Faktura poza KSeF: czy odliczysz z niej VAT

Tak, VAT z faktury otrzymanej poza KSeF możesz odliczyć, także wtedy, gdy sprzedawca powinien był wystawić ją w KSeF i tego nie zrobił. Prawo do odliczenia powstaje w okresie powstania obowiązku podatkowego, ale nie wcześniej niż w okresie, w którym faktycznie otrzymano fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7

Dotyczy to czynnych podatników VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z art. 113, VAT-u z faktur zakupowych i tak nie odliczasz.

Co mówi Ministerstwo Finansów

W „Najczęstszych pytaniach” o KSeF MF pisze, że prawo do odliczenia z faktury wystawionej z pominięciem KSeF „będzie nadal zapewnione, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych odliczenia, o których mowa w art. 86 ustawy, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych zgodnie z art. 88 ustawy”. Brak faktury w KSeF jest tam „uchybieniem formalnym”, a naruszenie obowiązku „obciąża co do zasady wystawcę”. To samo stanowisko jest w Podręczniku KSeF 2.0 cz. II (pkt 1.7). Ministerstwo uzasadnia je tym, że KSeF wchodzi etapami.

MF: KSeF, najczęstsze pytania, pyt. 1–4

To wytyczne MF, nie przepis ustawy, ale możesz się na nie powołać w razie pytań z urzędu.

Sprzedawca też nie ucieka od podatku. Według MF wystawienie dokumentu poza KSeF nie sprawia, że sprzedaż przestaje podlegać VAT, więc sprzedawca rozlicza podatek normalnie.

Dlaczego faktura przyszła poza KSeF

Zasadą jest, że nabywca z polskim NIP dostaje fakturę w KSeF. Do 31 marca 2026 obowiązek dotyczył jednak tylko największych sprzedawców (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 roku). Od 1 kwietnia 2026 sprzedawca może legalnie wystawić fakturę poza systemem, gdy:

• mieści się w limicie z art. 145m: faktury dokumentują w danym miesiącu sprzedaż do 10 000 zł brutto (do 31 grudnia 2026, jak go liczyć opisaliśmy w tekście o limicie 10 000 zł w KSeF);
• wystawia fakturę z kasy rejestrującej albo daje paragon z NIP do 450 zł (100 euro), który jest fakturą uproszczoną (art. 145n, też do 31 grudnia 2026);
• nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności albo jego stałe miejsce w Polsce nie uczestniczy w transakcji (art. 106ga ust. 2 pkt 1–2), np. zagraniczny dostawca oprogramowania;
• zachodzi inny przypadek z art. 106ga ust. 2 albo z rozporządzenia MF wydanego na podstawie art. 106s.

Jest też druga grupa: sprzedawca, który powinien wystawiać w KSeF, a po prostu przysłał PDF. Według MF odliczenie i tak jest zachowane (przy spełnieniu warunków z art. 86 i 88), ale MF nazywa taką fakturę „sygnałem ostrzegawczym” (o tym niżej).

Nie musisz sprawdzać, do której grupy należy sprzedawca. Według MF nabywca nie ma obowiązku weryfikować, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF, ani wzywać sprzedawcy do wystawienia jej w systemie.

Dwa dokumenty tylko wyglądają na „fakturę poza KSeF”. PDF albo wydruk z kodem QR to zwykle wizualizacja faktury, która już jest w KSeF; po zeskanowaniu kodu zobaczysz jej dane albo informację, że faktury w KSeF nie ma. Więcej o tym w przewodniku jak odebrać fakturę z KSeF. Z kolei „potwierdzenie transakcji”, które sprzedawca może wydać, zanim faktura dostanie numer KSeF (samą fakturę dostaniesz w KSeF), według Podręcznika MF nie jest dokumentem podatkowym.

Kiedy odliczysz: przykład z biura Pani Krystyny

Pani Krystyna prowadzi księgi pana Bartosza, stolarza na JDG i czynnego podatnika VAT. Mały dostawca okuć sprzedaje w limicie 10 000 zł i wystawia faktury w PDF. Faktura z 28 września 2026: 2 000 zł netto, 460 zł VAT, 2 460 zł brutto. Pan Bartosz dostaje ją e-mailem 2 października.

Przyjmijmy, że obowiązek podatkowy powstał we wrześniu. Fakturę otrzymano jednak w październiku, więc 460 zł VAT pan Bartosz odliczy najwcześniej w rozliczeniu za październik. Datą otrzymania faktury spoza KSeF jest dzień, w którym faktycznie do niego dotarła.

Przy fakturze w KSeF działa inna reguła. Datą jej otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3), niezależnie od tego, kiedy ktoś ją pobierze albo dostanie PDF mailem. Gdyby ta sama faktura dostała numer KSeF 28 września, datą otrzymania byłby 28 września.

Ustawa o VAT, art. 86 ust. 10b pkt 1, art. 106na ust. 3

Faktura offline24 przysłana mailem przed wysłaniem do KSeF

Faktura w trybie offline24 musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a nabywca z polskim NIP powinien dostać ją wyłącznie przez KSeF. Datą otrzymania jest wtedy dzień nadania numeru KSeF (art. 106nda ust. 11). Ta sama zasada działa przy niedostępności KSeF (art. 106nh ust. 4).

Zdarza się, że sprzedawca wysyła PDF mailem od razu, zanim faktura trafi do systemu. Podręcznik MF nazywa to działaniem nieprawidłowym, a skutek opisuje tak: nabywca nabywa prawo do odliczenia w dacie faktycznego otrzymania. Jeśli więc mail z fakturą offline24 przyszedł 30 września, a numer KSeF nadano 1 października, dla prawa do odliczenia liczy się 30 września.

Dla faktur z trybu awaryjnego (art. 106nf) i z awarii całkowitej (art. 106ng) nie znaleźliśmy w materiałach MF reguły o dacie otrzymania przez nabywcę z polskim NIP. Same tryby opisaliśmy w przewodniku awaria KSeF i tryb offline.

Jakich dowodów oczekuje MF

MF pisze, że brak faktury w KSeF „powinien stanowić dla nabywcy sygnał ostrzegawczy”, a takie faktury „mogą zwiększać ryzyko weryfikacji rzetelności całej transakcji”. Nabywca powinien zachować należytą staranność i zabezpieczyć dowody, że transakcja naprawdę się odbyła.

Przy każdej fakturze spoza KSeF Pani Krystyna zbiera u klienta:

• potwierdzenie przelewu albo inny dowód płatności,
• protokół odbioru, dokument dostawy lub zamówienie,
• korespondencję ze sprzedawcą, w tym mail, w którym przyszła faktura (to też dowód daty otrzymania).

Od siebie dodajemy jedną praktykę, której MF nie wymaga: prowadź listę dostawców, którzy nadal wystawiają poza KSeF.

Oznaczenia takich faktur w JPK_V7 to osobny temat. Od lutego 2026 plik wymaga numerów KSeF faktur zakupowych albo odpowiednich oznaczeń, gdy numeru nie ma, ale nie opisujemy tu, które oznaczenie stosować.

Co z fakturami poza KSeF w 2027

Z końcem 2026 roku wygasają art. 145m i 145n: nie ma już limitu 10 000 zł, faktur z kas ani paragonów z NIP jako faktur uproszczonych. Zostają stałe wyłączenia z art. 106ga ust. 2 (np. sprzedawcy bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce) i tryby offline.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 14

Nierozstrzygnięte jest, czy stanowisko o odliczeniu obowiązuje także w 2027. Odpowiedź w „Najczęstszych pytaniach” nie ma ograniczenia w czasie, ale punkt 1.7 Podręcznika ma tytuł „Odliczenie podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF w okresie od lutego do grudnia 2026 r.”, a samo uzasadnienie odwołuje się do etapowego wdrażania. W materiałach MF nie znaleźliśmy odpowiedzi wprost dla 2027.

Kary z art. 106ni (do 100% VAT z faktury, a bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem) dotyczą wystawcy faktury. Według obowiązującej ustawy wchodzą 1 stycznia 2027. MF zapowiedziało 16 września 2026 odroczenie do końca 2027, a projekt UD477 przesuwa je na 1 stycznia 2028. 15 października MF skierowało projekt do Rady Ministrów, ale ustawy jeszcze nie uchwalono.

Nawet jeśli kary zostaną odroczone, urzędnicy w 2027 „będą reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF (z wyjątkiem ustawowo określonych przypadków) oraz badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku”. Tak zapowiada MF w komunikacie z 16 września.

MF: przedłużenie odroczenia kar (16.09.2026)

Jeśli prowadzisz księgi klientów, przejrzyj ich dostawców przed końcem roku i zapytaj tych spoza KSeF, jak wystawią fakturę w styczniu. Terminy kar i stan projektu UD477 śledzimy w tekście o karach za KSeF w 2027 i 2028.