Як дати бухгалтеру доступ до KSeF: крок за кроком

Бухгалтеру ти даєш доступ до KSeF в електронному вигляді: входиш в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (або користуєшся власною програмою), відкриваєш Uprawnienia (Права доступу), Nadaj uprawnienie (Надати право) і вказуєш бухгалтерське бюро за NIP або конкретну людину. Повідомлення ZAW-FA для цього не потрібне, якщо ти надаєш доступ як фізична особа, що веде діяльність (JDG, польський відповідник ФОП).

Правовий стан на 7 жовтня 2026 року. Застосунок і офіційні документи польською, тому назви пунктів меню нижче подано польською з перекладом.

Що можна надати, а що краще залишити

Як власник фірми ти вже маєш у KSeF права власника, прив'язані автоматично до твого NIP. У податковій нічого подавати не треба, а позбавити цих прав самого себе не можна. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 57

Бухгалтеру ти надаєш частину з них. Найчастіше два:

• wystawianie faktur (виставлення рахунків-фактур),
• przeglądanie faktur (перегляд фактур; у самій системі це «dostęp do faktur»), тобто завантаження фактур продажу й закупівлі.

Якщо Аня виставляє фактури сама, в програмі, інтегрованій з KSeF, бюро досить перегляду: воно завантажує фактури, обліковує їх і розраховує податки. Виставлення має сенс, коли бюро має виставляти фактури від імені Ані. Обидва варіанти описує Мінфін у ч. I посібника (с. 20).

Крок за кроком: доступ для бухгалтерського бюро

Це варіант для тих, хто працює з бюро. Ти надаєш право бюро як суб'єкту (за NIP), а бюро саме вирішує, хто з працівників веде твою фірму. Коли працівник іде з бюро, тобі нічого змінювати не треба.

1. Увійди в Aplikacja Podatnika через login.gov.pl (Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банкінг, e-Dowód) або кваліфікованим підписом чи печаткою. Як контекст вкажи власний NIP. Посібник Aplikacja Podatnika, с. 14-15 Токеном чи сертифікатом KSeF у цей застосунок не зайти. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 41 (токен) і 42 (сертифікат)
2. Відкрий Uprawnienia, Nadaj uprawnienie.
3. У полі «Rodzaj uprawnienia» (вид права) обери «Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur» (суб'єкту, для виставлення й перегляду фактур).
4. Введи NIP і повну назву бюро.
5. Познач обсяг: «wystawianie faktur» та/або «przeglądanie faktur». Біля кожного можна додати «z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia» (з правом передавати право далі). Без цієї позначки бюро саме не передасть доступ своїм працівникам.
6. Підтверди й перевір у списку «Zarządzaj uprawnieniami», що право з'явилося.

Цей шлях підтверджує Мінфін у відповіді на питання, як надати права бюро. FAQ Мінфіну, пит. 17

Окремий «акаунт» створювати не треба. Людина з правом автентифікується одним із дозволених способів і може працювати. FAQ KSeF 2.0, пит. 8

Якщо ти користуєшся програмою, інтегрованою з API KSeF 2.0, ті самі права можна надати там. Aplikacja Podatnika лише один із двох шляхів.

Доступ для конкретного бухгалтера

Працюєш з однією людиною, а не з бюро? Обери «Osobie fizycznej do pracy w KSeF» (фізичній особі для роботи в KSeF) і вкажи її за NIP або PESEL, з іменем і прізвищем. Обсяг обираєш зі списку: виставлення фактур, перегляд фактур, перегляд прав, перегляд історії сесій (створення UPO) і керування підпорядкованими суб'єктами. Посібник Aplikacja Podatnika, с. 137-138

Практична різниця з наданням бюро: право прив'язане до людини, тож якщо вона змінить роботу, доступ треба забрати й надати її наступнику. Коли право надане бюро, цю зміну робить саме бюро.

Що робить пані Кристина, щоб доступ дійшов до працівників

Якщо Аня позначила «з правом передавати далі», бюро може передати доступ своїм працівникам. Для цього бюро входить не в контексті Ані, а у власному, за NIP бюро. Для кожного надання воно обирає в Aplikacja Podatnika один із двох варіантів:

• «Osobie fizycznej do pracy dla klienta» (фізичній особі для роботи на клієнта): працівник веде лише названого клієнта (вказується NIP клієнта),
• «Osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów» (для роботи на всіх клієнтів): працівник веде всіх клієнтів, які надали бюро права з можливістю передачі.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 74-76

Працівник бюро отримує лише виставлення й перегляд фактур і не може передати їх далі. Щоб працювати на Аню, він входить в KSeF у контексті її NIP.

Як забрати доступ

В Aplikacja Podatnika відкрий Zarządzaj uprawnieniami, познач право у списку (наприклад, у списку наданих прав суб'єктам), натисни «Odbierz uprawnienie» (забрати право), підтверди й онови екран, щоб побачити результат. Забрати право може лише людина з правом керування правами. Посібник Aplikacja Podatnika, с. 160-161

Якщо забрати право в бюро, усі його працівники одразу втрачають доступ до твоєї фірми. Права власника забрати не можна.

Коли ZAW-FA все ж потрібна

Повідомлення ZAW-FA стосується вузьких випадків:

• Фірма не є фізичною особою й не має кваліфікованої печатки. Наприклад, товариство з обмеженою відповідальністю (sp. z o.o.). Перші права воно має надати через ZAW-FA, вказавши одну фізичну особу (необов'язково члена правління). Ця особа вже в електронному вигляді надає наступні права, зокрема й бухгалтеру. Розпорядження Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 ust. 1
• Твій власний кваліфікований підпис не містить ні NIP, ні PESEL. ZAW-FA охоплює лише підпис самого платника (або єдиної особи, вказаної в повідомленні), а його «відбиток пальця» повідомляється в цьому повідомленні. Підпис бухгалтера без NIP і PESEL повідомляється в електронному вигляді в Aplikacja Podatnika (опис нижче), без ZAW-FA. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 33 і 57

ZAW-FA(3) можна подати на папері, через інтерактивну форму в e-Urząd Skarbowy або через e-Doręczenia. Мінфін: ZAW-FA(3) в e-US Повідомлення, надіслане через ePUAP, з 1 січня 2026 року неефективне. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 58-59 Права починають діяти лише після того, як працівник податкової внесе дані в систему, а підтвердження приходить на e-mail. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 33 FAQ KSeF 2.0, пит. 16

У ZAW-FA вказують одну особу. Щоб її змінити, спершу подаєш повідомлення про забирання прав у чинної особи, потім про надання новій.

Підпис без NIP і PESEL: відбиток пальця

Коли бухгалтер користується кваліфікованим підписом без NIP і PESEL (наприклад, виданим за кордоном), вказати її за номером не вийде. Право надається на «відбиток пальця» сертифіката: 64 символи (цифри та літери a-f), обчислені алгоритмом SHA-256. В Aplikacja Podatnika на екрані входу є кнопка «Pobierz odcisk palca» (завантажити відбиток): завантажуєш файл, підписуєш його сертифікатом і передаєш назад. У формі надання обираєш особу із сертифікатом без NIP і PESEL, ідентифікатор «Brak» (немає), вводиш відбиток, а також ім'я, прізвище, дату народження та дані документа, що посвідчує особу (вид, номер, країна). Посібник Aplikacja Podatnika, с. 16-17 і 139

Найчастіша проблема: бухгалтер продовжує підпис або купує новий, і доступ перестає працювати. З відбитком пальця права тоді треба повідомити знову. Якщо новий підпис і далі містить NIP або PESEL, нічого міняти не треба. FAQ KSeF 2.0, питання про продовження підпису

Що далі

Вхід бухгалтерської програми в KSeF це окрема справа від прав для людей. Порівняння сертифікатів і токенів дивись у пості Сертифікати проти токенів у KSeF. Якщо тільки починаєш, почни з KSeF для ФОП.