Awaria KSeF: co robić i do kiedy wysłać fakturę

Gdy nie możesz wysłać faktury do KSeF, nadal możesz ją wystawić: w trybie offline24 zawsze, a w trybie awaryjnym lub podczas niedostępności po ogłoszeniu Ministerstwa Finansów. Fakturę wysyłasz potem do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym albo w 7 dni roboczych od końca awarii, a przy awarii całkowitej w ogóle jej nie wysyłasz.

Trzy sytuacje w jednej tabeli

Wybór trybu zależy od tego, kto i co ogłosił, a nie od tego, że „coś nie działa". Dla Ani, która wystawia kilka faktur w miesiącu, wystarczy ta tabela.

Dwa zastrzeżenia do tabeli. Ustawa o VAT nie definiuje „dnia roboczego", a MF nie wyjaśniło, czy jest nim sobota. Przykład bez tej wątpliwości: wystawiasz we wtorek, wysyłasz najpóźniej w środę. Drugie dotyczy okna 7 dni: jeśli w jego trakcie MF ogłosi kolejną awarię, termin liczy się na nowo (art. 106nf ust. 5), a komunikat o awarii całkowitej wyłącza to okno (ust. 7).

MF: Tabela trybów wystawiania faktur

Offline24: tryb, który wybierasz sam

Offline24 to jedyny tryb, który nie wymaga żadnego ogłoszenia. Nie musisz udowadniać, że padł Ci internet. Możesz go użyć także przy sprzedaży dla konsumenta.

Data wystawienia to data z pola P_1 (art. 106nda ust. 10), a data otrzymania przez nabywcę to data nadania numeru KSeF (ust. 11). Ustawowy termin wystawienia faktury, zasadniczo 15. dnia następnego miesiąca, nie zmienia się. P_1 z przyszłości KSeF odrzuci, a P_1 wcześniejsza niż dzień wysyłki jest w porządku.

Kody QR są wymagane tylko wtedy, gdy fakturę udostępniasz poza KSeF, czyli nabywcy z art. 106gb ust. 4 (art. 106nda ust. 3, 4 i 6). Wtedy na fakturze (albo obok niej) umieszczasz dwa kody: KOD I z napisem OFFLINE zawiera dane faktury, a KOD II z napisem CERTYFIKAT potwierdza wystawcę i wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Jeśli kody nie mieszczą się na wizualizacji, wolno podać osobny link albo grafikę. Nabywca z krajowym NIP dostaje fakturę tylko w KSeF, więc kodów nie potrzebuje, a przy awarii całkowitej nie ma ich wcale.

MF: kody QR dla faktury wystawionej offline

Awaria, niedostępność i awaria całkowita

W trybie awaryjnym i podczas niedostępności robisz to samo co w offline24, ale terminy są inne. Różnica dla Pani Krystyny: w niedostępności liczy się dzień po jej zakończeniu, w awarii masz 7 dni roboczych od końca awarii.

Faktura offline24 wystawiona tuż przed ogłoszeniem awarii podlega art. 106nha. Jeśli ogłoszono zwykłą awarię (art. 106ne ust. 1), stosuje się terminy z art. 106nf. Jeśli ogłoszono awarię całkowitą (ust. 3), takiej faktury do KSeF nie wysyłasz.

Awaria całkowita jest wyjątkiem. Faktury z tego okresu nie trafiają do KSeF, a w pliku JPK oznacza się je BFK. Faktura offline24 lub z niedostępności ma w JPK znacznik DI tylko wtedy, gdy w dniu składania pliku nie ma jeszcze numeru KSeF. Gdy numer już jest, ujmujesz ją z numerem (NrKSeF), a wcześniejsze DI poprawiasz na numer. Faktura z trybu awaryjnego (art. 106nf), która w dniu składania pliku nie ma numeru KSeF, dostaje znacznik OFF.

MF: broszura JPK_VAT z deklaracją, s. 18

Skąd wiedzieć, że to awaria

Ustawa wskazuje BIP i oprogramowanie interfejsowe (awaria), BIP (niedostępność) oraz środki społecznego przekazu (awaria całkowita). MF udostępnia też Latarnię, publiczne API bez autoryzacji ze statusem AVAILABLE, MAINTENANCE, FAILURE lub TOTAL_FAILURE. Nie znaleźliśmy dokumentu MF, który nazywałby Latarnię „oprogramowaniem interfejsowym" z ustawy, więc traktuj ją jako pomoc, a nie jako podstawę prawną.

Na stronie „Komunikaty techniczne" MF publikuje też komunikaty serwisowe, na przykład o utrudnieniach w Aplikacji Podatnika. Art. 106ne tej strony nie wymienia, a MF nie wyjaśniło, czy taki komunikat jest ogłoszeniem awarii w rozumieniu ustawy. Gdy masz wątpliwości, wystaw w offline24, bo ten tryb nie wymaga ogłoszenia.

Latarnia KSeF, repozytorium MF MF: komunikaty techniczne KSeF

Co, gdy KSeF odrzuci fakturę offline

Ustawa tego nie reguluje, wynika to z Podręcznika KSeF 2.0, cz. II. Jeśli weryfikacja pliku wypadnie negatywnie, faktura nie dostaje numeru KSeF i według MF „nie została wystawiona". Sprawdzasz błąd, poprawiasz dane i wysyłasz ponownie. Nie edytujesz i nie usuwasz faktury w KSeF, a błąd na przyjętej fakturze poprawia się fakturą korygującą (jak ją wystawić). KSeF nie sprawdza arytmetyki, więc rachunek sprawdź przed wysyłką.

MF nie wyjaśniło natomiast, jaki skutek ma odrzucenie, które zobaczysz po terminie z art. 106nda ust. 2. Nie wysyłaj w ostatniej minucie: wyślij zaraz po powrocie systemu, żeby zostawić zapas na poprawkę.

Co dostaje nabywca w międzyczasie

W offline24 i podczas niedostępności nabywca z krajowym NIP dostaje fakturę wyłącznie w KSeF (art. 106nda ust. 3). Dla niedostępności podaje to tabela MF, bo art. 106nh ust. 4 nie odsyła do ust. 3. To odesłanie dopisuje dopiero projekt UD477. Zanim fakturę przyjmie system, możesz mu wydać dobrowolne „potwierdzenie transakcji" z dwoma kodami QR. To nie jest faktura. W trybie awaryjnym każdy nabywca dostaje fakturę w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 2), z kodami jak w offline24, jeśli nie idzie przez KSeF (ust. 3).

Konsument, podmiot zagraniczny lub nabywca bez NIP (art. 106gb ust. 4) dostaje fakturę w uzgodniony sposób, z kodami OFFLINE i CERTYFIKAT. Po nadaniu numeru KSeF wystarczy jeden kod z tym numerem.

Jeśli nabywca z krajowym NIP dostanie fakturę offline24 poza KSeF przed jej wysłaniem do KSeF, ma według Podręcznika prawo do odliczenia z dniem faktycznego otrzymania dokumentu. MF nazywa to jednak „działaniem nieprawidłowym" sprzedawcy i zaleca odbieranie faktur w KSeF (Podręcznik cz. II, pkt 1.8, s. 31–32). To określenie dotyczy tylko takiej sytuacji.

Od 2027 roku numer KSeF ma być w tytule przelewu między czynnymi podatnikami VAT (obowiązek z art. 108g dotyczy czynnych podatników, Podręcznik pkt 4.1.5). Obowiązek nie dotyczy faktur z art. 106nda i 106nh, których z powodu komunikatu o awarii nie wprowadzono do KSeF (art. 108g ust. 4).

Przygotuj się, zanim coś się zepsuje

Certyfikat KSeF typu 2 musisz mieć przed pierwszą awarią. Wygenerujesz go z wyprzedzeniem, jest ważny do dwóch lat, a według art. 106nda ust. 7 pobierasz go z KSeF. Różnice w uwierzytelnianiu opisaliśmy w tekście certyfikaty vs tokeny w KSeF.

Drugie pytanie to program. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wystawiasz według MF tylko faktury online, więc offline wymaga oprogramowania, które go obsługuje. Zapytaj dostawcę, czy generuje kody QR, pilnuje terminów i sam wysyła faktury po powrocie systemu. Listę kroków znajdziesz w checkliście przygotowania do KSeF.

Kary za spóźnienie i ich status

Art. 106ni ust. 1 pkt 3 przewiduje karę za niewysłanie w terminie faktury offline24, awaryjnej albo z niedostępności, do 100% VAT z faktury, a bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Przepisy te wchodzą w życie 1 stycznia 2027. MF zapowiedziało 16 września 2026 odroczenie kar do 31 grudnia 2027. Projekt UD477 przesuwa art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 na 1 stycznia 2028 (art. 2 pkt 2 projektu), ale wymaga to zmiany ustawy, a projekt jest dopiero na etapie uzgodnień i konsultacji publicznych (oba od 23.09.2026) i nie jest prawem. Już dziś obowiązuje natomiast ust. 4: za spóźnienie z art. 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 czy 106nh ust. 2 nie grozi postępowanie w sprawie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Szersze omówienie wymaga osobnego tekstu.

MF: przedłużenie odroczenia kar Projekt UD477 w RCL Projekt UD477: tekst ustawy, art. 2 pkt 2

Zacznij od jednej rzeczy: sprawdź dziś w swoim programie, czy ma tryb offline i czy masz certyfikat typu 2. Jeśli dopiero zaczynasz z KSeF, czytaj przewodnik dla JDG.