KSeF для ФОП: кого стосується і що робити

З 1 квітня 2026 р. KSeF обов'язковий для тебе і як для активного платника ПДВ, і як для звільненого від ПДВ, а рахунки B2B виставляються лише через нього. Виняток: продаж до 10 000 злотих на місяць, до кінця 2026 р.

KSeF (Krajowy System e-Faktur, Національна система е-рахунків Польщі) — це платформа Міністерства фінансів. Замість PDF поштою рахунок потрапляє до системи, отримує номер KSeF і одразу стає доступним для твого клієнта. Якщо ти виставляєш 2–3 рахунки на місяць, програма для виставлення рахунків робить це за тебе, тож змінюється лише те, куди потрапляє готовий документ.

Правовий стан на 9 жовтня 2026 р.

Чи стосується KSeF мого бізнесу?

Активний платник ПДВ (подаєш VAT-7 або VAT-7K): обов'язок з 1 квітня 2026 р. Повернення до PDF у відносинах B2B немає.
Звільнений від ПДВ (ст. 113, оборот менш ніж 240 000 злотих, не зареєстрований як активний платник ПДВ): окремого графіка немає, обов'язок з 1 квітня 2026 р. як для активних платників, з тим самим лімітом 10 000 злотих. Єдиний постійний виняток це процедура ЄС для малих підприємств (ст. 113a), виключена ст. 106ga ч. 2 п. 6.
Продаж до 10 000 злотих на місяць: тимчасове звільнення до 31 грудня 2026 р. для кожного платника, зокрема й звільненого від ПДВ (ст. 145m). З 1 січня 2027 р. ліміту немає ні для кого. Ліміт уже переглядався, тож перевір дату на ksef.podatki.gov.pl. Як його рахувати, ми пояснюємо в окремій статті про ліміт 10 000 злотих.

Ст. 145m Закону про ПДВ — ліміт 10 000 злотих

Ліміт рахується від загальної вартості брутто рахунків B2B, що підпадають під обов'язок KSeF, виставлених у конкретному місяці. Продаж через касові апарати, рахунки B2C і спрощені чеки з NIP до 450 злотих не враховуються.

Коли почнуться штрафи

Обов'язок KSeF для всіх, як і раніше, починається 1 січня 2027 р. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило, що продовжить відстрочку штрафів за помилки в KSeF до кінця 2027 року. Урядовий проєкт змін до Закону про ПДВ (UD477, версія від 22 вересня 2026 р., етап міжміністерських консультацій) передбачає, що ст. 106ni ч. 1–3 і 5–7 діятимуть з 1 січня 2028 р. Це ще не закон.

Оголошення МФ: продовження відстрочки штрафів до кінця 2027 р. Проєкт UD477 — Rządowy Proces Legislacyjny

Відсутність штрафів не робить законними рахунки поза системою. Рахунок, виставлений поза KSeF всупереч обов'язку, може бути визнаний виставленим з порушенням правил, а це ризик для обох сторін угоди.

Як почати: 4 кроки

Перевір, чи твоя програма підтримує KSeF 2.0. Запитай постачальника прямо. Fakturownia, inFakt, wFirma і Comarch уже підтримують. Якщо твоя ні, змінюй програму.
Виставь тестовий рахунок із вигаданими даними та пройди весь процес від створення до надсилання.
Перевір файл перед надсиланням. KSeF відхиляє помилковий рахунок, а відхилений рахунок формально не існує, навіть якщо клієнт отримав PDF. Файл можна перевірити в безплатному валідаторі на ksefuj.to, який не надсилає його за межі твого браузера.
Надішли рахунок до тестового середовища МФ за адресою ap-test.ksef.mf.gov.pl/web. Дані вигадані, правових наслідків немає. Так ти побачиш, чи програма правильно з'єднується із системою.

FAQ MF — KSeF 2.0

Що, якщо в мене немає програми для рахунків?

Платна програма не потрібна. МФ надає два безплатні інструменти:

Aplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) працює в браузері. Ти виставляєш рахунки через форму, переглядаєш отримані й керуєш повноваженнями. Входиш через Profil Zaufany (безплатний, оформлюється через інтернет-банкінг, mObywatel або в установі), е-посвідчення або кваліфікований електронний підпис. Для кількох рахунків на місяць цього досить. Способи входу порівнюємо в статті про сертифікати та токени KSeF.
e-mikrofirma — безплатний застосунок МФ для найменших підприємств. KSeF підтримує в обмеженому обсязі, тож перед вибором перевір актуальний перелік функцій на сайті МФ.

Якщо користуєшся комерційною програмою, запитай постачальника, чи оновлення для KSeF входить у вартість підписки. Зазвичай входить.

Що, якщо KSeF не працює

Немає інтернету або коротка недоступність системи: виставляєш рахунок локально й надсилаєш до KSeF не пізніше кінця наступного робочого дня. Рахунок дійсний від моменту виставлення, номер KSeF отримуєш після надсилання.
Довша аварія: МФ оголошує аварійний режим. Рахунки виставляєш поза системою й доставляєш до KSeF у строк, указаний у повідомленні МФ.

Програма має підтримувати обидва режими автоматично, тож запитай про це постачальника заздалегідь.

Що бачить клієнт і податкова

Коли KSeF приймає рахунок, система видає UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) з номером KSeF рахунку. Клієнт, який веде діяльність і має NIP, завантажує рахунок зі свого доступу до KSeF, тож надсилати нічого не потрібно.

Рахунки в KSeF зберігаються в базі Міністерства фінансів, і податкові органи мають до них доступ, так само як до твоїх декларацій ПДВ.

Архівуй UPO разом із копією рахунку. У спорі з контрагентом або під час перевірки це доказ, що рахунок зареєстровано в системі.

Поширені запитання

А рахунки для споживачів (B2C)?

Рахунки для фізичних осіб, які не ведуть діяльності, не підпадають під обов'язок KSeF (ст. 106ga ч. 2 п. 4 закону про ПДВ), тож ти виставляєш їх як і раніше, у PDF або на папері. Можеш також виставити їх у KSeF добровільно. Як тоді передати рахунок клієнтові, пояснюємо в статті про рахунок для приватної особи.

А рахунки в іноземній валюті?

Рахунки в євро та інших валютах теж виставляються в KSeF, а правила перерахунку сум у злоті для ПДВ не змінюються. Програма для рахунків робить це автоматично.

Щоб побачити, що змінилося у форматі рахунку, прочитай про різницю між FA(2) і FA(3). Інші відповіді є в розділі FAQ.