Wspólnota mieszkaniowa wystawia faktury w KSeF

Ustawa o VAT nie wyłącza z KSeF wspólnot mieszkaniowych: lista wyłączeń w art. 106ga ust. 2 nie wymienia ani wspólnot, ani spółdzielni. Jeśli wspólnota wystawia fakturę innemu podatnikowi, robi to w KSeF (art. 106ga ust. 1), także gdy jest zwolniona z VAT. Do 31 grudnia 2026 r. może zostać poza systemem, jeśli w danym miesiącu fakturuje najwyżej 10 000 zł brutto.

Stan prawny na 2 listopada 2026 r.

Dlaczego KSeF obejmuje wspólnotę tak jak każdego podatnika?

MF w Podręczniku KSeF 2.0 (cz. II, pkt 1.2) wymienia wśród podatników „inny podmiot niebędący osobą fizyczną np. fundacja, wspólnota mieszkaniowa czy stowarzyszenie”. O tym, czy dana działalność czyni z kogoś podatnika, decydują według MF trzy przesłanki: samodzielność, ciągłość i charakter zarobkowy. Wyliczenie z Podręcznika pokazuje, kto może być podatnikiem, ale nie przesądza, że każda wspólnota jest nim przy każdej czynności.

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.2

Jeśli wspólnota jest podatnikiem i wystawia fakturę, obowiązują ją te same terminy co wszystkich: od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł brutto. Zwolnienie z VAT tego nie zmienia. MF pisze w FAQ, że „co do zasady każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF”.

FAQ MF KSeF 2.0: podatnicy czynni i zwolnieni w KSeF

Kiedy wspólnota nie wystawia faktury w KSeF?

Faktura dla właściciela, który jest osobą prywatną, nie musi trafić do KSeF. Art. 106ga ust. 2 pkt 4 wyłącza faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wspólnota może wystawić taką fakturę w KSeF dobrowolnie (ust. 4), a właściciel dostaje ją wtedy w uzgodniony sposób, z kodem QR. Szczegóły są w tekście o fakturze dla osoby prywatnej. Dobrowolnie można też wystawić w KSeF fakturę dla właściciela prowadzącego JDG, jeśli kupuje on na użytek prywatny: według FAQ MF to w istocie transakcja B2C.

Sprzedaż zwolnioną z VAT fakturuje się tylko na żądanie. Zgodnie z art. 106b ust. 2 nie trzeba wystawiać faktury przy sprzedaży zwolnionej m.in. na podstawie art. 43 ust. 1 lub art. 113 ust. 1. Fakturę trzeba wystawić, gdy nabywca o nią poprosi w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2). Jeśli ta faktura jest dla innego podatnika, wspólnota wystawia ją w KSeF. Rachunek jej nie zastąpi: MF w FAQ odpowiada, że czynności zwolnione dokumentuje się „fakturą wystawianą na żądanie nabywcy, a nie rachunkiem”.

Noty księgowe zostają poza KSeF. Według Podręcznika (cz. II, pkt 1.1) do systemu nie trafiają m.in. noty obciążeniowe i uznaniowe ani faktury pro forma. MF w FAQ dodaje, że noty można nadal stosować, „ale nie będą wystawiane w KSeF”. MF nie opisuje tam, kiedy nota może zastąpić fakturę.

Do końca 2026 r. obowiązuje limit 10 000 zł (art. 145m). Wspólnota może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Faktur dla osób prywatnych do limitu się nie wlicza. Gdy w listopadzie 2026 r. wspólnota wystawi firmom faktury na 6 000 zł i 5 000 zł brutto, druga przekroczy limit. Tę i wszystkie kolejne faktury, także w następnych miesiącach, wspólnota wystawia już w KSeF (ust. 2). Od 1 stycznia 2027 r. limitu nie będzie (piszemy o tym w tekście o końcu limitu 10 000 zł).

Ustawa o VAT, art. 106b, 106ga ust. 2 i 4, art. 145m (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Od 1 stycznia 2027 r. ustawa przewiduje kary z art. 106ni za fakturę wystawioną poza KSeF: do 100% podatku z faktury, a przy fakturze bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem. MF zapowiedziało 16 września 2026 r. odroczenie kar do końca 2027 r., a rządowy projekt UD477 (druk sejmowy nr 3245) przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. Sejm ma się nim zająć na posiedzeniu 5–6 listopada 2026 r. Projektu nie uchwalono, więc dziś obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.

MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r.

Jak wspólnota odbiera faktury za prąd i od wykonawców?

Fakturę zakupową wspólnota dostaje w KSeF, gdy sprzedawca wpisze jej NIP w polu NIP nabywcy. Jeśli wpisze go w innym polu (np. numer VAT UE), wspólnota nie dostanie faktury w systemie. Za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym KSeF nadał fakturze numer (art. 106na ust. 3). Wspólnota bez NIP dostaje faktury w sposób uzgodniony ze sprzedawcą (art. 106gb ust. 4).

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.4, 1.6.5 i 5.1–5.3

Żeby ktokolwiek te faktury zobaczył, wspólnota musi mieć dostęp do KSeF. Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo składa zawiadomienie ZAW-FA. W ZAW-FA wskazuje się dokładnie jedną osobę fizyczną (nie musi figurować w KRS). Dostaje ona m.in. prawo do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur i dostępu do nich. ZAW-FA(3) złożysz na papierze, przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia. Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie wysłane przez ePUAP nie jest skuteczne.

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 5 ust. 1 i 3 MF: formularz ZAW-FA(3) w e-Urzędzie Skarbowym

Potem ta osoba elektronicznie nadaje uprawnienia kolejnym osobom albo innemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu, które może wystawiać i przeglądać faktury wspólnoty. W materiałach MF nie znaleźliśmy osobnego opisu dostępu dla zarządcy nieruchomości. Można użyć tych samych mechanizmów co przy biurze rachunkowym (Podręcznik cz. I, s. 20, 22 i 58–61).

Przykład: pani Krystyna prowadzi jednoosobowe biuro rachunkowe i księgowość wspólnoty przy ul. Lipowej. Członek zarządu wspólnoty, wskazany w ZAW-FA, nadaje jej biuru uprawnienie do przeglądania faktur. Gdy uprawnienie zacznie działać, pani Krystyna pobiera z KSeF faktury od dostawcy prądu i od firmy, która remontuje dach.

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 20, 22 i 58–61

W poradniku o uprawnieniach dla księgowej opisujemy krok po kroku, jak nadać takie uprawnienie, a w poradniku o odbieraniu faktur w KSeF, gdzie potem szukać faktur.