Kary za KSeF: obowiązek od 2027, kary od 2028?

Od 1 stycznia 2027 roku KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników, bez limitu 10 000 zł. Kary z art. 106ni ustawy o VAT Ministerstwo Finansów chce przesunąć na 1 stycznia 2028, ale to na razie projekt, a bez nowej ustawy zaczną działać już w 2027.

Stan prawny na 7 października 2026

MF: przedłużenie odroczenia kar (16.09.2026) Projekt UD477 w RCL

Projekt przesuwa wejście w życie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 na 1 stycznia 2028, a sam akt ma wejść w życie 31 grudnia 2026. To jeden dzień na publikację, więc czas jest krótki.

Co kończy się 31 grudnia 2026

W 2026 roku działał limit z art. 145m: do 10 000 zł brutto sprzedaży miesięcznie można było wystawiać faktury poza KSeF. Z końcem roku wygasa on razem z art. 145n (faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP). Od 2027 nie ma faktur z kas, a paragon z NIP nie jest już fakturą uproszczoną. Szczegóły limitu opisaliśmy w artykule o limicie 10 000 zł.

Stałych wyjątków jest niewiele. Art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obejmuje m.in. sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, procedury szczególne i zwolnienie z art. 113a, a rozporządzenie MF (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) dodaje m.in. faktury za przejazd płatną autostradą i bilety jednorazowe na przewóz osób. Zwolnienie podmiotowe z art. 113 nie wyłącza z KSeF.

Rozporządzenie MF w sprawie przypadków bez obowiązku faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740)

Za co grozi kara i ile

Art. 106ni ust. 1 wymienia trzy sytuacje:

1. Nie wystawiłeś faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
2. W trybie awaryjnym, podczas niedostępności lub w trybie offline24 wystawiłeś fakturę niezgodną z wzorem.
3. Nie wysłałeś w terminie faktury wystawionej w trybie offline24, awaryjnym albo podczas niedostępności.

Terminy z punktu 3 to następny dzień roboczy dla offline24 oraz dla niedostępności (liczony od jej końca), a przy awarii 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Kara wynosi do 100% VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Gdy faktura nie ma VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem. Nakłada ją naczelnik urzędu skarbowego decyzją, płaci się w 14 dni od jej doręczenia, a pieniądze trafiają do budżetu państwa.

Dla Ani to wygląda tak. Faktura na 12 300 zł brutto z 2 300 zł VAT wystawiona poza KSeF to sufit 2 300 zł. Faktura 500 zł od podatnika zwolnionego z VAT to sufit 93,50 zł. To maksimum, nie stawka: urząd stosuje przepisy KPA o administracyjnych karach pieniężnych, w tym art. 189d (okoliczności wymiaru kary), a przy znikomej wadze naruszenia i jego zaprzestaniu może poprzestać na pouczeniu (art. 189f). Za te naruszenia nie grozi postępowanie w sprawie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego (ust. 4).

Ustawa o VAT, tekst jednolity, art. 106ni

Co się zmienia, jeśli UD477 przejdzie, a co jeśli nie

Różnica w ostatnim wierszu dotyczy awarii totalnej. Faktur z niej nie wprowadza się potem do KSeF, więc uzasadnienie projektu mówi o wyeliminowaniu „oczywistego błędu".

Brak kary to nie brak konsekwencji

MF napisało wprost: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF". W 2027 Krajowa Administracja Skarbowa ma najpierw wspierać i przypominać, ale urzędnicy „będą reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF" i badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.

Sprzedawca nadal odpowiada za VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a naruszenie obciąża, według MF, co do zasady wystawcę.

Kupujący, czyli Twoja księgowa Pani Krystyna, ma lepszą sytuację. W „Najczęstszych pytaniach" MF stwierdza, że prawo do odliczenia jest nadal zapewnione, o ile spełnione są przesłanki z art. 86 i brak przesłanek negatywnych z art. 88. Brak faktury w KSeF to tam „uchybienie formalne", a nabywca nie musi wzywać sprzedawcy do jej wystawienia. Jednocześnie taka faktura jest „sygnałem ostrzegawczym" i może zwiększać ryzyko weryfikacji całej transakcji. Ograniczenie czasowe ma tam tylko zdanie o sankcjach („za 2026 rok nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF"). Odpowiedzi o odliczeniu nie mają ograniczenia w czasie.

Praktycznie: trzymaj dowody transakcji (przelewy, protokoły, korespondencję) i notuj dostawców, którzy nadal wystawiają poza KSeF.

MF: KSeF, najczęstsze pytania

Co zrobić przed 1 stycznia 2027

Sprawdź, czy Twój program do faktur obsługuje KSeF w trybie awaryjnym i offline24. Terminy z art. 106ni pkt 3 są krótkie, więc potrzebujesz procedury na wypadek niedostępności systemu. Do trybu offline potrzebny jest wcześniej uzyskany certyfikat KSeF typu 2.

Tokeny są dopuszczone w rozporządzeniu do 31 grudnia 2026 (§ 13). Podręcznik KSeF 2.0 cz. I (06.08.2026, s. 26) podaje, że MF „zdecydowało o zachowaniu tej metody uwierzytelniania na czas nieokreślony", a rozporządzenie „zostanie odpowiednio znowelizowane". Nowelizacji jeszcze nie opublikowano. Dlatego nie opieraj się wyłącznie na tokenie, a różnice opisaliśmy w tekście certyfikaty vs tokeny w KSeF.

Jeśli generujesz XML samodzielnie, sprawdź go w walidatorze ksefuj.to przed wysyłką.

Jesteś JDG i nie wiesz, od czego zacząć? Zacznij od przewodnika KSeF dla JDG.