структурованих рахунків (Dz.U. 2025 poz. 1740) Ст. 145n Закону про ПДВ — касові апарати Підручник KSeF 2.0, ч. I, с. 14 (касові апарати і чеки з NIP з 2027 р.)

Режими роботи KSeF

• Online. Стандартний режим: рахунок одразу потрапляє в KSeF і одразу отримує номер.
• Offline24. Коли немає інтернету або KSeF тимчасово недоступний, виставляєш рахунок локально й надсилаєш без зволікань, не пізніше кінця наступного робочого дня. Рахунок дійсний від виставлення, номер KSeF отримаєш після відправки. Це режим для виняткових ситуацій.
• Аварійний. При тривалому збої KSeF Міністерство фінансів оголошує аварійний режим. Рахунки виставляєш поза KSeF, дотримуючись суворих формальних вимог, і надсилаєш не пізніше ніж за 7 робочих днів після завершення збою.

Деталі в наших посібниках.

Як підготуватися

1. Перевір, чи маєш обов'язок. Виставляєш рахунки B2B як активний або звільнений від ПДВ платник: так, хіба що вкладаєшся в 10 000 злотих на місяць (до кінця 2026 р.).
2. Перевір програму. Вона має генерувати XML у FA(3), надсилати рахунки через API й отримувати рахунки на купівлю. Fakturownia, inFakt, wFirma, Comarch, Symfonia та інші це підтримують або впроваджують. Підтвердь у постачальника.
3. Налаштуй автентифікацію: кваліфікований електронний підпис, Profil Zaufany (через ePUAP або mObywatel) або токен авторизації для інтеграцій API. Твій NIP має мати права в системі.
4. Протестуй у тестовому середовищі https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/. Рахунки з вигаданими даними не мають правових наслідків.

Інші відповіді є в FAQ. Якщо маєш готовий XML-файл, перевір його у валідаторі перед першою відправкою.