Fakturę zaliczkową w KSeF wystawiasz jako ZAL

Od dnia, w którym obowiązuje cię KSeF, fakturę zaliczkową wystawiasz w KSeF jak każdą inną fakturę, w strukturze FA(3) z typem ZAL. Po wykonaniu usługi lub dostawie wystawiasz fakturę rozliczającą ROZ, w której wpisujesz numery KSeF wszystkich faktur zaliczkowych, a jeśli zaliczka i usługa przypadają w tym samym miesiącu, osobnej zaliczkowej nie musisz wystawiać.

Stan prawny na 11 listopada 2026 r.

Kiedy musisz wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystawiasz, gdy dostajesz całość lub część zapłaty przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8). Własne zasady mają wyjątki z art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4, m.in. najem, leasing, usługi telekomunikacyjne i dostawy energii.

Termin ma dwie granice. Fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę (art. 106i ust. 2), i nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem (art. 106i ust. 7 pkt 2).

Zaliczka na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) to wyjątek: tu faktury zaliczkowej wystawiać nie musisz (art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a). Nie musisz jej wystawiać także wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT, chyba że nabywca zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2).

Co wpisujesz na fakturze zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa nie ma zwykłych pozycji. Zamiast wierszy z towarami lub usługami podajesz dane zamówienia albo umowy, której dotyczy zaliczka: jego pełną wartość brutto i pozycje z wartością netto, podatkiem i stawką VAT. Kwota należności ogółem to kwota zaliczki, którą dostałeś, a nie wartość całego zamówienia.

VAT liczysz od kwoty brutto zaliczki według wzoru z Podręcznika KSeF: podatek = zaliczka brutto × stawka / (100 + stawka). Jeśli zaliczka wpłynęła w innym dniu niż data wystawienia faktury, podajesz też datę jej otrzymania.

Przykład: pan Tomasz, stolarz na JDG i czynny podatnik VAT, robi zabudowę biura dla firmy za 12 300 zł brutto (10 000 zł netto i 2 300 zł VAT przy stawce 23%). 10 września 2026 r. klient wpłaca 3 690 zł zaliczki. Tomasz wystawia fakturę zaliczkową 15 września (termin mija 15 października 2026 r.):

Pani Krystyna, która prowadzi księgi Tomasza, wykazuje 690 zł VAT w rozliczeniu za wrzesień, bo wtedy wpłynęła zaliczka. KSeF nadaje fakturze numer, który Tomasz wpisze później na fakturze rozliczającej.

Co wpisujesz na fakturze rozliczającej?

Po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę rozliczającą (art. 106f ust. 3) w zwykłym terminie, o którym piszemy przy datach na fakturze w KSeF. Pozycje pokazują pełną wartość transakcji, ale podsumowanie stawek i kwota należności obejmują tylko to, co zostało do zapłaty.

Tomasz montuje zabudowę 20 listopada 2026 r. Jego faktura rozliczająca wygląda tak:

Zgadza się to z wzorem: 8 610 × 23 / 123 = 1 610 zł. Danych zamówienia na fakturze rozliczającej już nie podajesz.

Co, gdy zaliczka i usługa są w tym samym miesiącu?

Gdy klient płaci zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym wykonujesz usługę, nie musisz wystawiać osobnej faktury zaliczkowej (art. 106b ust. 1a). Wystawiasz jedną fakturę po wykonaniu usługi, oznaczoną jako rozliczająca ROZ, i podajesz na niej datę i kwotę otrzymanej zaliczki (art. 106e ust. 1a). Według opisu elementu ZaliczkaCzesciowa w schemacie FA(3) różnica między kwotą należności ogółem a sumą zaliczek to kwota, która została do zapłaty, więc kwota należności ogółem obejmuje wtedy całą sprzedaż.

Ten wyjątek nie działa przy sprzedaży, dla której ustawa wyznacza własny termin faktury (art. 106i ust. 3–8), na przykład przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych (art. 106b ust. 1b). Przy nich fakturę zaliczkową wystawiasz, nawet gdy zaliczka i usługa przypadają w tym samym miesiącu.

Jeśli Tomasz dostałby 3 690 zł 3 listopada i zamontował zabudowę 20 listopada, wystawiłby jedną fakturę ROZ na 12 300 zł z informacją o zaliczce 3 690 zł z 3 listopada. Tak jest, o ile jego montaż nie jest usługą budowlano-montażową.

Klient zapłacił całość z góry

Gdy klient zapłacił 100% przed wykonaniem usługi, a ty udokumentowałeś to fakturami zaliczkowymi, faktury rozliczającej nie musisz wystawiać. Na ostatniej fakturze zaliczkowej, czyli tej, po której zaliczki pokrywają już całą cenę, podajesz numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 4). Ta faktura nadal ma typ ZAL.

Fakturę rozliczającą możesz wystawić dobrowolnie. Ma wtedy kwotę należności ogółem równą zero, pełne pozycje i numery faktur zaliczkowych.

Jak rozliczyć zaliczkową wystawioną poza KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana fakturami wystawionymi poza KSeF nie przekracza 10 000 zł w miesiącu (art. 145m). Gdy zaliczkę udokumentowałeś taką fakturą, a fakturę rozliczającą wystawiasz już w KSeF (na przykład w styczniu 2027 r., po końcu limitu), nie masz numeru KSeF, który mógłbyś wpisać. Na fakturze rozliczającej oznaczasz wtedy, że faktura zaliczkowa powstała poza KSeF, i podajesz jej numer z twojej numeracji.

Tak samo postępujesz z fakturą zaliczkową wystawioną przed dniem, od którego obowiązuje cię KSeF, jeśli powstała poza KSeF (na papierze lub w PDF). Jeśli wystawiłeś ją w KSeF, choćby dobrowolnie, ma numer KSeF i wpisujesz go na fakturze rozliczającej: schemat wymaga tego pola dla każdej faktury zaliczkowej wystawionej w KSeF. Faktura rozliczająca do zaliczki udokumentowanej w starej strukturze FA(2) musi już być w FA(3). MF nie wyjaśniło wprost, czy numer z KSeF 1.0 wpisujesz w polu na numer KSeF. Schemat przyjmuje taki numer, i tak samo czytamy zasady dla korekt, ale to nasza interpretacja.

Korekta faktury zaliczkowej ma typ KOR_ZAL

Błąd na fakturze zaliczkowej poprawiasz fakturą korygującą z typem KOR_ZAL, a na rozliczającej z typem KOR_ROZ, nie zwykłym KOR. Fakturę pierwotną wskazujesz tak samo jak przy każdej korekcie w KSeF. Na korekcie zaliczkowej podajesz kwotę zaliczki przed korektą, a kwota należności ogółem to różnica względem faktury pierwotnej. MF zaleca też pokazać dane zamówienia w stanie przed korektą i po niej, nawet gdy zmienia się tylko stawka lub podatek.

Jaki kurs stosujesz do zaliczki w walucie obcej?

Dla zaliczek nie ma osobnej reguły kursowej. Stosujesz art. 31a ustawy o VAT, a obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki (art. 19a ust. 8), więc bierzesz kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem, w którym wpłynęła zaliczka. Jeśli fakturę zaliczkową wystawiasz, zanim klient zapłaci, stosujesz art. 31a ust. 2, czyli kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury.

Kwoty na fakturze zostają w walucie, a w złotych podajesz tylko podatek. Gdy na jednej fakturze dokumentujesz kilka wpłat, każda może mieć swój kurs.

Dla programistów: pola zaliczek w FA(3)

• RodzajFaktury: ZAL (także ostatnia zaliczkowa z art. 106f ust. 4), ROZ, KOR_ZAL, KOR_ROZ.
• Na ZAL: FaWiersz pominięty, Zamowienie z WartoscZamowienia i ZamowienieWiersz (do 10 000 wierszy, w walucie faktury zaliczkowej), P_15 = kwota otrzymanej zapłaty, P_6 = data otrzymania zapłaty, gdy różni się od P_1. GTU i procedury na ZAL wpisujesz w ZamowienieWiersz jako GTUZ i ProceduraZ.
• Kilka wpłat na jednej fakturze: ZaliczkaCzesciowa (do 31 wystąpień) z P_6Z (data), P_15Z (kwota) i opcjonalnym KursWalutyZW. Ten sam element stosujesz na ROZ z art. 106b ust. 1a. Kurs dla całej faktury zaliczkowej: KursWalutyZ.
• Na ROZ: FakturaZaliczkowa (do 100 wystąpień, jedno na fakturę zaliczkową) z NrKSeFFaZaliczkowej albo parą NrKSeFZN = 1 i NrFaZaliczkowej dla faktury spoza KSeF. Zamowienie pominięty.
• Na KOR_ZAL: P_15ZK (kwota przed korektą), KursWalutyZK (kurs przed korektą, przy fakturze w walucie obcej), wiersze „przed” w ZamowienieWiersz oznaczone StanPrzedZ.

Fragment Fa faktury rozliczającej Tomasza (FakturaZaliczkowa stoi po P_15 i Adnotacje, przed FaWiersz):

<P_13_1>7000.00</P_13_1>
<P_14_1>1610.00</P_14_1>
<P_15>8610.00</P_15>
<Adnotacje>...</Adnotacje>
<RodzajFaktury>ROZ</RodzajFaktury>
<FakturaZaliczkowa>
  <NrKSeFFaZaliczkowej>7811234567-20260915-0A1B2C3D4E5F-1C</NrKSeFFaZaliczkowej>
</FakturaZaliczkowa>
<FaWiersz>
  <NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
  <P_7>Zabudowa biura</P_7>
  <P_8A>szt.</P_8A>
  <P_8B>1</P_8B>
  <P_9A>10000.00</P_9A>
  <P_11>10000.00</P_11>
  <P_12>23</P_12>
</FaWiersz>

Numer KSeF w przykładzie jest zmyślony. Plik z fakturą zaliczkową sprawdzisz w walidatorze, a co oznacza P_15 przy każdym typie faktury, opisujemy przy błędzie brak kwoty należności ogółem.