PDF inny niż XML w KSeF: co jest fakturą

Gdy wystawiasz fakturę w KSeF, fakturą jest plik XML FA(3), któremu system nadał numer KSeF, a PDF wysłany kontrahentowi mailem jest jego wizualizacją, która według MF musi być spójna z XML i nie może mu przeczyć. W materiałach MF, które przejrzeliśmy, nie ma natomiast odpowiedzi, czy PDF różniący się od XML to „pusta faktura”, który dokument przeważa przy rozbieżności ani jaki skutek podatkowy ma taka niezgodność.

Stan prawny na 15 października 2026.

Co jest fakturą, a co wizualizacją

Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako fakturę „wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie” (art. 2 pkt 32a). Podręcznik KSeF dodaje, że ma ona format XML. Sam numer KSeF nie jest częścią pliku: struktura FA(3) nie ma na niego pola, system zwraca go w UPO. Dlatego numer i kod QR widzisz na wydruku, ale nie w XML. W odpowiedziach na pytania MF pisze wprost: „Z formalnego punktu widzenia dokumentem jest format xml faktury”.

Fakturę przekazaną poza systemem (np. PDF w mailu albo wydruk) MF opisuje jako fakturę „wydaną w sposób uzgodniony lub użytą poza KSeF”. Wymagania są trzy: spójność z plikiem XML, czytelność i brak sprzeczności z treścią XML. Wizualizacja może mieć dodatkowe elementy bez znaczenia systemowego, np. logo czy kontakt do działu obsługi klienta, a nawet być w innym języku niż XML. Według MF musi odzwierciedlać dane z KSeF pod względem merytorycznym, „aby nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji” jej odbiorcy.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.1, 1.6.5 i 4.1

Nabywca krajowy z NIP-em wpisanym w polu NIP dostaje fakturę w KSeF, a za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). PDF jest dla niego dodatkiem: po nadaniu numeru sprzedawca może mu przekazać wydruk lub plik PDF z kodem QR i numerem KSeF, a przed nadaniem numeru jedynie potwierdzenie transakcji, które według MF nie jest dokumentem podatkowym. MF zaznacza, że e-mail i inne kanały mają przy takim nabywcy „jedynie charakter pomocniczy i techniczno-organizacyjny”, a przepisy nie każą wysyłać mu wizualizacji. Jak znaleźć fakturę po stronie odbiorcy, opisujemy w poradniku jak odebrać fakturę w KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.6 i 5.1

Czego MF nie rozstrzygnęło

Pani Krystyna prowadzi księgi kilkunastu firm. Klient przysyła jej PDF na 1 230,00 zł, a w KSeF pod tym samym numerem faktury jest XML na 1 320,00 zł. W materiałach MF, które przejrzeliśmy, nie znaleźliśmy odpowiedzi na pytania, które wtedy padają:

• czy rozbieżny PDF jest „pustą fakturą” albo drugą fakturą,
• czy przy sprzeczności decyduje XML (MF pisze, że formalnie dokumentem jest XML, ale nie odnosi tego wprost do wizualizacji, która mu przeczy),
• czy nabywca może odliczyć VAT z kwot widocznych na PDF,
• czy za niezgodną wizualizację grozi kara.

Ustawa o VAT nie używa określenia „pusta faktura”. Najbliższe są dwa przepisy. Art. 88 ust. 3a pkt 4 odbiera prawo do odliczenia z faktur, które „stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane” (lit. a) albo „podają kwoty niezgodne z rzeczywistością” (lit. b), w części, której to dotyczy. Art. 108 ust. 1 każe zapłacić podatek każdemu, kto „wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku”, a ust. 2 stosuje to samo do podatku wykazanego wyżej niż należny. Oba przepisy mówią o fakturach. Czy PDF przeczący XML jest w ich rozumieniu fakturą, nie wyjaśnia ani ustawa, ani MF.

MF łączy art. 108 z KSeF w jednym miejscu: faktura testowa wysłana przez pomyłkę na produkcję i przyjęta z numerem KSeF to „pełnoprawna faktura, która w istocie nie dokumentuje żadnej transakcji”, co może skutkować obowiązkiem zapłaty podatku. MF każe wtedy niezwłocznie wystawić korektę „do zera”. To, że tak samo jest z innymi błędami w XML, to nasz wniosek, nie stanowisko MF. Jeśli rozbieżność dotyczy kwot, które już zaksięgowałeś lub odliczyłeś, skonsultuj sprawę z doradcą podatkowym.

Ustawa o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263), art. 88 ust. 3a pkt 4 i art. 108 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 3.2.3

Kiedy odpowiedź wygląda inaczej

Nabywca bez NIP-u albo z zagranicy

Konsument, podmiot bez NIP-u, firma zagraniczna i podatnik UE w procedurze SME (art. 106gb ust. 4) dostają fakturę „w sposób z nim uzgodniony”, np. jako PDF; ustawa nie określa formy, a MF pisze o „dowolności” sprzedawcy. Faktura przekazana takiemu nabywcy poza KSeF musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5), a za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym nabywca faktycznie ją dostał (art. 106na ust. 4). Wymóg spójności z XML obejmuje też ją, bo punkt Podręcznika dotyczy wprost faktury „wydanej w sposób uzgodniony”. Szczegóły w tekście o fakturze dla osoby prywatnej.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.5, 5.1 i 5.3.1

Faktura wystawiona offline

Faktura offline, jeszcze bez numeru KSeF, ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. W trybie offline24 i przy niedostępności KSeF nabywca z NIP-em, dopóki faktura nie ma numeru, może dostać tylko potwierdzenie transakcji, a samą fakturę otrzyma w KSeF. Inaczej jest w trybie awaryjnym (art. 106nf): fakturę udostępnia się wtedy każdemu nabywcy „w sposób z nim uzgodniony”. Jeśli uzgodnił odbiór poza KSeF, dostaje fakturę z dwoma kodami QR, a jeśli w KSeF, sprzedawca może mu dodatkowo wydać potwierdzenie transakcji.

Przekazanie nabywcy z NIP-em faktury offline24 poza KSeF przed jej wysłaniem MF nazywa „działaniem nieprawidłowym ze strony sprzedawcy”. Nabywca dostaje wtedy według MF „dokument inny niż faktura wystawiona zgodnie z art. 106nda”, ale może z niego odliczyć VAT w dacie faktycznego otrzymania. Więcej o trybie offline w poradniku awaria KSeF i tryb offline.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.5, 1.6.6 i 1.8

Sprzedawca jeszcze poza KSeF

Do 31 grudnia 2026 r. sprzedawca może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż udokumentowana nimi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł z podatkiem (art. 145m), albo gdy wystawia je przy użyciu kasy rejestrującej (art. 145n). Wtedy faktura (papierowa, elektroniczna, np. PDF, albo wydruk z kasy) jest zwykłą fakturą, a nie wizualizacją, i nie ma żadnego XML, z którym trzeba by ją porównywać.

Ustawa o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263), art. 145m i 145n

Jak poprawić rozbieżność

Faktury z numerem KSeF nie da się edytować, anulować ani usunąć, a noty korygujące nie funkcjonują od 1 lutego 2026 r. Jeśli błąd jest w XML, sprzedawca wystawia fakturę korygującą, w której kwoty podaje się jako różnicę względem faktury pierwotnej. Nowy PDF z poprawionymi kwotami tego nie zastąpi. Przy pomylonym nabywcy jest to korekta „do zera” i nowa faktura. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w tekście o fakturze korygującej w KSeF.

Nabywca nie odrzuci błędnej faktury w KSeF, bo system nie ma takiej opcji, a spory rozstrzyga się poza nim. Przy błędnej kwocie lub innej pozycji sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę korygującą (art. 106j ust. 1), więc nabywca może się jej od niego domagać. KSeF nie sprawdza też obliczeń, więc XML z błędną kwotą VAT dostaje numer tak samo jak poprawny.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.1–1.6.4, 2.13 i 6.3

Jeśli XML jest poprawny, a pomylił się tylko PDF, MF nie opisuje, co zrobić. Nasza rada: wyślij nabywcy nową wizualizację wygenerowaną z XML zapisanego w KSeF i poinformuj, że poprzedni plik był błędny.

Jak sprawdzić, czy PDF zgadza się z KSeF

Kod QR na fakturze (KOD I) zawiera adres usługi, datę wystawienia (P_1), NIP sprzedawcy i skrót SHA-256 pliku XML. Kwot w nim nie ma. Po zeskanowaniu widzisz podstawowe dane faktury z KSeF, w tym informację, czy dokument w KSeF jest zgodny z tym, dla którego wygenerowano kod, albo komunikat, że takiej faktury w systemie nie ma. W drugim kroku podajesz numer faktury (P_2), identyfikator podatkowy nabywcy i kwotę należności ogółem (P_15) i pobierasz XML lub PDF bez logowania. Kilka błędnych prób z rzędu powoduje czasową blokadę. Bez kodu QR fakturę otworzysz anonimowo w Aplikacji Podatnika: potrzebujesz numeru KSeF, P_2, identyfikatora i nazwy nabywcy oraz P_15.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.4.1, 5.4.3, 5.5 i 5.7

Sam kod nie porówna tego, co widać na PDF, z XML. MF opisuje to tak: nabywca pobiera fakturę z KSeF i sprawdza, czy jej dane są zbieżne z otrzymanym wydrukiem. Uważaj w drugim kroku: system pyta o P_15 z faktury w KSeF, więc kwota przepisana z błędnego PDF może nie zadziałać (to nasz wniosek), a kolejne próby zablokują dostęp. Jeśli masz NIP, prościej zalogować się do KSeF i otworzyć fakturę tam, a potem porównać ją z PDF pole po polu.

Dla developerów: jeden XML, jedno źródło PDF

Marek utrzymuje ERP, w którym XML do KSeF buduje jeden moduł, a PDF drukuje stary szablon czytający dane prosto z bazy. Każda zmiana w jednym miejscu bez zmiany w drugim daje rozbieżność. Bezpieczniej generować wizualizację z tego samego pliku XML, który dostał numer KSeF, i dopiero po otrzymaniu UPO dodać numer KSeF i kod QR.

MF nie zaleca wysyłania do KSeF XML z danymi podstawowymi i trzymania terminu płatności czy numeru rachunku tylko na wizualizacji. Te dane mają miejsce w strukturze FA(3): Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji, DodatkowyOpis. Adnotacje umieszczasz na wizualizacji tylko wtedy, gdy występują (np. P_16 = 1 oznacza „metodę kasową”); braku adnotacji nie trzeba opisywać. O wyglądzie wizualizacji decyduje wystawca lub integrator, a MF wprost odpowiada, że nie musi ona wyglądać jak wzór Ministerstwa. MF udostępnia też własny generator wizualizacji na GitHubie, z którego można, ale nie trzeba korzystać.

CIRFMF/ksef-pdf-generator

Jeśli PDF od kontrahenta nie zgadza się z fakturą w KSeF, otwórz fakturę w KSeF i poproś sprzedawcę o fakturę korygującą.