Faktura dla osoby prywatnej w KSeF: czy musisz?

Fakturę dla osoby prywatnej (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) możesz wystawić poza KSeF, bo art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza ją z obowiązku. Jeśli chcesz, wystawisz ją w KSeF dobrowolnie, ale klient i tak nie znajdzie jej w systemie sam: przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, z kodem QR.

Stan prawny na 8 października 2026.

FAQ MF: „Wystawianie w KSeF faktur na rzecz konsumentów nie jest obowiązkowe”

Poza KSeF: papier albo PDF, jak dotąd

Faktura poza KSeF może być papierowa albo elektroniczna. Elektroniczna nie musi mieć struktury FA(3) ani trafiać do systemu: wystarczy PDF wysłany e-mailem.

Przykład: Kasia jest fotografką na JDG. W październiku robi sesję rodzinną dla pani Marty, która prosi o fakturę na 900 zł. Kasia wystawia ją w swoim programie jako PDF i wysyła mailem. Nic więcej nie musi robić.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (art. 113), fakturę dla osoby prywatnej wystawiasz tylko na jej żądanie. Szczegóły, w tym termin na zgłoszenie żądania, opisaliśmy w poście o KSeF dla zwolnionych z VAT.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.1: faktura elektroniczna może być dowolnym plikiem, np. PDF

Wystawiasz w KSeF: jak klient dostaje fakturę

Dobrowolna faktura konsumencka w KSeF nie trafia do klienta automatycznie. Nabywca dostaje fakturę w systemie na podstawie NIP-u, a osoba prywatna go na fakturze nie ma. Dlatego art. 106gb ust. 4 każe Ci przekazać ją w sposób uzgodniony z klientem (mailem, wydrukiem), a faktura przekazana poza KSeF musi mieć kod QR. Ustawa nie narzuca formy tego uzgodnienia.

Na fakturze wystawionej w KSeF w trybie online jest jeden kod QR, a pod nim numer KSeF (faktura offline, jeszcze bez numeru, ma dwa kody). Klient pobiera z niego fakturę bez logowania, w dwóch krokach:

1. Skanuje kod i widzi podstawowe dane: numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia. Jeśli faktury nie ma w KSeF, dostaje taką informację.
2. Wpisuje numer faktury, informację o braku identyfikatora nabywcy i kwotę należności ogółem. Wtedy może pobrać fakturę jako XML albo PDF.

Kilka błędnych prób w drugim kroku blokuje dostęp na jakiś czas. Bez kodu QR klient też może wejść do Aplikacji Podatnika bez logowania i pobrać fakturę, ale musi wtedy wpisać ręcznie także numer KSeF oraz swoje imię i nazwisko.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 5.3–5.7: przekazanie konsumentowi, dostęp przez kod QR i dostęp anonimowy

Klient podaje NIP: to już faktura dla firmy

Gdy nabywca ma NIP i kupuje na firmę, faktura podlega obowiązkowi KSeF z art. 106ga ust. 1. Do 31 grudnia 2026 r. możesz ją jeszcze wystawić poza systemem, jeśli mieścisz się w limicie 10 000 zł miesięcznie, liczonym z VAT (art. 145m). Faktur dla osób prywatnych nie wliczasz do tego limitu.

NIP wpisany w fakturę w KSeF decyduje, komu system ją udostępni. Błędny NIP przypisze fakturę firmie, do której ten numer należy, więc przepisuj go uważnie.

Kilku sytuacji granicznych materiały MF, które sprawdziliśmy, nie rozstrzygają:

• klient prowadzi JDG, ale kupuje prywatnie i mimo to podaje NIP (albo kupuje na firmę i NIP-u nie podaje): kto decyduje o charakterze zakupu i czy wystarczy jego deklaracja;
• klient prowadzi działalność nierejestrowaną albo najem prywatny: czy przy zakupie liczy się jako osoba nieprowadząca działalności;
• klient jest rolnikiem ryczałtowym.

Jeśli często sprzedajesz takim klientom, ustal sposób postępowania z księgową.

MF, Najczęstsze pytania: do limitu liczą się tylko faktury, które trzeba wystawić w KSeF

Od 2027 r. nic się tu nie zmienia

Wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 nie ma daty końcowej. Do 31 grudnia 2026 r. obowiązują dwa inne wyjątki: limit 10 000 zł (art. 145m) i faktury z kasy fiskalnej (art. 145n). Co dzieje się po ich wygaśnięciu, opisaliśmy w poście o końcu limitu 10 000 zł. Faktury dla osób prywatnych możesz w 2027 r. wystawiać poza KSeF tak jak teraz.

Ustawa o VAT, art. 106ga, 145m, 145n (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Wyłączenie obejmuje też fakturę do paragonu dla osoby prywatnej. Jeśli sprzedajesz przez kasę fiskalną, zmiany od 2027 r. dotyczą faktur dla firm; sprawdź je w poście o fakturze z kasy fiskalnej.

Jeśli wystawiasz faktury także firmom, policz, czy w tym miesiącu mieścisz się w limicie: jak liczyć limit 10 000 zł.