Pierwsza prawdziwa faktura w Aplikacji Podatnika

Fakturę w KSeF wystawisz za darmo, bez żadnego programu. Wystarczy przeglądarka i logowanie, na przykład Profilem Zaufanym, w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Aplikacja wystawia faktury wyłącznie online, czyli potrzebujesz internetu w chwili wysyłki.

Poniżej cały proces, od logowania po numer KSeF i UPO.

Aplikacja Podatnika KSeF (MF)

Dla kogo to rozwiązanie

Aplikacja Podatnika jest dla Ciebie, jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu i nie masz programu do fakturowania. Tak jak fryzjerka zwolniona z VAT, która wystawia fakturę, kiedy klient firmowy o nią poprosi.

Jeśli wystawiasz faktury seriami, lepszy będzie program zintegrowany z KSeF. Wpisywanie wszystkiego ręcznie szybko męczy.

Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę tylko na żądanie nabywcy (z jego NIP-em, jeśli go ma), zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. W KSeF wystawia ją od 1.04.2026, a jeśli jego sprzedaż nie przekracza 10 000 zł, od 1.01.2027. Opisuje to Podręcznik KSeF 2.0, część II (wydanie z 6.08.2026).

Co przygotować przed startem

Sposób logowania. Przez login.gov.pl: Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. Dla JDG dostęp działa od razu, Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Kontekst logowania. To NIP firmy, w imieniu której wystawiasz fakturę. Wpisujesz go po wyborze metody logowania.
Dane nabywcy. Nazwa, adres i NIP firmy, która kupuje.
Dane do pozycji. Nazwa usługi lub towaru, ilość, cena i stawka VAT.

Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (MF)

Krok po kroku

1. Zaloguj się i wybierz kontekst

Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl, wybierz metodę logowania. Potem wskaż identyfikator NIP, wpisz numer swojej firmy i kliknij „Przejdź dalej". Przy logowaniu przez login.gov.pl zostaniesz przekierowany na jego stronę, gdzie potwierdzasz tożsamość. Podręcznik AP, s. 14

2. Wybierz „Wystaw fakturę VAT"

W menu bocznym wybierz „Wystaw fakturę VAT". Aplikacja zapyta o formularz. Dla zwykłej sprzedaży krajowej wybierz tryb skrócony: ma najczęściej używane pola i mniej okazji do pomyłki. Tryb rozszerzony przyda się przy bardziej nietypowych fakturach.

3. Uzupełnij dane faktury

W trybie skróconym wypełnisz kolejno:

Numer faktury. Nadajesz go sama, według własnej numeracji.
Datę dostawy lub wykonania usługi. Data wystawienia uzupełnia się sama i nie da się jej zmienić.
Termin i formę płatności (opcjonalnie): gotówka, karta albo przelew, z numerem konta.
Ceny netto albo brutto. Wybierasz, w których cenach wystawiasz fakturę. Domyślna waluta to PLN.
Sprzedawcę i nabywcę. Dane wpiszesz ręcznie albo pobierzesz po NIP przyciskiem „Pobierz dane".
Pozycje. Nazwa, ilość, miara, cena i stawka VAT do wyboru z listy.

Jeśli sprzedajesz ze zwolnieniem z VAT, zaznacz w adnotacjach pole o zwolnieniu i wpisz przepis, z którego korzystasz. Którego użyć, ustal z księgową: nie podpowiem go tu za Ciebie.

Przed wysyłką użyj przycisku „Pozostałe akcje" i opcji „Podgląd", żeby sprawdzić, jak faktura wygląda.

Wysłanej faktury nie da się edytować, anulować ani usunąć. Sprawdź NIP nabywcy i kwoty przed kliknięciem wysyłki.

4. Wyślij do KSeF

Kliknij „Wyślij do KSeF". System sprawdzi dokument, a jeśli wszystko się zgadza, przekaże go do KSeF.

5. Zapisz numer KSeF

Po wysyłce zobaczysz numer KSeF, czyli unikalny identyfikator faktury. Przycisk „Kopiuj" skopiuje go do schowka. Fakturę znajdziesz też później na liście faktur.

6. Pobierz UPO

UPO to Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli potwierdzenie z KSeF, że faktura dotarła. Wejdź w „Historię sesji", zakończ sesję i w szczegółach wysyłki wybierz „Pobierz UPO zbiorcze" w formacie XML albo PDF. UPO dla jednej faktury pobierzesz z menu kontekstowego faktury w tabeli „Szczegóły wysyłki" w „Historii sesji". Podręcznik AP, s. 125-126

Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (MF)

Jak przekazać fakturę klientowi

Kupujący z polskim NIP-em dostanie fakturę we własnym KSeF. Nie musisz mu jej niczym wysyłać.

Inaczej jest przy nabywcach z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT: gdy miejsce świadczenia jest za granicą, nabywca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca działalności (albo jego polski oddział nie uczestniczy w transakcji), jest zwolniony na podstawie art. 113a, nie ma numeru identyfikacji podatkowej albo jest osobą fizyczną bez działalności. Wtedy fakturę udostępniasz w sposób uzgodniony z nim. Ministerstwo Finansów przypomina, że ustawa nie wskazuje żadnego konkretnego sposobu ani formy uzgodnienia. Możesz więc wysłać wizualizację, na przykład mailem, ale faktura udostępniona poza KSeF musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5 pkt 1). Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, s. 23 i 82

Fakturę pobierzesz z listy faktur, wybierając format pliku. Wizualizacja może być też w innym języku, pod warunkiem że po przetłumaczeniu zgadza się z danymi z pliku XML.

FAQ MF (pytania 16 i 25)

Pomyłka na fakturze

Błędu nie poprawisz edycją. Wystawioną fakturę poprawia się wyłącznie fakturą korygującą. Jak to zrobić, opisaliśmy w osobnym artykule o korektach w KSeF.

Pomaga też opcja „Wystaw podobną fakturę": otwiera formularz wypełniony danymi z poprzedniej faktury, który możesz edytować.

Ograniczenia aplikacji

Tylko tryb online. Aplikacja Podatnika nie wystawia faktur offline. Gdy nie działa, trzeba poczekać albo użyć innego narzędzia.
Praca ręczna. Każdą fakturę wpisujesz sama. Przy dużej liczbie dokumentów lepszy będzie program zintegrowany z KSeF.
Awarie. Komunikaty o utrudnieniach MF publikuje na stronie komunikatów technicznych. Jeden z nich, z 25.09.2026, dotyczył właśnie Aplikacji Podatnika w wersji produkcyjnej.

Wystawisz też fakturę w aplikacji mobilnej KSeF. Według instrukcji MF wystawia faktury podstawowe i ich korekty w transakcjach krajowych w złotych, a korekty tylko do faktur wystawionych w tej samej aplikacji mobilnej.

Aplikacja mobilna KSeF (MF)

Co dalej z terminami

Limit 10 000 zł miesięcznie, który dziś zwalnia najmniejsze firmy z KSeF, obowiązuje do 31.12.2026 (art. 145m ustawy o VAT). Od 1.01.2027 KSeF obejmuje wszystkich. Podatnicy zwolnieni z VAT idą tą samą ścieżką etapów. Kary za naruszenia będą nakładane dopiero za działania od 1.01.2027, a za 2026 rok MF nie nakłada sankcji za błędy w KSeF. Więcej o limicie: Limit 10 000 zł w KSeF.

Chcesz najpierw potrenować?

Zanim wyślesz prawdziwą fakturę, możesz przećwiczyć cały proces w środowisku testowym. Opisaliśmy to w przewodniku Faktura testowa w KSeF: wyślij ją przed startem.

FAQ

Czy wystawię fakturę w Aplikacji Podatnika offline?

Nie. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wystawiasz tylko faktury w trybie online.

Czy mogę poprawić fakturę już wysłaną do KSeF?

Nie. W systemie nie da się jej edytować, anulować ani usunąć. Błędy poprawia się fakturą korygującą.

Jak długo faktura leży w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.