Sprawdź białą listę przed przelewem ponad 15 000 zł

Jeśli płacisz firmie ponad 15 000 zł za fakturę od czynnego podatnika VAT, a rachunku odbiorcy nie ma w wykazie podatników VAT (białej liście) w dniu zlecenia przelewu, odpowiadasz solidarnie za zaległości VAT sprzedawcy w części, która przypada na tę transakcję. Do tego nie zaliczysz tej płatności do kosztów. Obu skutków unikniesz, płacąc w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) albo składając zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.

Stan prawny na 26 października 2026 r. Od faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. sankcja w kosztach znika, odpowiedzialność solidarna zostaje (szczegóły niżej).

Kiedy musisz sprawdzić rachunek na białej liście?

Skutki z art. 117ba Ordynacji podatkowej i art. 22p ustawy o PIT dotyczą przelewu, gdy jednocześnie spełnione są trzy warunki:

• druga strona transakcji jest przedsiębiorcą,
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, „bez względu na liczbę wynikających z niej płatności” (art. 19 Prawa przedsiębiorców); dokładnie 15 000 zł progu nie przekracza,
• płacisz za fakturę od sprzedawcy zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny.

Prawo przedsiębiorców, art. 19

Próg dotyczy wartości transakcji, a nie pojedynczego przelewu. Ania, graficzka na JDG, zamawia w studiu programistycznym sklep internetowy za 18 450 zł i płaci w trzech ratach po 6 150 zł. Każda rata jest mniejsza niż 15 000 zł, ale transakcja przekracza próg, więc rachunek sprawdza przed każdym przelewem. Transakcje w walucie obcej przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji (art. 19 pkt 2).

Gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, żadnego z tych przepisów nie stosujesz, bo oba mówią o dostawcy zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Przepisy wyłączają też płatności za faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów lub usług i dostawę rozliczaną przez nabywcę (art. 117ba § 3 pkt 5).

Co ci grozi, gdy konta nie ma na liście?

Odpowiedzialność solidarna za VAT sprzedawcy. Odpowiadasz „całym swoim majątkiem” razem ze sprzedawcą za jego zaległości w VAT, w części podatku proporcjonalnie przypadającej na twoją transakcję (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej). Jeśli sprzedawca nie zapłaci VAT od faktury Ani, urząd skarbowy może upomnieć się o ten podatek u niej. Przepis obejmuje każdego podatnika w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, więc także firmę zwolnioną z VAT. Ordynacja podatkowa, art. 117ba (Dz.U. 2026 poz. 622)

Wydatek poza kosztami. Nie zaliczasz do kosztów uzyskania przychodów tej części kosztu, którą zapłaciłeś na rachunek spoza wykazu (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT; spółek dotyczy analogiczny art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Jeśli koszt już ująłeś, zmniejszasz koszty, a gdy się nie da, zwiększasz przychody w miesiącu, w którym zleciłeś przelew (ust. 2). Na ryczałcie kosztów nie odliczasz, więc ten skutek zwykle cię nie dotyczy, ale odpowiedzialność solidarna już tak. Wyjątek: jeśli na ryczałcie płacisz za wydatek ujęty w kosztach przed zmianą formy opodatkowania, korygujesz koszty za rok poprzedzający zmianę (ust. 3). Ustawa o PIT, art. 22p (Dz.U. 2026 poz. 592)

Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?

Ustawa z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371, ogłoszona 21 października 2026 r.) zostawia w art. 22p ust. 1 ustawy o PIT i art. 15d ust. 1 ustawy o CIT tylko płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Wypadają z nich przelew na rachunek spoza wykazu i zapłata z pominięciem obowiązkowego MPP. Decyduje data wystawienia faktury: do płatności za fakturę wystawioną przed 1 stycznia 2027 r. stosuje się dotychczasowe przepisy (art. 3 ust. 2), także gdy płacisz ją w 2027 r. Ta ustawa nie zmienia art. 117ba Ordynacji podatkowej. Dz.U. 2026 poz. 1371, art. 1–3 i 6

Strona ZAW-NR na podatki.gov.pl (aktualizacja z 30 września 2026 r.) wciąż opisuje oba skutki, bo powstała przed tą ustawą.

Jak uniknąć skutków? Zapłać w MPP albo złóż ZAW-NR

Zapłać w MPP. Przelew w mechanizmie podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność solidarną i sankcję w kosztach, nawet jeśli rachunku nie ma w wykazie (art. 117ba § 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, art. 22p ust. 4 pkt 3 ustawy o PIT). Kiedy MPP jest obowiązkowy i jak oznacza się go na fakturze, opisaliśmy w poście o podzielonej płatności w KSeF.

Złóż ZAW-NR w ciągu 7 dni. Gdy zapłaciłeś zwykłym przelewem na rachunek spoza wykazu, zawiadamiasz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla ciebie (płacącego), a nie dla sprzedawcy, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie składasz przy pierwszej zapłacie na dany rachunek (art. 117ba § 3 pkt 2). W zawiadomieniu podajesz:

• swoje dane: NIP, imię i nazwisko lub nazwę, adres prowadzenia działalności,
• dane wystawcy faktury tak, jak są na fakturze (NIP, nazwa, adres),
• numer rachunku, na który zapłaciłeś,
• kwotę przelewu i dzień jego zlecenia.

Ordynacja podatkowa, art. 117ba § 3 i 4

Według podatki.gov.pl ZAW-NR złożysz online w e-Urzędzie Skarbowym po zalogowaniu przez login.gov.pl. Żeby złożyć je za kogoś innego, np. za klienta biura rachunkowego, potrzebujesz pełnomocnictwa PPO-1 lub PPS-1 (w e-Urzędzie Skarbowym PPO-1). Od 1 października 2026 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obejmuje też podpisanie ZAW-NR (art. 117ba § 3a, dodany ustawą Dz.U. 2026 poz. 846). podatki.gov.pl: Zawiadomienie ZAW-NR

Skutków nie ma też wtedy, gdy płacisz na specjalny rachunek banku lub SKOK (np. gdy bank lub SKOK kupił wierzytelność w faktoringu), o ile bank, SKOK albo wystawca faktury poinformował cię, że to taki rachunek (art. 117ba § 3 pkt 3).

Jak sprawdzić rachunek i zachować dowód?

Sprawdzasz w dniu zlecenia przelewu, bo przepisy mówią o rachunku „zawartym na dzień zlecenia przelewu w wykazie”. Wykaz jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze (art. 96b ust. 8 ustawy o VAT), więc wynik sprzed tygodnia może być już nieaktualny. Ania, która płaci w trzech ratach, sprawdza więc rachunek trzy razy.

Wpisz NIP sprzedawcy albo numer rachunku w wyszukiwarce wykazu podatników VAT. Wykaz pokazuje status (czynny lub zwolniony) i numery rachunków, które zgłosił podatnik. Pozwala też sprawdzić stan na wybrany dzień z bieżącego roku i 5 poprzednich lat (art. 96b ust. 2 i 3). Wyszukiwarka jest dostępna również przez CEIDG (ust. 9). Ustawa o VAT, art. 96b (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Przepisy nie każą przechowywać dowodu sprawdzenia, ale w sporze z urzędem łatwiej wtedy wykazać, że numer był na liście. Zapisz zrzut ekranu lub wydruk wyniku z datą i dołącz go do faktury. Programy księgowe i firmy z większą liczbą przelewów korzystają z API wykazu: zapytanie o NIP i numer rachunku zwraca odpowiedź „TAK” lub „NIE”, datę zapytania i jego identyfikator (requestId), który można zachować w dokumentacji. API wykazu podatników VAT

Sprawdź też numer konta z faktury w KSeF

Na fakturze FA(3) sprzedawca podaje rachunek w elemencie Platnosc/RachunekBankowy (pełny numer w NrRB). Pole jest opcjonalne, a schemat nie łączy go z białą listą: KSeF przyjmie fakturę z dowolnym poprawnie zapisanym numerem. To, że fakturę dostałeś w KSeF, nie znaczy więc, że konto jest na liście. Zdarzają się też fałszywe faktury z numerem oszusta; jak je rozpoznać, piszemy w poście o fałszywych fakturach w KSeF. Schemat FA(3), TRachunekBankowy

Schemat ma też znacznik RachunekWlasnyBanku z wartościami 1–3, których opisy odpowiadają rachunkom banku i SKOK z art. 117ba § 3 pkt 3. MF nie wyjaśniło, czy taki znacznik na fakturze wystarcza jako informacja, o której mówi przepis.

Czego przepisy nie rozstrzygają?

Art. 19 Prawa przedsiębiorców mówi o „jednorazowej wartości transakcji”, ale nie precyzuje, czy chodzi o kwotę brutto, czy netto. W źródłach, które sprawdziliśmy, nie znaleźliśmy odpowiedzi. Gdy kwota brutto przekracza 15 000 zł, a netto nie, i tak sprawdź rachunek. Zajmie ci to minutę.

Gdy od 1 stycznia 2027 r. płacisz w MPP za fakturę z KSeF, w komunikacie przelewu podajesz jej numer KSeF. Jak to zrobić, opisaliśmy w poście o numerze KSeF w przelewie.