Samofakturowanie w KSeF wymaga uprawnienia

Przy samofakturowaniu nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy i sam wysyła ją do KSeF ze swojego kontekstu (pod swoim NIP-em), po tym, jak sprzedawca nada mu w KSeF uprawnienie do samofakturowania. W pliku FA(3) sprzedawca zostaje w Podmiot1, nabywca w Podmiot2, a pole P_17 ma wartość „1”.

Stan na 12 listopada 2026 r.

Tak bywa np. wtedy, gdy duży odbiorca rozlicza wielu dostawców albo platforma rozlicza sprzedawców. Jeśli prowadzisz JDG i twój kontrahent sam wystawia ci faktury, piszemy niżej, co musisz zrobić po swojej stronie. Jeśli jesteś księgową, znajdziesz tu też to, czego przeczytane przez nas dokumenty MF nie rozstrzygają.

Co musi zrobić sprzedawca?

Sprzedawca nadaje nabywcy w KSeF uprawnienie do samofakturowania. Wskazuje nabywcę jego NIP-em. Uprawnienie pozwala nabywcy wystawiać faktury „we własnym kontekście w imieniu podmiotu uprawniającego”, czyli w twoim imieniu, ale bez logowania na twoje konto. MF, dokumentacja API: Uprawnienia

Nadać je może tylko właściciel firmy albo osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami. Tego uprawnienia nie da się nadać pośrednio, więc biuro rachunkowe nie przekaże go dalej w ramach dostępu, który od ciebie dostało. Jak działa nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika, opisujemy w poradniku o dostępie dla księgowej.

Uprawnienie nie wygasa samo. Działa, dopóki go nie odbierzesz, a odebrać możesz je w każdej chwili. Skutek jest natychmiastowy: od tej chwili nabywca nie wyśle już do KSeF faktury w twoim imieniu. Obie strony widzą w KSeF listę takich uprawnień, sprzedawca jako nadane, nabywca jako otrzymane.

Uprawnienie w KSeF to strona techniczna. Podstawą samofakturowania jest art. 106d ust. 1 ustawy o VAT: nabywca może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy, jeśli strony wcześniej zawarły umowę, która określa procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Ustawa o VAT, art. 106d ust. 1

Co robi nabywca?

Nabywca loguje się do KSeF we własnym kontekście, wystawia fakturę ze sprzedawcą w Podmiot1 i wysyła ją. Przy wysyłce KSeF sprawdza, czy ten kontekst ma prawo wystawiać faktury za NIP sprzedawcy; dokumentacja wymienia tu wprost samofakturowanie. MF, dokumentacja API: Uprawnienia

Bez uprawnienia KSeF fakturę odrzuci. Nie pomoże wtedy korekta techniczna, czyli ponowna wysyłka faktury offline odrzuconej z przyczyn technicznych: MF zastrzega, że nie dotyczy ona „sytuacji związanych z brakiem uprawnień podmiotów występujących na fakturze (np. samofakturowanie […])”. W praktyce sprzedawca nadaje wtedy uprawnienie, a nabywca wysyła fakturę jeszcze raz. Nadanie nie działa od razu (KSeF przetwarza je asynchronicznie), więc przed ponowną wysyłką sprawdź, czy uprawnienie jest już aktywne. MF, dokumentacja API: Korekta techniczna

Jak wypełnić fakturę przy samofakturowaniu?

Struktura jest taka sama jak przy zwykłej fakturze. Różnią się dwie rzeczy:

• Adnotacje/P_17 = „1”. To adnotacja „samofakturowanie” dla faktur z art. 106d ust. 1. Pole jest obowiązkowe, więc na każdej innej fakturze ma wartość „2”.
• Nabywca zostaje w Podmiot2. Nie wpisuje się dodatkowo w Podmiot3 z rolą 5 („Wystawca faktury”). Schemat mówi wprost, że ta rola „nie dotyczy przypadku, gdy wystawcą faktury jest nabywca”.

Schemat FA(3), P_17 i TRolaPodmiotu3

Samofakturowanie nie korzysta też z elementu PodmiotUpowazniony. Ten element jest dla organu egzekucyjnego, komornika i przedstawiciela podatkowego. MF, broszura FA(3), Podmiot3 i PodmiotUpowazniony

Jeśli masz już plik XML i chcesz sprawdzić, czy P_17 nie kłóci się z Podmiot3, wrzuć go do walidatora.

Jak sprzedawca znajdzie taką fakturę?

Faktura trafia do KSeF pod NIP-em sprzedawcy, bo to on jest w Podmiot1. KSeF zapisuje w jej danych, że wystawiono ją w trybie samofakturowania, i pozwala wyszukiwać faktury po tej cesze. Sprzedawca widzi ją, bo jest stroną transakcji, więc nabywca nie musi przekazywać mu numeru KSeF. Nabywca widzi z faktur tego sprzedawcy tylko te, które sam wystawił, i te, które sprzedawca wystawił dla niego. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 2.4 Jak przeglądać i pobierać faktury w KSeF, opisujemy w poradniku o odbieraniu faktur.

Kto pilnuje numeracji faktur?

KSeF wykrywa duplikaty po trzech danych: NIP sprzedawcy, rodzaj faktury i numer faktury (P_2). Fakturę z powtórzonym numerem KSeF odrzuci z błędem 440. Dokumentacja dodaje, że gdy za ten sam podmiot wystawia kilka jednostek albo „inne uprawnione podmioty”, muszą one uzgodnić zasady numeracji. MF, dokumentacja API: Weryfikacja faktury

Faktury nabywcy liczą się więc do tej samej puli numerów co twoje własne faktury tego samego rodzaju, bo stoi na nich twój NIP. Czy zdanie dokumentacji o „innych uprawnionych podmiotach” obejmuje nabywcę przy samofakturowaniu, dokumentacja nie mówi wprost. W praktyce, jeśli sam też wystawiasz faktury, uzgodnij z nabywcą osobną serię, np. z jego prefiksem.

Co się zmienia, gdy nabywca jest z innego kraju UE?

Firma z UE też może wystawiać faktury w trybie samofakturowania w imieniu polskiego sprzedawcy. Działa wtedy w kontekście złożonym: NIP sprzedawcy plus numer VAT UE nabywcy, np. 5265877635-ATU12345678. MF, dokumentacja API: kontekst NIP-VAT UE

To możliwość, nie obowiązek. Gdy nabywca nie posługuje się przy danej transakcji polskim NIP-em, faktury z samofakturowania nie muszą trafiać do KSeF. Dobrowolnie można je tam wystawić tylko przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów dla nabywcy z numerem VAT UE. Rozporządzenie w sprawie wyłączeń z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1740), § 2 pkt 5 i § 3 W pozostałych takich przypadkach, np. przy eksporcie do Szwajcarii, fakturę trzeba wystawić poza KSeF, a dobrowolna wysyłka do KSeF nie jest dopuszczalna. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 2.5.1

Taki kontekst powstaje, gdy polski sprzedawca (właściciel albo osoba z prawem zarządzania uprawnieniami) nada uprawnienie administratora podmiotu unijnego. Administrator nadaje potem uprawnienia swoim przedstawicielom, wskazanym odciskiem certyfikatu kwalifikowanego. Dla firm z UE dokumentacja opisuje tylko ten mechanizm. Zwykłe uprawnienie do samofakturowania wskazuje nabywcę NIP-em, nie numerem VAT UE. MF, Przegląd kluczowych zmian KSeF 2.0

Faktury VAT RR dla rolnika ryczałtowego mają osobne uprawnienie (RRInvoicing) i osobną strukturę FA_RR. Tu ich nie omawiamy.

Kto zatwierdza fakturę i kto wystawia korektę?

Oba te kroki ustala umowa między stronami, nie KSeF. Sprzedawca powinien potwierdzić fakturę tuż przed tym, jak trafi ona do obrotu, czyli przed wysyłką do KSeF. Akceptacja może być czynna, np. mail z uwagami albo informacja, że uwag nie ma. Może też być bierna: brak uwag w umówionym terminie oznacza zgodę na treść pliku XML. Sam proces akceptacji nie odbywa się w KSeF.

Umowa rozstrzyga też, kto wystawia faktury korygujące. MF podaje dwa przykładowe modele: nabywca wystawia faktury pierwotne, a sprzedawca korekty, albo nabywca wystawia jedne i drugie. Uprawnienia w KSeF nie da się ograniczyć np. tylko do faktur pierwotnych; takie ograniczenie może wynikać wyłącznie z umowy. Nadanie uprawnienia nie oznacza też, że wszystkie faktury trzeba wystawiać w samofakturowaniu. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III, pkt 2.1

Noty korygującej nie ma od 1 lutego 2026 r. MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.2 Jak wygląda sama korekta w FA(3), opisujemy w tekście o fakturze korygującej.

Czego nie rozstrzygają przeczytane przez nas dokumenty MF?

Dwóch spraw nie rozstrzygają ani dokumentacja API, ani części II i III podręcznika KSeF 2.0.

Limit 10 000 zł do końca 2026 r. Art. 145m pozwala wystawiać faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż udokumentowana nimi w miesiącu nie przekracza 10 000 zł z podatkiem. Przepis nie wspomina o samofakturowaniu. Źródła nie przesądzają, czy faktury od nabywcy liczą się do twojego limitu ani czy nabywca może z niego korzystać. Limit wygasa 31 grudnia 2026 r., co opisujemy w tekście o końcu limitu.

Tryb offline. Dokumentacja nie robi wyjątku dla samofakturowania. Kod QR weryfikujący wystawcę (KOD II) zawiera kontekst nabywcy i NIP sprzedawcy, a KSeF sprawdza, czy ten kontekst może wystawiać za sprzedawcę. Żadne źródło nie mówi jednak wprost, że nabywca może wystawić taką fakturę w trybie offline24.

Jeśli zaczynasz współpracę w samofakturowaniu, zacznij od nadania uprawnienia nabywcy w Aplikacji Podatnika i sprawdź je potem na liście nadanych uprawnień.