Paragon z NIP i faktura z kasy od 1 stycznia 2027

Do 31 grudnia 2026 faktury wystawiane kasą rejestrującą oraz paragony z NIP nabywcy do 450 zł (100 euro) mogą zostać poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 kasa nie wystawia już faktur, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną, więc firma, która chce fakturę, dostaje ją w KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 14

Stan prawny na 7 października 2026.

Co zmienia się na kasie

Od 2027 użytkownik kasy wystawia i wydaje nabywcy tylko paragon fiskalny (art. 111 ust. 3a pkt 1 w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2027). Ewidencja sprzedaży dla osób prywatnych nadal idzie przez kasę (art. 111 ust. 1), a same paragony nigdy nie trafiają do KSeF, bo system służy wyłącznie do faktur.

FAQ MF: faktury wystawiane dotąd na kasach

Klient z firmy prosi o fakturę: co robisz w 2027

Weźmy sklep rowerowy i Anię, grafika na JDG, która kupuje w nim monitor za 380 zł brutto 12 stycznia 2027. Do końca 2026 paragon z jej NIP byłby fakturą. W 2027 wygląda to tak:

1. NIP podaje przy kasie, zanim paragon się wydrukuje. Faktura na rzecz podatnika do sprzedaży z kasy może powstać wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP (art. 106b ust. 5). Faktura wystawiona z naruszeniem tej zasady oznacza dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% podatku z tej faktury (ust. 6).
2. Sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, w programie albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika. Ma na to czas do 15. dnia następnego miesiąca (art. 106i ust. 1), czyli tu do 15 lutego, więc nie musi tego robić przy ladzie.
3. Ania odbiera fakturę w KSeF. Faktura jest uznana za otrzymaną, gdy system nada jej numer, bez akceptacji nabywcy. Sposób przekazania faktury poza KSeF (np. w PDF) sprzedawca i nabywca uzgadniają tylko w szczególnych przypadkach, na przykład przy fakturach dla konsumentów albo zagranicznych odbiorców.
4. Sprzedawca zachowuje powiązanie z paragonem: numer dokumentu i numer unikatowy kasy albo papierowy paragon, razem z danymi identyfikującymi fakturę (art. 106h ust. 1). Do końca 2026 przepis ten nie dotyczył faktur z kasy (art. 145n ust. 3).

Sprzedawca zwolniony z VAT, na przykład fryzjerka, nadal wystawia fakturę tylko na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 2 i 3). Jeśli o fakturę prosi firma, wystawia ją w KSeF na tych samych zasadach co inni.

Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 FAQ MF: przekazanie faktury poza KSeF (pyt. 11)

Klient prywatny prosi o fakturę

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie podlegają obowiązkowi KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Możesz wystawić taką fakturę w KSeF dobrowolnie, także do paragonu, albo po staremu na papierze lub elektronicznie. Klient ma prawo jej zażądać do 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 3). Numerację prowadź jedną dla obu rodzajów faktur: KSeF jej nie narzuca, ale ciągłość i chronologia nadal obowiązują.

FAQ MF: faktury B2C i numeracja

Co ustawić przed styczniem

• Narzędzie do faktur. Jeśli fakturę po paragonie robi dziś kasa, od stycznia musi ją robić program zintegrowany z KSeF albo Aplikacja Podatnika. Od 2027 nie obowiązuje już też limit 10 000 zł, więc faktury dla firm idą do KSeF bez względu na miesięczną kwotę.
• Dostęp. Właściciel JDG ma uprawnienia właścicielskie w KSeF przypisane automatycznie do jego NIP, bez zgłoszeń w urzędzie. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, pkt 3.2.1, s. 57 Osoby, które mają wystawiać faktury za niego, dostają uprawnienia osobno. Podstawy znajdziesz w KSeF dla JDG i w checkliście przygotowań.
• Procedura przy kasie. Obsługa pyta o NIP przed wydrukiem paragonu i wie, że faktura przyjdzie później z KSeF.
• Księgowa. Do końca 2026 faktura z kasy, której sprzedaż jest już w raporcie dobowym, nie zwiększa sprzedaży ani podatku (art. 145n ust. 4). Odpowiednika tej reguły na 2027 nie znaleźliśmy w tekście ustawy ani w źródłach MF. Zapytaj księgową, jak ująć w JPK fakturę KSeF do sprzedaży już zaewidencjonowanej na kasie. W sprawdzonych źródłach MF nie znaleźliśmy też opisu, jak wskazać numer paragonu w strukturze FA(3).

MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. Projekt UD477 (RCL)