KSeF od 1 stycznia 2027: co zrobić przed terminem

Od 1 stycznia 2027 r. faktura wystawiona innej firmie musi co do zasady przejść przez KSeF, niezależnie od kwoty. Zwolnienie z art. 145m ustawy o VAT, czyli limit 10 000 zł miesięcznie, obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r., a od nowego roku nie ma żadnego progu, także dla podatników zwolnionych z VAT.

Od tej samej daty kasa fiskalna nie wystawia już faktur, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Stan prawny na 7 października 2026.

Ustawa o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263, art. 145m

Co dokładnie kończy się 31 grudnia

Art. 145m ust. 1 pozwalał w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, dopóki łączna sprzedaż z takich faktur w miesiącu nie przekroczyła 10 000 zł brutto. Jak ten limit się liczył, wyjaśniamy w tekście Limit 10 000 zł w KSeF. Po 31 grudnia przepis wygasa i obowiązek z art. 106ga ust. 1 obejmuje wszystkich podatników. MF opisuje to w harmonogramie jako moment, w którym KSeF staje się obowiązkowy „dla wszystkich".

MF: Etapy wdrożenia KSeF 2.0

W praktyce zmienia się kilka rzeczy:

• Zwolnieni z VAT. Podatnik zwolniony (art. 113) nadal wystawia fakturę tylko na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3 pkt 2), ale gdy wystawia ją innemu podatnikowi, robi to w KSeF. Zwolnienie z art. 113 nie jest wyjątkiem od KSeF (wyjątki opisujemy niżej). Pani Ewa, fryzjerka zwolniona z VAT, która raz na kilka miesięcy wystawia fakturę na 400 zł dla salonu kosmetycznego, od stycznia robi to w KSeF.
• Kasa fiskalna. Art. 145n pozwalał do końca 2026 r. wystawiać faktury z kasy i traktować paragon z NIP (do 450 zł lub 100 euro) jako fakturę uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. to się kończy. Klient z firmą, który chce fakturę, dostaje ją z KSeF.
• Konsumenci. Faktury dla osób fizycznych bez działalności zostają poza obowiązkiem (art. 106ga ust. 2 pkt 4).
• Przelewy. Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT, który płaci czynnemu podatnikowi VAT za fakturę, ma podać w przelewie numer KSeF (art. 108g ust. 1, dla płatności od 1 stycznia 2027 r.).

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 14

Stałe wyjątki od KSeF są nieliczne: art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienia m.in. sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, procedury szczególne i zwolnienie z art. 113a (pkt 6), a rozporządzenie MF (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) m.in. faktury za przejazd płatną autostradą i bilety jednorazowe na przewóz osób.

Rozporządzenie MF w sprawie przypadków bez obowiązku faktur ustrukturyzowanych, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2

Liczy się data wystawienia faktury: faktura online jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Z brzmienia art. 145m wynika więc, że faktura za grudniową usługę, wystawiona 4 stycznia 2027 r., jest już fakturą 2027 roku i idzie przez KSeF.

Plan na ostatnie tygodnie

Kolejność ma znaczenie: bez logowania nie nadasz uprawnień, bez programu nie przetestujesz wystawiania. Przykład: Ania, grafik na JDG, wystawia 3-4 faktury miesięcznie dla agencji i do tej pory mieściła się w limicie.

1. Wybierz sposób logowania

Osoba fizyczna loguje się do KSeF przez Węzeł krajowy (login.gov.pl: Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna lub e-dowód), kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tokenem albo certyfikatem KSeF. Pierwsza metoda jest bezpłatna, a kontekstem logowania jest Twój NIP. Obowiązek otrzymywania faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. niezależnie od limitu i dotyczy faktur wystawionych w KSeF (Podręcznik cz. II, s. 96), więc jeśli już je tam sprawdzasz, ten krok masz za sobą.

Z tokenem jest niepewność. Rozporządzenie pozwala na niego do 31 grudnia 2026 r. (§ 13), MF zapowiedziało zachowanie tej metody, ale nowelizacji nie opublikowano. Jeśli Twój program loguje się tokenem, zapytaj dostawcę o plan, a różnice opisaliśmy w tekście certyfikaty a tokeny.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 21 i 26 Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, s. 96

2. Wybierz program

MF udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce, ap.ksef.mf.gov.pl), Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Podręcznik wprost wskazuje, że mogą one być docelowym narzędziem do wystawiania faktur od 1 stycznia 2027 r. Przy kilku fakturach w miesiącu to wystarczy. Jeśli używasz programu do fakturowania, sprawdź, czy dostawca ma integrację z API KSeF 2.0 i czy obsługuje tryby offline. Sklep z kasą potrzebuje narzędzia do wystawiania faktur poza kasą, bo od stycznia kasa tego nie zrobi.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, s. 96

3. Nadaj uprawnienia księgowej

Jako osoba fizyczna nadajesz uprawnienia elektronicznie, w Aplikacji Podatnika, bez zawiadomienia ZAW-FA. Wybierasz zakres: przeglądanie faktur (biuro pobiera i księguje) albo także wystawianie. Podręcznik opisuje trzy modele: biuro bez dostępu do KSeF, biuro z dostępem do faktur i biuro, które wystawia faktury za klienta. Ustal z księgową, który wybieracie, zanim zrobisz pierwszą fakturę w styczniu.

Podręcznik Aplikacji Podatnika, s. 136–145

4. Przetestuj wystawianie i odbiór

MF udostępniło środowisko testowe i przedprodukcyjne (Demo) Aplikacji Podatnika, a jeśli używasz programu, zapytaj dostawcę, czy zapewnia testy. Wystaw testową fakturę, zobacz, jak wygląda po stronie odbiorcy, i sprawdź, co program pokazuje, gdy KSeF odrzuci plik. Najczęstsze powody odrzuceń opisujemy w tekście najczęstsze błędy walidacji FA(3).

5. Ustal, co robisz przy awarii

Faktury offline wystawia się według wzoru FA(3) i dosyła do KSeF w terminie. Do wystawiania offline potrzebny jest certyfikat KSeF, więc pobierz go z wyprzedzeniem.

Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w środkach masowego przekazu, faktury wystawia się poza KSeF i nie dosyła ich.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 23–24

6. Wystaw pierwszą fakturę w styczniu

Wyślij ją do KSeF w dniu wystawienia. Faktura online uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania, a wysłana dzień później traktowana jest jak faktura offline24. Krajowemu nabywcy z NIP poza przesłaniem do KSeF faktury nie wydajesz, a on pobierze ją z systemu po zalogowaniu albo przez link lub kod QR, więc nie musisz wysyłać mu PDF-a ani numeru KSeF. Zagranicznemu nabywcy wystawiasz fakturę w KSeF i dodatkowo przekazujesz ją w uzgodniony sposób, jak opisujemy w tekście faktura zagraniczna w KSeF.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, s. 97