Токен чи сертифікат KSeF: чим входити у 2026

Якщо ти виставляєш рахунки вручну в Aplikacja Podatnika (веб-застосунку KSeF для платника), входь через Profil Zaufany (безкоштовний польський довірений профіль): його достатньо для JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський ФОП). Якщо рахунки надсилає програма (Fakturownia, inFakt, wFirma, власний ERP), вона підключається через API і потребує токена або сертифіката KSeF. Profil Zaufany там не працює.

Способи входу коротко

Profil Zaufany і е-посвідчення: ручний вхід

Якщо ти подавав PIT онлайн або входив до ZUS (польський соцстрах), Profil Zaufany у тебе, імовірно, вже є. Якщо ні, його можна оформити за кілька хвилин через інтернет-банкінг, застосунок mObywatel, ePUAP (pz.gov.pl) або в податковій.

Він дає повний доступ до Aplikacja Podatnika: виставлення рахунків через форму, перегляд рахунків від контрагентів і надання доступів іншим людям, наприклад бухгалтерській конторі.

Е-посвідчення працює так само, якщо воно активоване для електронного підпису (одноразовий візит до установи). Частіше обирають Profil Zaufany, бо він не потребує зчитувача карток. В Aplikacja Podatnika можна також увійти через mObywatel чи інтернет-банкінг, а з е-посвідченням через login.gov.pl.

Кваліфікований підпис і печатка: якщо вони вже є

Кваліфікований електронний підпис (стандарт eIDAS) видають комерційні провайдери, зокрема Certum, Sigillum і EuroCert, за річною або багаторічною підпискою. У KSeF він дає той самий доступ через браузер, що й Profil Zaufany, тож має сенс переважно тоді, коли ти вже користуєшся ним для e-KRS, тендерів чи договорів.

Кваліфікована печатка є аналогом підпису для юридичної особи і також є способом входу в KSeF.

Токен: найпростіший доступ для програми

Токен це рядок символів, який ти генеруєш в Aplikacja Podatnika і вводиш у налаштуваннях програми. Інфраструктури сертифікатів він не потребує. Діє до відкликання, має обсяг прав (наприклад, лише виставлення або лише читання), а скасувати його можна одним кліком, якщо ти змінюєш постачальника програми.

За чинним розпорядженням токени можна використовувати до 31 грудня 2026 року. Міністерство фінансів оголосило, що токени залишаться довше, і має намір змінити розпорядження. Станом на 7 жовтня 2026 року зміни ще немає.

МФ — підсумок консультацій після часткового впровадження KSeF

Сертифікат KSeF: тип 1 (автентифікація) і тип 2 (offline)

Сертифікат це довговічніше підтвердження особи для доступу через API, яке завантажують із системи МФ. Для складних впроваджень, що обслуговують багатьох платників, він підходить краще за токен. Типи розрізняються за функцією, а один сертифікат має лише один тип:

• Тип 1 (в API Authentication) призначений для автентифікації в KSeF.
• Тип 2 (в API Offline) призначений для виставлення рахунків у режимі offline.

Тож у бухгалтерської контори чи інтегратора власного типу сертифіката немає. Хто і від чийого імені може діяти, випливає з дозволів, наданих у KSeF.

Підручник KSeF 2.0, ч. I, с. 14 CIRF — сертифікати KSeF (ksef-docs)

Дозволи для бухгалтера і коли потрібен ZAW-FA

Дозволи, зокрема для бухгалтерської контори, надають електронно в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 або через API. Це основний шлях. Форма ZAW-FA, яку подають у податковій, потрібна лише тоді, коли платник не є фізичною особою й не має кваліфікованої печатки, або коли в підписі чи печатці немає NIP чи PESEL.

Обсяг прав ти встановлюєш сам: лише читання, лише виставлення або повний доступ. Узгодь його з бухгалтером і не давай більше, ніж потрібно. Контора зазвичай сама попросить дозволи і проведе тебе через процес.

Розпорядження МФ, Dz. U. 2025 poz. 1815, §4–5 Підручник KSeF 2.0, ч. I, §3.2.3 FAQ МФ — доступи та сертифікати

Що обрати у твоїй ситуації

Якщо виставляєш рахунки зрідка, можеш глянути на e-mikrofirma, безкоштовний застосунок МФ для найменших підприємців. Підтримка KSeF у ньому обмежена і змінюється, тому перед вибором перевір сайт МФ.

Решту підготовки ми описали в матеріалі KSeF з 1 квітня 2026. Щоб перевірити XML-файл перед відправкою, завантаж його у валідатор ksefuj.to: він працює в браузері, а файл не залишає твій комп'ютер.