Вхід до KSeF: Profil Zaufany чи підпис

До KSeF можна увійти через Profil Zaufany: в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (застосунок для платників податків) обираєш «Zaloguj przez login.gov.pl» («Увійти через login.gov.pl»), а там Profil Zaufany, mObywatel, онлайн-банкінг або e-dowód. Друга кнопка, «Zaloguj certyfikatem» («Увійти сертифікатом»), для людей і фірм, які мають кваліфікований електронний підпис або печатку.

Profil Zaufany (довірений профіль) є безкоштовною польською державною електронною ідентифікацією, mObywatel є державним мобільним застосунком, а e-dowód є польською ID-карткою з чипом. Правовий стан на 7 жовтня 2026 року.

Посібник Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, розд. 4.1

Як виглядає вхід

Aplikacja Podatnika працює за адресою ap.ksef.mf.gov.pl. Після вибору способу входу застосунок питає, від чийого імені ти хочеш діяти. Обираєш тип ідентифікатора (NIP, внутрішній ідентифікатор або складений ідентифікатор із номером VAT-UE), вводиш його й натискаєш «Przejdź dalej» («Далі»).

Аня веде JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) як графічна дизайнерка. Вона входить через Profil Zaufany, обирає NIP і вводить свій власний NIP. Якби вона обслуговувала ще й рахунки іншої фірми, на цьому ж кроці ввела б NIP тієї фірми. Для цього потрібні повноваження в контексті цієї фірми.

FAQ МФ: KSeF 2.0 CIRFMF: автентифікація

JDG: входиш одразу, без ZAW-FA

Якщо ти ведеш JDG, KSeF сам надає тобі повноваження власника для твого NIP. Вони охоплюють виставлення рахунків, доступ до рахунків, надання повноважень іншим (наприклад, бухгалтерському бюро), історію сесій і перегляд повноважень. Відібрати їх неможливо. Увійти можеш одразу через Profil Zaufany або кваліфікованим підписом.

JDG не подає повідомлення ZAW-FA. ZAW-FA є формою, якою платник повідомляє податкову, хто може працювати в KSeF від його імені. Єдиний виняток для JDG: реєстрація твого власного кваліфікованого підпису, який не містить ні NIP, ні PESEL (польського персонального номера). Про це нижче.

Після входу побачиш рахунки, виставлені на твій NIP. Якщо серед них трапиться рахунок від незнайомої фірми, подивись, як розпізнати фальшивий рахунок у KSeF.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 57

Компанія: кваліфікована печатка або особа, вказана в ZAW-FA

Томаш очолює правління spółka z o.o. (польський аналог ТОВ). Його Profil Zaufany сам по собі не відкриє йому рахунків компанії, бо компанія не фізична особа й не отримує повноважень автоматично. Є два шляхи:

• Кваліфікована печатка компанії. Вхід кнопкою «Zaloguj certyfikatem».
• Повідомлення ZAW-FA. У ньому компанія вказує рівно одну фізичну особу, яка не мусить бути внесена до KRS (Національного судового реєстру). Ця особа отримує, зокрема, керування повноваженнями, виставлення рахунків і доступ до них, а наступних людей додає вже електронно.

ZAW-FA(3) можна подати на папері, через e-Urząd Skarbowy (Dokumenty → Złóż dokument, тобто «Документи → Подати документ») або через e-Doręczenia (польська система електронного вручення). Подання через ePUAP не має сили з 1 січня 2026 року. Повноваження починають діяти, коли податкова (urząd skarbowy) внесе дані до системи, тож не відкладай це на день виставлення рахунку. Коли вони вже діють, особа з ZAW-FA входить своїм способом (через login.gov.pl або кваліфікованим підписом) і на кроці з ідентифікатором вводить NIP компанії.

Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 ust. 1 Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 58-61

Кваліфікований підпис без NIP і PESEL

Кваліфікований підпис, у сертифікаті якого є NIP або PESEL, працює одразу. Якщо в сертифікаті немає жодного з них, KSeF не знає, чий це підпис, і треба зареєструвати його відбиток (хеш SHA-256, 64 шістнадцяткові символи). В Aplikacja Podatnika для цього є функція «Pobierz odcisk palca» («Отримати відбиток»): підписуєш файл сертифікатом і обираєш «Przekaż plik» («Передати файл»).

Хто реєструє відбиток, залежить від того, чий це підпис:

• Твій власний, і ти ведеш JDG: реєструєш його повідомленням ZAW-FA (це той самий виняток із розділу про JDG).
• Особи, якій ти надаєш повноваження: вводиш відбиток під час надання повноважень, з ідентифікатором «Brak» («Немає»), датою народження й документом, що посвідчує особу.

Після поновлення або заміни такого підпису повноваження треба зареєструвати знову. Не треба, якщо новий сертифікат уже містить NIP або PESEL.

FAQ МФ: найчастіші запитання, пит. 19

JDG громадянина України

Олена, громадянка України, веде JDG у Польщі. Входу через eID інших країн ЄС Aplikacja Podatnika не підтримує. eID з-поза ЄС (наприклад, «Дія») посібник серед способів входу не згадує, а окремих роз'яснень МФ для громадян України ми не знайшли. Тож в Олени ті самі два шляхи, що й у всіх: login.gov.pl або кваліфікований підпис. Якщо її підпис не містить ні NIP, ні PESEL, вона реєструє відбиток повідомленням ZAW-FA, як будь-яка JDG. Чи може конкретна людина створити Profil Zaufany або mObywatel, документи KSeF не визначають.

Посібник Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, с. 13-17

Токен і сертифікат KSeF: для програм, а не для тебе

Токеном чи сертифікатом KSeF в Aplikacja Podatnika не увійдеш. Вони потрібні програмам для виставлення рахунків, які з'єднуються з KSeF через API. Програма автентифікується підписаним запитом (XAdES) або токеном KSeF. Сертифікат KSeF генерують після автентифікації через login.gov.pl, кваліфікованим підписом або печаткою, і він дійсний щонайбільше 2 роки. Після автентифікації токеном згенерувати сертифікат KSeF неможливо.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 42 CIRFMF: автентифікація

Що буде з токенами після 31 грудня 2026

Це не вирішено. Розпорядження дозволяє використовувати токени до 31 грудня 2026 року (§ 13 ust. 1 pkt 1). Міністерство фінансів у посібнику від 6 серпня 2026 року обіцяє, що токени залишаться «безстроково», а розпорядження «буде відповідно змінено». Станом на 7 жовтня 2026 року зміни не опубліковано. Команда API CIRF MF написала 10 вересня 2026 року на GitHub, що токени, видані до 31 грудня 2026 року, працюватимуть, але не довше ніж до 30 листопада 2027 року. Це анонс, а не норма права.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 26

Якщо твоя програма з'єднується з KSeF токеном, сьогодні нічого робити не треба. Запитай постачальника програми, як він готується до кінця 2026 року.

Dz.U. 2025 poz. 1815, § 13 CIRFMF ksef-api, звернення 834

Чи Profil Zaufany досі працює в KSeF?

Так, через login.gov.pl. Розпорядження про зміни (Dz.U. 2026 poz. 169) змінило дві дати: перехідна підстава для самостійного довіреного підпису (podpis zaufany) закінчилася 13 лютого 2026 року, а з 14 лютого 2026 року діє постійна підстава для входу через національний вузол, тобто login.gov.pl, де Profil Zaufany є одним із засобів. FAQ KSeF 2.0 і далі називає Profil Zaufany серед способів входу до Aplikacja Podatnika.

Відкритим лишається питання, чи KSeF технічно ще приймає самостійний довірений підпис, наприклад для підписання файлу в інтеграції через API. Технічна документація МФ досі його згадує, а міністерство цього не вирішило.

Dz.U. 2026 poz. 169

Коли Profil Zaufany не працює

МФ публікує інформацію про збої на сторінці технічних повідомлень. У 2026 році там були, зокрема, збої Profil Zaufany 5 і 11 травня та перебої в Aplikacja Podatnika 25 вересня. Спершу заглянь туди, щоб знати, чи проблема на твоєму боці.

Якщо недоступний лише Profil Zaufany, на тому ж екрані login.gov.pl обери mObywatel, онлайн-банкінг або e-dowód. Вхід кваліфікованим підписом або печаткою йде окремою кнопкою «Zaloguj certyfikatem». Коли не працює сам застосунок Aplikacja Podatnika, зміна способу входу не допоможе.

МФ: технічні повідомлення

Якщо ти ведеш JDG і входиш уперше, решту необхідного мінімуму знайдеш у посібнику KSeF для ФОП.