Do stawki 0% przy WDT potrzebujesz dowodów wywozu

Wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) opodatkujesz stawką 0%, jeśli nabywca podał ci ważny numer VAT-UE, jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE i przed terminem złożenia JPK za dany okres masz dowody, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy w innym kraju UE. Do tego musisz wykazać dostawę z poprawnymi danymi w informacji podsumowującej VAT-UE. Inaczej stawka 0% przepada.

Stan prawny na 26 października 2026 r. Wszystkie warunki wynikają z art. 42 ust. 1 i 1a ustawy o VAT. Ania, która prowadzi JDG i sprzedaje drukowane plakaty, wysłała paczkę do sklepu w Berlinie. Na jej przykładzie pokazujemy, jakie dokumenty musi mieć.

Ustawa o VAT, art. 42 ust. 1 i 1a

Jakie cztery warunki musisz spełnić?

1. Nabywca ma właściwy i ważny numer VAT-UE nadany przez jego państwo, z dwuliterowym kodem kraju (np. DE), i to on podał ci ten numer (art. 42 ust. 1 pkt 1).
2. Masz w dokumentacji dowody wywozu i dostarczenia przed upływem terminu na deklarację za okres, w którym wykazujesz dostawę (art. 42 ust. 1 pkt 2).
3. Jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE w chwili, gdy składasz deklarację z tą dostawą (art. 42 ust. 1 pkt 3). Urząd zawiadamiasz w zgłoszeniu rejestracyjnym przed pierwszą WDT (art. 97 ust. 1).
4. Składasz informację podsumowującą VAT-UE z poprawnymi danymi, w tym numerem nabywcy. Termin to 25. dzień miesiąca po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 100 ust. 3). Jeśli jej nie złożysz albo dane są błędne, stawka 0% nie ma zastosowania, chyba że należycie wyjaśnisz uchybienie na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego (art. 42 ust. 1a).

Sam numer VAT-UE nabywcy nie wystarczy. Każdy z czterech warunków musisz spełnić osobno.

Jak sprawdzić numer nabywcy w VIES?

Numer sprawdzisz w systemie VIES Komisji Europejskiej: wybierasz kraj, wpisujesz numer i dostajesz odpowiedź, czy jest aktywny. Jeśli w formularzu podasz też swój numer VAT-UE, wynik zawiera identyfikator zapytania. Zapisz wynik (wydruk do PDF albo zrzut ekranu) razem z dokumentami dostawy.

Ustawa nie wymienia VIES z nazwy, mówi o „właściwym i ważnym” numerze. Zapisanie wyniku nie jest więc obowiązkiem z przepisu, ale daje ci dowód, że sprawdziłeś numer w dniu transakcji.

VIES — weryfikacja numeru VAT-UE

Jakie dokumenty są dowodem wywozu według ustawy?

Lista zależy od tego, kto wiezie towar.

Towar wiezie przewoźnik albo kurier. Potrzebujesz dokumentów, które łącznie potwierdzają dostarczenie towaru do nabywcy w innym kraju UE (art. 42 ust. 3):

• dokumentów przewozowych od przewoźnika (spedytora), z których jednoznacznie wynika, że towar dotarł na miejsce przeznaczenia,
• specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku.

Towar wieziesz ty albo nabywca własnym autem. Oprócz specyfikacji ładunku potrzebujesz dokumentu, który zawiera co najmniej (art. 42 ust. 4):

• nazwy i adresy twoje oraz nabywcy,
• adres dostawy, jeśli różni się od adresu nabywcy,
• rodzaj i ilość towarów,
• potwierdzenie przyjęcia towaru przez nabywcę w kraju UE,
• rodzaj i numer rejestracyjny pojazdu (przy transporcie lotniczym numer lotu).

Dokumenty nie są jednoznaczne. Gdy te dokumenty nie potwierdzają dostarczenia bez wątpliwości, ustawa dopuszcza inne dowody (art. 42 ust. 11), w szczególności:

• korespondencję handlową z nabywcą, w tym jego zamówienie,
• dokumenty ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
• dokument potwierdzający zapłatę za towar,
• dowód przyjęcia towaru przez nabywcę w innym kraju UE.

W praktyce Ania zbiera do jednej teczki: zamówienie sklepu z maila, fakturę, listę wysłanych plakatów, potwierdzenie doręczenia od kuriera i potwierdzenie przelewu.

Co daje unijne domniemanie z art. 45a?

Od 1 stycznia 2020 r. w całej UE obowiązuje bezpośrednio art. 45a rozporządzenia wykonawczego Rady 282/2011. Przyjmuje on, że towar wyjechał do innego kraju UE, jeśli masz dwa niesprzeczne dowody wydane przez dwie różne strony, niezależne od siebie, od ciebie i od nabywcy.

Dowody dzielą się na dwie grupy:

Wystarczą dwa dowody z grupy A albo jeden z A i jeden z B. Gdy transport organizujesz ty (albo ktoś w twoim imieniu), to wystarczy. Gdy transport organizuje nabywca, potrzebujesz dodatkowo jego pisemnego oświadczenia z datą wystawienia, nazwą i adresem nabywcy, ilością i rodzajem towarów, datą i miejscem przybycia oraz danymi osoby, która przyjęła towar. Nabywca ma je dostarczyć do 10. dnia miesiąca po miesiącu dostawy.

Urząd skarbowy może to domniemanie obalić (art. 45a ust. 2). Polska ustawa nadal zawiera własną listę dowodów z art. 42 ust. 3–11, więc wywóz możesz wykazać także tymi dokumentami.

Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) 2018/1912, art. 45a

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy WDT?

Z chwilą wystawienia faktury, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). Fakturę wystawiasz w tym samym terminie (art. 106i ust. 1). Zaliczki na WDT nie musisz dokumentować fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a).

Ania wysłała plakaty 10 marca 2026 r., a fakturę wystawiła 20 marca. Obowiązek podatkowy powstał 20 marca, więc dostawę wykazuje w JPK za marzec, który składa do 25 kwietnia.

Co zrobić, gdy dowody nie dotarły przed terminem JPK?

Nie wykazujesz dostawy w ewidencji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Co dalej, zależy od tego, czy rozliczasz się miesięcznie, czy kwartalnie (art. 42 ust. 12):

• rozliczenie miesięczne: jeśli do terminu na JPK za okres „kolejny po następnym” nadal nie masz dowodów, wykazujesz dostawę w tym okresie ze stawką właściwą dla sprzedaży tego towaru w kraju (np. 23%);
• rozliczenie kwartalne: to samo, ale już w następnym kwartale.

U Ani marzec to okres dostawy, kwiecień to okres następny, a maj „kolejny po następnym”. Jeśli do 25 kwietnia nie ma potwierdzenia doręczenia, nie wykazuje dostawy w JPK za marzec. Jeśli nie ma go także do 25 czerwca (termin na JPK za maj), wykazuje sprzedaż w JPK za maj ze stawką krajową.

Gdy dowody dotrą później, wracasz do stawki 0%. Wykazujesz WDT ze stawką 0% w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy (u Ani w marcu), i korygujesz deklarację oraz informację podsumowującą (art. 42 ust. 12a).

Czy fakturę WDT wystawiasz w KSeF?

Tak. Faktura dla firmy z UE trafia do KSeF jak każda inna. Ogólne zasady identyfikacji zagranicznego nabywcy opisaliśmy w tekście o fakturze dla zagranicznej firmy. Nabywca nie ma siedziby w Polsce, więc fakturę przekazujesz mu w uzgodniony sposób (art. 106gb ust. 4), np. jako PDF z kodem QR. Do końca 2026 r. możesz jeszcze wystawić fakturę poza KSeF, jeśli sprzedaż udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.

Na fakturze WDT twój numer ma prefiks PL, a numer nabywcy dwuliterowy kod jego kraju (art. 106e ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT).

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, rozdz. 2.11

Jeśli twój program zwrócił błąd przy fakturze WDT, plik XML sprawdzisz w walidatorze ksefuj.to. Plik nie opuszcza przeglądarki.