Numer KSeF faktury znajdziesz w KSeF, nie w XML

Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który system nadaje fakturze po jej przyjęciu, więc nie znajdziesz go w pliku XML ani w polu z numerem faktury. Wystawca widzi go w Aplikacji Podatnika zaraz po wysłaniu, na liście faktur i w UPO, a nabywca na liście faktur w KSeF, w nazwie pobranego pliku i pod kodem QR na PDF lub wydruku faktury.

Stan na 7 listopada 2026 r.

Jak wygląda numer KSeF i co z niego odczytasz

Numer ma zawsze 35 znaków, na przykład 5265877635-20250826-0100001AF629-AF (przykład z dokumentacji MF). Składa się z czterech części oddzielonych łącznikami:

• NIP sprzedawcy (10 cyfr), nie nabywcy,
• data w formacie RRRRMMDD,
• 12 znaków technicznych (cyfry i litery od A do F),
• 2 znaki sumy kontrolnej.

CIRFMF/ksef-api: numer KSeF

Data w numerze to dzień, w którym KSeF przyjął fakturę do dalszego przetwarzania. Nie jest to data wystawienia faktury (pole P_1). Przy fakturze offline24, którą sprzedawca wysyła dzień po wystawieniu, data w numerze będzie więc późniejsza niż data wystawienia; tak wynika z definicji MF. Nie traktuj jej też jako daty otrzymania faktury: tą jest dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), który KSeF podaje osobno. CIRFMF/ksef-api: open-api.json Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.1

Numeru KSeF nie wpisujesz do faktury. Struktura FA(3) nie ma na niego pola, a pole P_2 to twój własny numer faktury, np. FV/12/2026. KSeF nadaje numer dopiero po przyjęciu pliku i zwraca go w UPO. MF: najczęstsze pytania, pyt. 7 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 4.1

W starszych materiałach trafisz czasem na numer z 36 znakami. To format z KSeF 1.0: API przyjmuje go tylko dla zgodności wstecznej, a KSeF 2.0 nadaje wyłącznie numery 35-znakowe. CIRFMF/ksef-api: open-api.json, schemat KsefNumber

Gdzie numer KSeF znajdzie wystawca

W Aplikacji Podatnika po kliknięciu „Wyślij do KSeF” system sprawdza fakturę i pokazuje jej numer KSeF z przyciskiem „Kopiuj”. Później znajdziesz go na liście faktur: gdy zaznaczysz fakturę i klikniesz „Pobierz”, plik dostaje nazwę z numerem KSeF. Podręcznik AP, s. 32–33 i 116–117

W UPO, czyli urzędowym poświadczeniu odbioru. Pobierzesz je w „Historia sesji”, w szczegółach wysyłki: UPO pojedynczej faktury z menu przy tej fakturze, a UPO zbiorcze całej sesji przyciskiem „Pobierz UPO zbiorcze”, gdy sesja jest już zakończona. Podręcznik AP, s. 125–126 Obok numeru KSeF UPO pokazuje m.in. twój numer faktury (P_2), NIP sprzedawcy, datę wystawienia i datę nadania numeru KSeF, która jest zarazem datą otrzymania faktury przez nabywcę odbierającego ją w KSeF. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 4.2

W programie fakturowym. Program połączony z KSeF odczytuje numer ze statusu wysłanej faktury. Miejsce, w którym go pokazuje, zależy od programu.

Numer zwykle pojawia się od razu po wysłaniu. MF zastrzega, że przy dużym obciążeniu systemu może zostać nadany z niewielkim opóźnieniem. CIRFMF/ksef-api: kody QR

Nie pomyl numeru KSeF z numerem referencyjnym sesji albo wysyłki, który program lub UPO zbiorcze pokazuje obok, np. 20250901-SB-47FA636000-5960B49115-9D. Numer referencyjny zaczyna się od daty, numer KSeF od NIP sprzedawcy. CIRFMF/ksef-api: status sesji i UPO

Gdzie numer KSeF znajdzie nabywca

Sprzedawca nie musi przysyłać ci numeru KSeF, bo faktura z twoim NIP w polu NIP nabywcy pojawia się w twoim KSeF automatycznie. MF: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 Numer widzisz na liście faktur w Aplikacji Podatnika albo w programie, który pobiera faktury zakupowe z KSeF. Plik pobrany z listy faktur w Aplikacji Podatnika też nosi nazwę numeru KSeF. Drogę do faktur zakupowych krok po kroku opisujemy w przewodniku o odbieraniu faktur w KSeF.

Jeśli masz fakturę jako PDF albo wydruk, szukaj numeru pod kodem QR. Jest tam, gdy faktura ma już numer: wystawiona online albo offline i już wysłana do KSeF. Napis „OFFLINE” w tym miejscu znaczy, że w chwili tworzenia PDF numeru jeszcze nie było, bo faktura offline czekała na wysłanie albo faktura online na nadanie numeru. Sam link w kodzie QR numeru nie zawiera, ale po zeskanowaniu kodu zobaczysz dane faktury z KSeF, w tym numer, o ile faktura jest już w systemie. CIRFMF/ksef-api: kody QR Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.4–5.5

Dostęp anonimowy w Aplikacji Podatnika (bez logowania i bez kodu QR) nie pomoże ci znaleźć numeru, bo trzeba go tam wpisać. Zostaje konto w KSeF albo kod QR. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.7

Do czego potrzebujesz numeru KSeF

Przelew. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, płacąc innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, wpisuje w tytule przelewu jej numer KSeF (art. 108g ustawy o VAT). Za kilka faktur jednego sprzedawcy podaje identyfikator zbiorczy, który generuje wystawca albo odbiorca w programie połączonym z KSeF. MF zapowiada tę funkcję także w Aplikacji Podatnika. Przy podzielonej płatności numer trafia do komunikatu przelewu (art. 108a ust. 3 pkt 3). MF: Numer KSeF i zbiorczy identyfikator Wyjątki i szczegóły opisujemy w poście o numerze KSeF w tytule przelewu.

Faktura korygująca. W korekcie podajesz numer KSeF faktury, którą poprawiasz (pole NrKSeFFaKorygowanej, obok znacznika NrKSeF = 1). Tak samo faktura rozliczająca zaliczki wskazuje numery KSeF faktur zaliczkowych. Broszura FA(3), s. 69–70 i 84–85 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 4.1.1–4.1.2 Całą korektę krok po kroku opisujemy w poście o fakturze korygującej w KSeF.

JPK_VAT. Od lutego 2026 r. w JPK_V7M i JPK_V7K podaje się numery KSeF faktur sprzedażowych i zakupowych, a gdy faktura numeru nie ma, odpowiednie oznaczenie. Zwykle robi to program księgowy albo księgowa. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 4.1.6

Kiedy faktura nie ma numeru KSeF

• Faktura wystawiona poza KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. wolno tak wystawiać w limicie 10 000 zł (art. 145m) i z kasy fiskalnej (art. 145n), a fakturę dla osoby prywatnej poza KSeF także później (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Taka faktura numeru nie ma i go nie dostanie. Ustawa o VAT, art. 106ga, 145m i 145n
• Faktura offline przed wysłaniem. Faktura z trybu offline24 (art. 106nda), z niedostępności (art. 106nh) albo z awarii KSeF (art. 106nf) dostaje numer dopiero, gdy sprzedawca wyśle ją do systemu. Zanim to zrobi, może ci dać „potwierdzenie transakcji” z dwoma kodami QR, które nie jest fakturą. Terminy wysyłki opisujemy w przewodniku o awarii KSeF i trybie offline. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.6
• Faktura odrzucona przez KSeF. Nie dostaje numeru i nie jest wystawiona. Sprzedawca poprawia plik i wysyła go ponownie. Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.1

Co to znaczy dla przelewu: art. 108g nie wymienia faktur spoza KSeF ani faktur z awarii KSeF (art. 106nf), a faktury offline24 i z niedostępności wyłącza tylko wtedy, gdy nie wprowadzono ich do KSeF z powodu ogłoszonej awarii (ust. 4). Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 4.1.5 Przepisy nie rozstrzygają, co wpisać w tytule, gdy faktura offline jeszcze nie ma numeru, a awarii nie ogłoszono.

Co to znaczy dla korekty: gdy poprawiasz fakturę wystawioną poza KSeF, zamiast numeru zaznaczasz NrKSeFN = 1. Przy fakturze offline jest inaczej: MF wymaga numeru KSeF korygowanej faktury także wtedy, gdy wystawiono ją offline24, przy niedostępności albo w czasie awarii KSeF. Broszura FA(3), opis pola NrKSeF, s. 70 Dlatego faktury offline nie skorygujesz, zanim dostanie numer: ustawa każe wystawić korektę dopiero po jego nadaniu (art. 106nda ust. 12, art. 106nh ust. 4 i art. 106nf ust. 11). Ustawa o VAT, art. 106nda, 106nf i 106nh

Dla programistów: numer KSeF w API i UPO

• Po wysyłce: GET /sessions/{referenceNumber}/invoices/{invoiceReferenceNumber} zwraca ksefNumber (nullable, dopóki numeru nie ma) i acquisitionDate (data nadania numeru). Listę faktur sesji daje GET /sessions/{referenceNumber}/invoices, a odrzuconych GET /sessions/{referenceNumber}/invoices/failed.
• UPO: .../invoices/{invoiceReferenceNumber}/upo albo .../invoices/ksef/{ksefNumber}/upo. W XML UPO (schemat v4-3) numer jest w Dokument/NumerKSeFDokumentu, obok NumerFaktury, NipSprzedawcy i DataNadaniaNumeruKSeF.
• Faktury zakupowe: POST /invoices/query/metadata zwraca InvoiceMetadata.ksefNumber, a GET /invoices/ksef/{ksefNumber} samą fakturę. W paczce eksportu numery są w _metadata.json.
• Trzy daty w InvoiceMetadata: issueDate (data wystawienia), invoicingDate (przyjęcie do przetwarzania, ta data jest w numerze) i acquisitionDate (nadanie numeru). Nie zakładaj, że któreś dwie są zawsze równe.
• Walidacja: suma kontrolna to CRC-8 (wielomian 0x07, wartość początkowa 0x00) z pierwszych 32 znaków. Schemat KsefNumber przyjmuje 35 lub 36 znaków, ale KSeF 2.0 generuje tylko 35.
• referenceNumber faktury i sesji to nie numer KSeF.

CIRFMF/ksef-api: status sesji i UPO CIRFMF/ksef-api: pobieranie faktur CIRFMF/ksef-api: open-api.json

Co zrobić teraz

Otwórz ostatnią wystawioną albo otrzymaną fakturę w Aplikacji Podatnika i skopiuj jej numer KSeF. Jeśli płacisz za faktury jako czynny podatnik VAT, zapytaj dostawcę programu księgowego lub bankowego, czy przed 1 stycznia 2027 r. podpowie ten numer w tytule przelewu.