KSeF і бухгалтерське бюро: хто що робить

Коли ти даєш бухгалтерському бюро (biuro rachunkowe) повноваження на доступ до рахунків у KSeF, бюро саме завантажує із системи всі твої рахунки, і продажні, і закупівельні, тож пересилати їх більше не треба. Ти передаєш лише документи, яких у KSeF немає. Рахунки виставляє той, кому ти даси повноваження на виставлення: ти, бюро або ви обоє.

Правовий стан на 26 жовтня 2026 року.

Як MF описує розподіл роботи з бюро?

У ч. I Посібника KSeF 2.0 Міністерство фінансів (MF) описує три варіанти й зазначає, що вони «відрізняються обсягом відповідальності сторін». Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 20

Аня, графічна дизайнерка на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність фізичної особи), виставляє три рахунки на місяць у своїй програмі. Їй найзручніший варіант 2: вона сама виставляє рахунки, а пані Кристина з бюро завантажує з KSeF і її продажі, і закупівлі. Варіант 3 має сенс, коли ти не хочеш виставляти рахунки сам або не маєш доступу до інтернету. Другу причину MF називає прямо: тоді повноваження на виставлення можна дати, наприклад, працівникові бюро. FAQ KSeF 2.0, запитання про осіб без доступу до інтернету

Які повноваження дати бюро?

MF називає три повноваження, які можна дати працівникам і фірмам, з якими ти співпрацюєш: виставлення рахунків, перегляд рахунків і управління повноваженнями. MF: листівка «Pracownicy i Księgowi»

• Перегляд рахунків (у Посібнику KSeF він називається «доступ до рахунків») охоплює всі твої рахунки, продажні й закупівельні. Обмежити його лише закупівлями не можна.
• Виставлення рахунків є окремим повноваженням. Воно охоплює й виставлення в офлайн-режимах (offline24, недоступність, аварійний режим). Можна дати одне без іншого. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 54-55
• Управління повноваженнями дозволяє надавати й відкликати доступ від твого імені. Бюро як фірмі його не надаси, лише конкретній особі. Для ведення бухгалтерії воно не потрібне, тож краще залиш його собі. Посібник Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, п. 5.5.2.7, таблиця 32

Повноваження надаєш бюро як фірмі, за NIP, або конкретній бухгалтерці. Якщо надаси його бюро й позначиш «z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia» (з правом подальшої передачі повноваження), бюро саме призначить працівників, які тебе обслуговують, і при кадрових змінах тобі нічого не треба робити. FAQ KSeF 2.0, запитання про працівників бюро Як JDG ти робиш це електронно, в Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника податків) або в програмі, підключеній до KSeF, без повідомлення ZAW-FA. Покрокову інструкцію знайдеш у пораднику, як дати бухгалтеру доступ до KSeF.

Чи впорається бюро, яке виставляє за тебе, зі збоєм?

Повноваження на виставлення охоплює офлайн-режими, тож бюро може виставити рахунок і тоді, коли KSeF не працює. Офлайн-рахунок, який передають поза KSeF, повинен мати QR-код, а для його генерування потрібен сертифікат KSeF типу 2. Сертифікатами, виданими на особу, ділитися не можна, тому в прикладі MF бухгалтерка під час виставлення офлайн використовує власний сертифікат. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 48 (приклад 18)

Тож домовся з бюро, хто під час збою виставляє офлайн-рахунок і хто потім стежить за терміном його надсилання до KSeF. Терміни для кожного режиму є в пораднику про збій KSeF і офлайн-режим. Офлайн-рахунок отримує номер KSeF лише після надсилання, і до того часу його в системі немає.

Що тобі й далі треба передавати бюро?

Бюро бачить у KSeF лише те, що потрапило до KSeF. Решту передаєш, як і раніше: поштою, через програму або в папці.

• Твої рахунки для приватних осіб, якщо виставляєш їх поза KSeF. Рахунок для споживача не обов'язково має потрапити до системи, хоча може (art. 106ga ust. 2 pkt 4 і ust. 4 закону про ПДВ).
• Рахунки від іноземних продавців без місцезнаходження і постійного місця діяльності в Польщі (art. 106ga ust. 2 pkt 1 і 2), наприклад за програмне забезпечення чи рекламу.
• Разові квитки на проїзд (поїзд, автобус, літак) і спрощені рахунки за автомагістраль (art. 106ga ust. 2 pkt 5, розпорядження Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2).
• Рахунки, виставлені поза KSeF до 31 грудня 2026 року: у межах ліміту 10 000 zł на місяць (art. 145m), з касового апарата, а також чеки з NIP, які вважаються рахунками (art. 145n). Це стосується і твоїх продажів, і твоїх закупівель у таких продавців.
• Документи, які не є рахунками в KSeF: рахунки pro forma, дебетові й кредитні ноти (noty obciążeniowe i uznaniowe), внутрішні документи. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.1, с. 6

Закон про ПДВ, art. 106ga, 145m і 145n

Для закупівельного рахунку поза KSeF датою отримання є день, коли він фактично до тебе надійшов. Тому бюро потрібен не лише файл, а й інформація, коли ти його отримав. Як це впливає на відрахування ПДВ, ми описали в тексті про відрахування ПДВ з рахунку поза KSeF.

Хто реагує на помилковий або чужий закупівельний рахунок?

У KSeF немає кнопки «відхилити», і система не надсилає сповіщень про нові рахунки. Програма, якою користується бюро або ти, має сама перевіряти, чи щось надійшло. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.3-6.4 Якщо бюро завантажує рахунки раз на місяць, чужий рахунок воно побачить лише під час закриття періоду.

Помилковий рахунок виправляє лише продавець, коригувальним рахунком. З 1 лютого 2026 року коригувальних нот (noty korygujące) більше немає, тож ні ти, ні бюро не виставите ноту до чужого рахунку. Якщо продавець вписав твій NIP помилково, він виставляє коригування до нуля і новий рахунок для правильного покупця. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.2-1.6.4 Із продавцем зв'язуєшся ти, бо бюро не знає, що ти замовляв.

Рахунок, підозрілий на шахрайство, може повідомити в Aplikacja Podatnika кожен, хто має доступ до рахунків у твоєму контексті, тобто й бюро. За MF, звичайна помилка, суперечка про ціну чи продовжена підписка ще не є зловживанням. Посібник KSeF 2.0, ч. III, п. 7.1-7.2 Що робити з таким рахунком, ми пишемо в статті про фальшиві рахунки в KSeF.

Що записати в договорі з бюро?

MF не дає зразка такого договору. Ми пропонуємо, щоб пані Кристина й Аня записали кілька речей:

1. Який варіант ви застосовуєте і які повноваження отримало бюро (з правом передавати їх працівникам чи без).
2. Хто виставляє рахунки, а якщо бюро, то на підставі яких даних і в який строк після твого запиту.
3. Хто й як часто перевіряє закупівельні рахунки в KSeF і хто затверджує рахунок від нового постачальника.
4. Як і до якого терміну ти передаєш документи поза KSeF зі списку вище.
5. Хто зв'язується з продавцем щодо коригування і хто повідомляє про зловживання.
6. Хто під час збою виставляє офлайн-рахунки і стежить за їх надсиланням до KSeF.
7. Що відбувається з повноваженнями після завершення співпраці.

Розподіл обов'язків між тобою і бюро випливає з договору, а не з правил KSeF. Якщо бюро має виставляти рахунки, цю частину договору покажи юристові.

Як змінити бюро й не залишити йому доступу?

Коли завершуєш співпрацю, відклич повноваження бюро в Aplikacja Podatnika або у своїй програмі. Зробити це може лише той, хто має право управляти повноваженнями, тобто зазвичай ти як власник JDG. FAQ MF, пит. 18 Щойно ти відкличеш повноваження бюро, усі його працівники одночасно втрачають доступ до твоєї фірми: їхні повноваження формально залишаються, але перестають діяти. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 77-78 Якщо ти дав доступ конкретній бухгалтерці, відкликаєш його в неї окремо. Її сертифікат KSeF залишається чинним, але від твого імені вже не діятиме.

Новому бюро надаєш повноваження заново. MF описує доступ до рахунків як доступ до всіх рахунків платника (ч. I, с. 55), і ми не знайшли застереження, що він охоплює лише рахунки від дня надання. Рахунки не зникають із KSeF при зміні бюро, бо система зберігає їх 10 років від кінця року виставлення. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.3

Перш ніж підписати новий договір, перевір у списку наданих повноважень в Aplikacja Podatnika, хто сьогодні має доступ до твоїх рахунків. Якщо ви з бюро взагалі не домовилися про варіант, почни з порадника, як отримати рахунок у KSeF.