Zwolniony z VAT a KSeF: od kiedy faktury

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Faktura, którą wystawiasz innemu przedsiębiorcy, co do zasady idzie przez KSeF tak samo jak u czynnych podatników (wyjątki opisujemy niżej), a do końca 2026 r. możesz jeszcze zostać poza systemem, jeśli w danym miesiącu fakturujesz do 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. limitu nie ma.

Stan prawny na 7 października 2026.

FAQ MF: „każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF”

Czy w ogóle musisz wystawiać fakturę

Nie musisz. Art. 106b ust. 2 ustawy o VAT znosi obowiązek wystawiania faktur dla sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 ust. 1 (od 2026 r. limit sprzedaży to 240 000 zł) lub art. 43 ust. 1. Na żądanie nabywcy musisz ją jednak wystawić, jeśli prośba przyjdzie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2). Na takiej fakturze podajesz podstawę zwolnienia, np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (art. 106e ust. 1 pkt 19).

Ustawa o VAT, art. 106b i 113 (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Rachunku nie wystawisz zamiast faktury. MF napisało w FAQ, że czynności zwolnione z VAT dokumentuje się „fakturą wystawianą na żądanie nabywcy, a nie rachunkiem”, a faktura wystawiona przez zwolnionego podatnika dla innego podatnika trafia do KSeF. Odpowiedź dotyczyła jednostki budżetowej zwolnionej z VAT, ale odpowiedzi FAQ o podatnikach zwolnionych mają charakter ogólny i dotyczą także Ciebie.

Przykład: Ewa ma salon fryzjerski i korzysta ze zwolnienia z art. 113. Klientki płacą na miejscu i faktury nie chcą. W październiku 2026 r. agencja eventowa zamawia stylizacje na sesję zdjęciową i prosi o fakturę na 3 200 zł. Ewa ją wystawia, bo agencja jest firmą i o to poprosiła.

Od kiedy ta faktura idzie przez KSeF

Art. 106ga ust. 1 mówi, że „podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu” KSeF, a MF w FAQ do art. 145m pisze wprost, że faktury zwolnionych podatników dla innych podatników wystawia się w KSeF. Ewa ma więc te same terminy co wszyscy: KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r., z tymczasowym wyjątkiem na małą sprzedaż.

Wyjątek to art. 145m, czyli limit 10 000 zł. Do 31 grudnia 2026 r. faktury elektroniczne lub papierowe możesz wystawiać poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Liczy się miesiąc wystawienia faktury. Faktury dla osób prywatnych i faktury z kasy rejestrującej do limitu nie wchodzą, a ta, która go przekroczy, i każda kolejna idzie już przez KSeF (ust. 2).

Ewa w grudniu wystawia agencji fakturę na 4 500 zł, a producentowi na 6 000 zł. Pierwsza mieści się w limicie. Druga daje razem 10 500 zł, więc musi być w KSeF.

Ustawa o VAT, art. 106ga ust. 1 i art. 145m

Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek wygasa. Strona MF o etapach wdrożenia pisze, że KSeF staje się obowiązkowy dla „wcześniej zwolnionych przedsiębiorców (do 10 tys. zł miesięcznie)”. To zwolnienie z KSeF na podstawie limitu, a nie zwolnienie z VAT, ale Ciebie dotyczy tak samo.

Jest jeszcze jeden przypadek. Gdyby agencja poprosiła o fakturę za październikową usługę dopiero 15 stycznia 2027 r. (termin 3 miesięcy mija 31 stycznia), art. 145m już nie działa, bo obejmuje okres do 31 grudnia 2026 r. Z brzmienia przepisu wynika, że taka faktura idzie przez KSeF. MF nie opisało wprost tego przypadku.

Do końca 2026 r. także faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł mogą zostać poza KSeF (art. 145n). Od 2027 r. faktura dla firmy do sprzedaży z kasy też musi być w KSeF.

MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r.

Faktura dla osoby prywatnej

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie wymagają KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4). Wystawiasz je na żądanie klienta, tak jak wyżej, na papierze albo elektronicznie. MF dopuszcza też wysłanie takiej faktury do KSeF dobrowolnie, wtedy klient dostaje ją w uzgodniony sposób, np. w PDF-ie.

Stałe wyjątki od KSeF

Stałe wyjątki są nieliczne: art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienia m.in. sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, procedury szczególne, faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności i podatników z art. 113a (pkt 6), a rozporządzenie MF (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) m.in. faktury za przejazd płatną autostradą i bilety jednorazowe na przewóz osób. Zwolnienie z art. 113a to zwolnienie dla firm z siedzibą w innym państwie UE, sprzedających w Polsce przy rocznym obrocie w UE do 100 000 euro. Polska firma na zwolnieniu z art. 113 w tej grupie nie jest.

Rozporządzenie MF, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2

Jak zacząć bez płatnego programu

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest bezpłatna i MF opisuje ją jako pełnoprawną alternatywę dla komercyjnych programów do fakturowania. Potrzebujesz NIP-u, bo KSeF nie wystawi faktury bez NIP sprzedawcy.

Jako osoba fizyczna prowadząca działalność masz uprawnienia właścicielskie nadane automatycznie, bez zgłaszania czegokolwiek w urzędzie skarbowym (Podręcznik cz. I, s. 57). Właściciel może m.in. wystawiać i przeglądać faktury oraz zarządzać uprawnieniami (Podręcznik Aplikacji Podatnika, s. 162). Logujesz się w ap.ksef.mf.gov.pl przez Węzeł krajowy (Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-Dowód) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Samodzielny podpis zaufany przestał służyć do uwierzytelniania 13 lutego 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 169), a Profil Zaufany działa teraz przez Węzeł krajowy (cz. I, przyp. 18). Zawiadomienie ZAW-FA osoba fizyczna składa tylko w wąskich przypadkach, np. gdy zgłasza dane unikalne własnego podpisu bez NIP-u i PESEL-u (cz. I, s. 57; § 6 ust. 4 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1815). Różnice między certyfikatem a tokenem opisaliśmy w tekście o certyfikatach i tokenach, ale do ręcznego wystawiania faktur po zalogowaniu przez Węzeł krajowy żadne z nich nie jest potrzebne.

MF: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (z filmem „Wystawianie faktury VAT”) MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 21 i 57 MF: Podręcznik Aplikacji Podatnika, s. 162 Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 6 ust. 4

Na stronie MF jest też wersja testowa bez skutków prawnych. Ewa może w niej wystawić próbną fakturę dla agencji, zanim w styczniu wystawi prawdziwą. Resztę przygotowań znajdziesz na liście kontrolnej KSeF.