Kiedy faktura za lokal użytkowy trafia do KSeF?

Jeśli wynajmujesz lokal użytkowy bez firmy, fakturę za najem wystawiasz tylko wtedy, gdy zażąda jej najemca prowadzący firmę. Osobie prywatnej, według Ministerstwa Finansów, nie musisz jej wystawiać nawet na żądanie. Od 1 kwietnia 2026 r. faktura dla firmy trafia do KSeF, ale do 31 grudnia 2026 r. możesz ją wystawić poza systemem, jeśli w danym miesiącu zmieścisz się w limicie 10 000 zł brutto.

Stan prawny na 2 listopada 2026 r.

Dlaczego najem bez firmy w ogóle dotyczy KSeF?

Kto wynajmuje prywatnie, jest podatnikiem VAT nawet bez wpisu do CEIDG, zwykle zwolnionym. Podstawa zwolnienia zależy od rodzaju lokalu:

• najem mieszkania na cele mieszkaniowe jest zwolniony przedmiotowo (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT);
• najem lokalu użytkowego korzysta ze zwolnienia podmiotowego, dopóki sprzedaż ani w poprzednim, ani w bieżącym roku nie przekroczy 240 000 zł (art. 113 ust. 1 i 9). Zwolnienie tracisz od transakcji, którą przekroczysz tę kwotę (art. 113 ust. 5).

Przy sprzedaży zwolnionej nie musisz wystawiać faktur z własnej inicjatywy (art. 106b ust. 2). Fakturę musisz wystawić na żądanie nabywcy, jeśli zgłosi je w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę albo otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2). Najem dokumentujesz fakturą, nie rachunkiem.

Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.2.1 i 1.3: najem prywatny, zwolnienia, faktura zamiast rachunku

Komu wynajmujesz: firmie czy osobie prywatnej?

Osoba prywatna. MF pisze w Podręczniku KSeF 2.0 (cz. II, pkt 1.2.1), że gdy wynajmujesz osobie fizycznej mieszkanie na cele mieszkaniowe albo lokal użytkowy ze zwolnieniem z art. 113, nie musisz wystawiać faktury nawet na żądanie. MF powołuje się na art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a. Ten przepis wyłącza najem z pkt 1. Punkt 2, o sprzedaży zwolnionej, takiego wyjątku dla najmu nie zawiera, a Podręcznik nie wyjaśnia, jak je pogodzić. Fakturę możesz wystawić dobrowolnie, a faktura dla osoby prywatnej nie musi trafić do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4).

Firma, która wynajmuje od ciebie lokal użytkowy. Tu fakturę wystawiasz na żądanie najemcy. Pan Tomasz wynajmuje lokal użytkowy po rodzicach salonowi fryzjerskiemu pani Oli za 3 000 zł miesięcznie i korzysta ze zwolnienia z art. 113. W listopadzie 2026 r. salon prosi o fakturę za październik. Pan Tomasz musi ją wystawić jako zwolniony z VAT, bez podatku. W listopadzie nie wystawia innych faktur dla firm, więc 3 000 zł mieści się w limicie i fakturę, papierową albo elektroniczną, może jeszcze wystawić poza KSeF. Faktury, które wystawi salonowi od 1 stycznia 2027 r., trafią już do KSeF.

Firma, która wynajmuje od ciebie mieszkanie, na przykład dla pracownika. Materiały MF, które sprawdziliśmy, nie rozstrzygają, czy to nadal najem na cele mieszkaniowe ze zwolnieniem z art. 43 ust. 1 pkt 36 i czy firma może wtedy żądać faktury. Tę sytuację opisz księgowej albo wystąp o interpretację indywidualną.

Od kiedy faktura za najem trafia do KSeF?

Do limitu nie wliczasz faktur dla osób prywatnych. Gdy przekroczysz go choć raz, w KSeF wystawiasz fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedajesz mniej (art. 145m ust. 2). Sposób liczenia opisaliśmy w poście o limicie 10 000 zł.

MF, Najczęstsze pytania o KSeF: limit 10 000 zł

Bez NIP nie wystawisz faktury w KSeF

Osoba bez działalności ma zwykle tylko PESEL, a w KSeF nie wystawisz faktury bez NIP sprzedawcy. Dlatego najpierw składasz do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia VAT-R i NIP-7. Oba wyślesz przez e-Urząd Skarbowy o każdej porze, a według Podręcznika urząd nada NIP najpóźniej w ciągu 3 dni od otrzymania poprawnego zgłoszenia. Przy fakturach w limicie 10 000 zł KSeF do końca 2026 r. nie jest obowiązkowy. Podręcznik, pisząc o działalności nierejestrowanej, podaje, że obowiązek wystąpienia o NIP pojawia się wtedy zasadniczo dopiero 1 stycznia 2027 r.

Potrzebujesz też NIP najemcy. To na jego podstawie KSeF udostępni mu fakturę, a jeśli wpiszesz błędny numer, przypisze ją firmie, do której ten numer należy.

FAQ MF KSeF 2.0: bez NIP sprzedawcy faktury w KSeF nie wystawisz

Jak zalogować się do Aplikacji Podatnika?

Bezpłatną Aplikację Podatnika MF znajdziesz pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Logujesz się przyciskiem „Zaloguj przez login.gov.pl”: Profilem Zaufanym, mObywatelem, przez bankowość elektroniczną albo e-dowodem. Druga droga to „Zaloguj certyfikatem”, czyli kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią. Potem wskazujesz identyfikator podmiotu, w którego imieniu działasz, na przykład swój NIP.

Podatnik będący osobą fizyczną dostaje uprawnienia właścicielskie do swojego NIP automatycznie, bez formularza ZAW-FA (Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, pkt 3.2.1). MF nie wymienia tam osobno najmu prywatnego, ale w cz. II, pkt 1.2.1 traktuje osobę wynajmującą prywatnie jako podatnika.

Podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, rozdz. 4.1: logowanie

Co, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT albo masz JDG?

Wynajmujący, który przekroczył 240 000 zł, zrezygnował ze zwolnienia albo wynajmuje w ramach JDG, wystawia faktury dla firm w KSeF jak każdy podatnik (art. 106ga ust. 1). Terminy z tabeli powyżej, z limitem 10 000 zł do końca 2026 r., dotyczą go tak samo.

Czy grozi kara za fakturę poza KSeF?

W 2026 r. nie: według obowiązującej ustawy kary z art. 106ni grożą dopiero od 1 stycznia 2027 r. Za fakturę bez podatku, jaką wystawia zwolniony wynajmujący, grozi do 18,7% kwoty należności ogółem, a przy fakturze z VAT do 100% podatku. 16 września 2026 r. MF zapowiedziało odroczenie kar do końca 2027 r., a projekt UD477 (druk sejmowy 3245) przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. Do 2 listopada 2026 r. Sejm nie uchwalił projektu: jest on po pierwszym czytaniu, w Komisji Finansów Publicznych. Szczegóły są w poście o karach w KSeF.

MF, 16.09.2026: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r.

Jeśli faktura dla firmy ma trafić do KSeF, zacznij od zgłoszeń VAT-R i NIP-7, a gdy dostaniesz NIP, zaloguj się do KSeF.