Procedura SME zwolni cię z VAT w innym kraju UE

Od 1 stycznia 2025 r. firma z siedzibą w Polsce może być zwolniona z VAT w innym kraju UE, jeśli jej roczny obrót w całej Unii nie przekracza 100 000 euro ani w poprzednim, ani w bieżącym roku. Składasz w e-Urzędzie Skarbowym zgłoszenie SME-P, dostajesz numer PL[NIP]-EX i co kwartał raportujesz obroty w formularzu SME-IK. Twoje faktury dla polskich firm nadal trafiają do KSeF.

Stan prawny na 26 października 2026 r.

Ustawa o VAT, art. 113b (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Czy w ogóle potrzebujesz procedury SME?

Często nie. Procedura SME przydaje się dopiero wtedy, gdy sprzedaż jest opodatkowana w innym kraju i musiałbyś tam płacić VAT. Usługi elektroniczne dla osób prywatnych z innych krajów UE i wysyłkowa sprzedaż towarów do nich (WSTO) pozostają opodatkowane w Polsce, dopóki ich łączna wartość nie przekroczy 42 000 zł ani w bieżącym, ani w poprzednim roku (art. 22a ust. 1 pkt 3 i art. 28k ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT). Wtedy wystarcza ci polskie zwolnienie z art. 113.

Ministerstwo Finansów potwierdza w odpowiedziach na pytania o SME, że procedura nie zmienia zasad ustalania miejsca opodatkowania. Po przekroczeniu 42 000 zł (albo wcześniej, jeśli tak wybierzesz) sprzedaż jest opodatkowana w kraju klienta i dopiero wtedy wybierasz: VAT według stawek tego kraju rozliczany w OSS albo zwolnienie w ramach SME, jeśli ten kraj je przewiduje. Możesz też łączyć oba rozwiązania: SME w jednych krajach, OSS w pozostałych.

Przykład: Ania jest graficzką na zwolnieniu z art. 113 i sprzedaje szablony do pobrania klientom prywatnym w Niemczech i Czechach. Do 42 000 zł rocznie rozlicza je jak sprzedaż krajową. Gdy w 2026 r. jej sprzedaż za granicę sięga 60 000 zł, podlega już opodatkowaniu w krajach klientów. Ania może się tam zwolnić przez SME, o ile spełnia warunki każdego z tych krajów.

Jakie limity obowiązują w procedurze SME?

Są dwa limity i oba musisz spełnić.

• Limit unijny: 100 000 euro. Liczysz całkowitą roczną wartość dostaw i usług opodatkowanych w UE, bez VAT, łącznie ze sprzedażą w Polsce i w krajach, w których ze zwolnienia nie korzystasz (art. 113a ust. 1 pkt 1, art. 113b ust. 1). MF dodaje, że wlicza się też usługi, od których VAT rozlicza zagraniczny nabywca. Kwoty przeliczasz na euro po kursie Europejskiego Banku Centralnego z pierwszego dnia roku.
• Limit krajowy państwa zwolnienia. Każdy kraj ustala własny próg, ale według MF nie wyższy niż 85 000 euro. Kraje mogą też różnicować progi według branży, wyłączać niektóre usługi i ustalać, czy po przekroczeniu progu zwolnienie trwa do końca roku.

Przepisy poszczególnych krajów publikuje Komisja Europejska, a MF odsyła do jej strony i nie powiela tych danych. Według stanu na 1 stycznia 2025 r. Hiszpania nie przewidywała zwolnienia w ramach SME.

podatki.gov.pl: SME, informacje dla polskich podatników

Nie musisz korzystać ze zwolnienia w Polsce, żeby skorzystać z SME za granicą. MF pisze wprost, że podatnik VAT czynny w Polsce też może się zwolnić w innym kraju, jeśli nie przekracza 100 000 euro.

Jak zgłosić się do procedury SME?

Wszystko załatwiasz w e-Urzędzie Skarbowym, bo ustawa nie przewiduje innej drogi (art. 113b ust. 18). Sprawy prowadzi Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, niezależnie od tego, gdzie rozliczasz pozostały VAT (art. 3 ust. 3 pkt 2 lit. e).

1. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z art. 113 i nie masz rejestracji VAT, najpierw składasz VAT-R jako „podatnik VAT zwolniony” (art. 96 ust. 3c).
2. Składasz uprzednie powiadomienie SME-P (w e-US: „Deklaracje”, „Złóż e-Deklarację”, kafel „Procedura SME”). Podajesz w nim kraje, w których chcesz być zwolniony, i obroty w UE za poprzedni i bieżący rok w podziale na kraje, łącznie z Polską. Niektóre kraje wymagają też obrotów sprzed dwóch lat.
3. Urząd ma 35 dni roboczych, licząc od dnia po otrzymaniu zgłoszenia, i może ten termin przedłużyć, gdy musi coś dodatkowo sprawdzić (art. 113b ust. 4).
4. Dostajesz numer w formacie PL[NIP]-EX, ten sam we wszystkich krajach. Kontrahent sprawdzi go w serwisie Komisji Europejskiej „SME on the Web”.

Zwolnienie przysługuje od dnia, w którym urząd poinformuje cię o nadaniu albo potwierdzeniu numeru EX. Do tego czasu rozliczasz sprzedaż za granicą na dotychczasowych zasadach. Ania, która przekroczy 42 000 zł w październiku, nie zwolni się więc wstecznie za te tygodnie, w których czeka na numer.

podatki.gov.pl: formularze SME-P i SME-IK w e-Urzędzie Skarbowym

Jeśli urząd uzna, że twój obrót w UE przekroczył 100 000 euro, wyda postanowienie o odmowie nadania numeru. Jeśli nie spełniasz warunków jednego z krajów, dostaniesz odmowę tylko dla niego. Na postanowienie przysługuje zażalenie w terminie 7 dni od doręczenia.

Co składasz co kwartał?

Informację kwartalną SME-IK składasz w ciągu miesiąca od końca kwartału, także wtedy, gdy ostatni dzień przypada w sobotę lub święto (art. 113b ust. 14). Za trzeci kwartał 2026 r. termin mija 31 października 2026 r., choć to sobota. W informacji podajesz obroty w każdym kraju UE za kwartał, w euro i bez zaokrągleń, łącznie ze sprzedażą w Polsce.

W odpowiedziach MF są szczegóły, które łatwo przeoczyć:

• informację składasz także wtedy, gdy w kwartale nie było sprzedaży (informacja zerowa) i w czasie zawieszenia działalności;
• błąd poprawiasz korektą informacji za ten kwartał, którego dotyczy, a nie w kolejnej informacji;
• jeśli numer EX dostałeś w późniejszym kwartale niż ten, w którym się zgłosiłeś, razem z pierwszą informacją składasz zaległe informacje od kwartału zgłoszenia (art. 113b ust. 16).

Księgowa złoży formularze SME za ciebie, jeśli ma pełnomocnictwo ogólne PPO-1 albo szczególne PPS-1EU. Do podpisania SME-IK potrzebuje jeszcze UPL-1, ale wystarczy to, które już złożyłeś.

Co się dzieje po przekroczeniu 100 000 euro?

W ciągu 15 dni roboczych od dnia przekroczenia składasz informację kwartalną za okres od początku kwartału do tego dnia (art. 113b ust. 17). Urząd niezwłocznie dezaktywuje numer EX postanowieniem, które jest natychmiast wykonalne (ust. 12). Od tego momentu sprzedaż w innych krajach rozliczasz według ich zasad, np. przez OSS. Urząd dezaktywuje numer także wtedy, gdy przestaniesz spełniać warunki we wszystkich krajach albo zakończysz działalność.

Gdy przekroczysz tylko próg krajowy jednego państwa, decydują jego przepisy, a urząd poinformuje cię, w którym kraju zwolnienie przestało cię obejmować.

Ze zwolnienia możesz też zrezygnować, w jednym kraju albo we wszystkich. Rezygnacja jest skuteczna od pierwszego miesiąca następnego kwartału, jeśli zgłosisz ją w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a od drugiego miesiąca następnego kwartału, jeśli zgłosisz ją w ostatnim (art. 113b ust. 10).

Czy faktury w procedurze SME trafiają do KSeF?

To zależy od tego, kto i gdzie sprzedaje.

Twoje faktury krajowe trafiają do KSeF jak dotąd. Art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie wyłącza z KSeF polskich podatników korzystających z SME. Fakturę dla polskiej firmy wystawiasz w KSeF na tych samych zasadach co każdy zwolniony z VAT, z limitem 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r. Faktur dla osób prywatnych nie musisz wystawiać w KSeF.

Sprzedaż zwolniona za granicą najpewniej nie podlega polskim przepisom o fakturach. Tak wynika z naszej lektury art. 106a: obejmuje on sprzedaż opodatkowaną w Polsce, a z transakcji opodatkowanych w innym kraju UE tylko te, w których VAT rozlicza nabywca. Sprzedaż szablonów klientom prywatnym w Niemczech do żadnej z tych grup nie należy. MF nie odniosło się do tego wprost ani na stronach o SME, ani w pytaniach o KSeF. Przy klientach prywatnych KSeF i tak cię nie dotyczy, bo faktur dla nich nie musisz tam wystawiać (art. 106ga ust. 2 pkt 4). O tym, jakie dokumenty wystawić w kraju zwolnienia, decydują jego przepisy.

Wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 6 dotyczy firm zagranicznych. Chodzi o podatnika z siedzibą w innym kraju UE, który korzysta ze zwolnienia w Polsce na podstawie art. 113a. Taka firma nie wystawia faktur w KSeF, tylko w postaci elektronicznej albo papierowej (art. 106ga ust. 3).

Ustawa o VAT, art. 106a, 106ga i 106gb

Jak to działa w drugą stronę, gdy firma z UE korzysta ze zwolnienia w Polsce?

Firma z innego kraju UE może być zwolniona z VAT w Polsce, jeśli jej obrót w UE nie przekracza 100 000 euro, a sprzedaż w Polsce mieści się w limicie z art. 113 ust. 1, czyli od 2026 r. w 240 000 zł (art. 113a ust. 1). Zgłasza się w swoim kraju i tam dostaje numer EX. Polskim urzędem właściwym jest Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście. Strona MF dla takich firm nadal podaje limit 200 000 zł, ale ustawa odsyła do aktualnej kwoty z art. 113.

Gdy sprzedajesz takiej firmie, wystawiasz fakturę w KSeF i podajesz na niej jej numer EX (art. 106e ust. 1 pkt 27). Nabywcy przekazujesz ją w uzgodniony sposób, np. w PDF-ie, bo nie odbierze jej w KSeF (art. 106gb ust. 4 pkt 4). Więcej o fakturach dla kontrahentów spoza Polski piszemy w tekście o fakturach zagranicznych w KSeF.

Czym SME różni się od zwolnienia z art. 113?

Kiedy faktura dla klienta prywatnego z Polski może zostać poza KSeF, opisujemy w tekście o fakturze dla osoby prywatnej.