Aplikacja mobilna KSeF wystawi fakturę tylko w zł

Aplikacja mobilna KSeF to bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów, w którym wystawisz i odbierzesz faktury w KSeF. Wystawia jednak tylko podstawowe faktury krajowe w złotych, a koryguje wyłącznie faktury wystawione w tej samej aplikacji (Podręcznik użytkownika Aplikacji Mobilnej KSeF, pkt 1.1, wersja 2.4.0 z października 2026 r.).

Stan na 11 listopada 2026 r.

Co zrobisz w aplikacji mobilnej?

MF wymienia aplikację mobilną wśród swoich bezpłatnych narzędzi, obok Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmy. W Podręczniku KSeF 2.0 opisuje ją krótko: służy do wystawiania i odbierania faktur w czasie rzeczywistym i do zarządzania nimi z dowolnego miejsca.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 3.1: bezpłatne narzędzia MF

Na pytanie, czy do wystawiania faktur w KSeF trzeba mieć płatny program, ministerstwo odpowiada: „Nie”.

MF: Czy trzeba mieć płatny program, żeby wystawiać faktury w KSeF?

Pani Ewa jest tłumaczką na JDG i co miesiąc wystawia dwie faktury polskim biurom tłumaczeń, w złotych. Obie wystawi w aplikacji mobilnej, a gdy pomyli się w kwocie, tam też je skoryguje. Jeśli przyjmie zlecenie od agencji z Niemiec rozliczane w euro, tej faktury w aplikacji mobilnej już nie wystawi.

Podręcznik Aplikacji Mobilnej KSeF (10.2026), pkt 1.1: zakres wystawiania

Kiedy potrzebujesz Aplikacji Podatnika albo programu?

Aplikacja mobilna nie wystarczy, gdy fakturę trzeba wystawić:

• w walucie obcej;
• przy transakcji z zagranicą;
• jako fakturę innego rodzaju niż podstawowa, na przykład zaliczkową;
• jako korektę faktury wystawionej poza aplikacją mobilną, w Aplikacji Podatnika albo w innym programie.

W materiałach MF, które sprawdziliśmy, nie ma pełnej listy rodzajów faktur, których aplikacja nie obsługuje. W tych przypadkach użyjesz internetowej Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl), również bezpłatnej, albo programu do faktur zintegrowanego z KSeF.

Czy aplikacja mobilna działa offline?

Tak, od wersji 2.4.0. Gdy nie masz internetu albo KSeF jest niedostępny, aplikacja proponuje pracę w trybie offline. Wystawisz w nim fakturę podstawową, a aplikacja wyśle ją do KSeF, gdy znów zalogujesz się do profilu online.

Potrzebujesz do tego certyfikatu trybu offline zapisanego w telefonie. Wniosek o niego złóż w samej aplikacji jeszcze przed awarią, bo bez certyfikatu aplikacja nie otworzy formularza faktury offline. Certyfikat jest ważny 2 lata.

Podręcznik Aplikacji Mobilnej KSeF (10.2026), pkt 6.11 i 6.12: certyfikat i tryb offline

W internetowej Aplikacji Podatnika trybu offline nie ma. MF pisze wprost, że wystawia się w niej „jedynie faktury w trybie online”.

MF, Najczęstsze pytania o KSeF: Aplikacja Podatnika tylko online

W przewodniku po awariach i trybie offline piszemy, w jakim terminie trzeba wysłać faktury offline do KSeF.

Jak zalogować się do aplikacji mobilnej?

Aplikację pobierzesz z Google Play albo App Store. Działa tylko na telefonach z Androidem lub iOS. Gdy dodajesz profil firmy, czyli jej NIP, potwierdzasz tożsamość przez login.gov.pl, na przykład mObywatelem, profilem zaufanym, e-dowodem albo przez bank. Na co dzień logujesz się PIN-em lub biometrią.

Podręcznik Aplikacji Mobilnej KSeF (10.2026), pkt 1.1, 3 i 4: pobranie i logowanie

Jako osoba fizyczna z NIP, która jest podatnikiem VAT, masz w KSeF uprawnienia właściciela automatycznie. Nie musisz niczego zgłaszać ani składać formularza ZAW-FA. Nie zakładasz konta i nic nie płacisz. Sposoby logowania do Aplikacji Podatnika opisaliśmy w poradniku o logowaniu do KSeF.

Czy odbierzesz w niej faktury zakupowe?

Tak. Lista faktur w aplikacji ma osobną zakładkę „Zakupowe” z fakturami, które dostajesz jako nabywca. Aplikacja wyszukuje faktury z całego KSeF, nie tylko te wystawione w niej samej, a każdą możesz obejrzeć i pobrać. Jako firma z NIP od 1 lutego 2026 r. otrzymujesz w KSeF faktury, które sprzedawcy w nim wystawili. Jeśli nie masz programu zintegrowanego z KSeF, wystarczą do tego bezpłatne narzędzia MF.

Podręcznik Aplikacji Mobilnej KSeF (10.2026), pkt 6.9: lista faktur

Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?

Kończy się wtedy limit 10 000 zł z art. 145m ustawy o VAT, dzięki któremu do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, dopóki sprzedaż z nich w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto. Według Podręcznika KSeF 2.0 bezpłatne narzędzia MF mogą być od 2027 r. docelowym narzędziem do wystawiania faktur.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 6.2: narzędzia MF od 2027 r.

O tym, co jeszcze sprawdzić przed tą datą, piszemy w poście o końcu limitu 10 000 zł.

Jeśli twoje faktury nie mieszczą się w zakresie aplikacji mobilnej, wystaw pierwszą fakturę w Aplikacji Podatnika według naszego przewodnika krok po kroku.