Faktura dla nabywcy z zagranicy w KSeF

Faktura dla zagranicznego kontrahenta trafia do KSeF tak samo jak krajowa, nawet jeśli nabywca nie ma polskiego NIP-u i nigdy nie zaloguje się do systemu. W danych nabywcy nie wpisujesz obcego numeru w pole NIP: dla firm z UE używasz KodUE + NrVatUE, dla pozostałych KodKraju + NrID, a gdy numeru brak, BrakID.

Nabywca nie dostanie faktury z KSeF, więc wyślij mu czytelną kopię (PDF z kodem QR) mailem lub pocztą. Poniżej pola dla każdego typu nabywcy, stawki VAT i adnotacje. Od 1 kwietnia 2026 faktury w KSeF wystawiają wszyscy podatnicy, czynni i zwolnieni z VAT (największe firmy od 1 lutego). Do końca 2026 r. fakturę możesz jeszcze wystawić poza KSeF, jeśli Twoja sprzedaż na fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.

Nabywca z UE z numerem VAT-UE

W bloku Podmiot2 użyj pary KodUE + NrVatUE, nie NIP. Zagraniczny numer w polu NIP kończy się odrzuceniem faktury.

• KodUE: dwuliterowy prefiks kraju UE (DE, NL, FR)
• NrVatUE: numer VAT bez prefiksu kraju (123456789, nie DE123456789)
• Nazwa: pełna nazwa firmy nabywcy

W adresie podajesz KodKraju (ten sam kod co w KodUE; pole wymagane), AdresL1 (ulica i numer) i AdresL2 (kod pocztowy i miasto).

Przykład, faktura dla firmy z Niemiec:

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <KodUE>DE</KodUE>
    <NrVatUE>123456789</NrVatUE>
    <Nazwa>Berlin Design GmbH</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>DE</KodKraju>
    <AdresL1>Musterstraße 1</AdresL1>
    <AdresL2>10115 Berlin</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

JST i GV są obowiązkowe w każdym bloku Podmiot2. Dla kontrahentów zagranicznych wpisz 2 („nie dotyczy"), inaczej faktura nie przejdzie walidacji.

Nabywca z UE bez numeru VAT

Osoba prywatna, freelancer na ryczałcie albo firma niezarejestrowana do VAT nie ma numeru, który mógłbyś wpisać. Zamiast KodUE + NrVatUE użyj BrakID = 1 (nabywca nie posiada numeru identyfikacyjnego). Nazwa pozostaje obowiązkowa. Faktura dla osoby prywatnej (konsumenta) nie musi trafić do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT); możesz ją tam wystawić dobrowolnie, szczegóły w artykule o fakturze dla osoby prywatnej.

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <BrakID>1</BrakID>
    <Nazwa>Anna Müller</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>DE</KodKraju>
    <AdresL1>Hauptstraße 5</AdresL1>
    <AdresL2>80331 München</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

Nabywca spoza UE

Klient z USA, Szwajcarii, Kanady czy Wielkiej Brytanii (po Brexicie nie jest w UE) nie ma KodUE ani NrVatUE. Masz dwie opcje.

Nabywca ma zagraniczny identyfikator podatkowy. Użyj KodKraju + NrID w bloku DaneIdentyfikacyjne. To dwa osobne, równorzędne elementy, nie zagnieżdżone w sobie.

• KodKraju: kod ISO kraju (US, GB, CH, NO)
• NrID: zagraniczny numer identyfikacyjny (EIN w USA, UTR w UK, UID w Szwajcarii)

KodKraju pojawia się dwa razy: w DaneIdentyfikacyjne (identyfikacja podatkowa) i w Adres (siedziba). Oba pola są wymagane.

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <KodKraju>US</KodKraju>
    <NrID>12-3456789</NrID>
    <Nazwa>US Design Inc.</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>US</KodKraju>
    <AdresL1>123 Main Street</AdresL1>
    <AdresL2>New York, NY 10001</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

Nabywca nie ma identyfikatora. Tak jak przy nabywcy z UE bez numeru, użyj BrakID = 1:

<DaneIdentyfikacyjne>
  <BrakID>1</BrakID>
  <Nazwa>John Smith Freelance</Nazwa>
</DaneIdentyfikacyjne>

Stawki VAT na fakturach zagranicznych

Stawka zależy od tego, co sprzedajesz (towar czy usługę) i komu (nabywca z UE czy spoza UE).

W praktyce: strona internetowa dla klienta z Niemiec z numerem VAT-UE to usługa, stawka np II. Ta sama strona dla klienta z USA to np I. Towar wysłany do firmy z Holandii z numerem VAT-UE to WDT (0 WDT), a do klienta z Wielkiej Brytanii to eksport (0 EX).

Wartości stawek w FA(3) są wrażliwe na wielkość liter i spacje. Poprawnie: np I, np II, 0 WDT, 0 EX. Niepoprawnie: NP I, npI, 0WDT.

Adnotacje: P_18 i P_18A

Wszystkie osiem pól bloku Adnotacje jest obowiązkowych, nawet gdy wartość to „nie dotyczy". Dwa z nich łatwo pomylić, a dotyczą faktur zagranicznych:

P_18 to odwrotne obciążenie, P_18A to MPP, który dotyczy płatności krajowych i nie ma zastosowania w transakcjach zagranicznych. Dla usług: P_18 = 1, P_18A = 2. Dla WDT i eksportu towarów: P_18 = 2, P_18A = 2. Pełną strukturę Adnotacji opisaliśmy w artykule o najczęstszych błędach walidacji FA(3).

Faktura w walucie obcej

Fakturę możesz wystawić w dowolnej walucie (EUR, USD, GBP, CHF); KodWaluty przyjmuje kody ISO 4217, a kwoty netto i brutto podajesz w tej walucie. Wyjątek: kwota VAT musi być w PLN, przeliczona po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą powstania obowiązku podatkowego. Przy stawkach np I, np II, 0 WDT i 0 EX VAT wynosi zero, więc przeliczenie nie jest potrzebne.

Jeśli nie jesteś pewien pól nabywcy w pliku XML, sprawdzisz je w walidatorze ksefuj.to przed wysyłką do KSeF. Plik nie opuszcza przeglądarki.