Ryczałt nie zwalnia z KSeF. Decyduje status VAT

Ryczałt ewidencjonowany nie zwalnia z KSeF ani niczego w nim nie zmienia, bo to forma podatku dochodowego, a obowiązek KSeF wynika z ustawy o VAT. O tym, czy wystawiasz faktury w KSeF, decyduje twój status w VAT i to, czy fakturę dostaje firma, czy osoba prywatna.

Stan prawny na 10 listopada 2026 r.

Dlaczego forma opodatkowania PIT nie ma znaczenia?

Art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT mówi: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”. Wyjątki z ust. 2 tego artykułu dotyczą m.in. firm bez siedziby w Polsce, niektórych procedur szczególnych (np. IOSS), faktur dla osób prywatnych i firm z innych państw UE na zwolnieniu z art. 113a. Żaden nie odwołuje się do tego, jak rozliczasz PIT.

Ustawa o VAT, art. 106ga (Dz.U. 2026 poz. 1263)

MF w FAQ ujmuje to tak: „każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF”. Najpierw ustalasz więc, czy musisz wystawić fakturę, a dopiero potem, czy ma ona trafić do KSeF (tak samo opisuje to Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.2). Nie znaleźliśmy wypowiedzi MF o ryczałcie w kontekście KSeF. Nasz wniosek opiera się na brzmieniu ustawy i FAQ, w których kryterium jest obowiązek wystawienia faktury, a nie forma PIT.

FAQ MF: KSeF 2.0 MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.2

Ryczałt nie oznacza też zwolnienia z VAT. Na ryczałcie możesz być czynnym podatnikiem VAT albo korzystać ze zwolnienia z art. 113. To dwie osobne decyzje.

Jesteś na ryczałcie i jesteś czynnym podatnikiem VAT

Masz te same terminy co każda inna firma: od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm wystawiasz w KSeF (od 1 lutego 2026 r. dotyczy to tylko podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.).

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, terminy obowiązku

Do 31 grudnia 2026 r. działa jeszcze art. 145m: faktury możesz wystawiać poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Prawo tracisz od faktury, która przekracza limit, i nie odzyskujesz go w kolejnych miesiącach. Faktury dla osób prywatnych do limitu się nie wliczają. Jak go liczyć, opisaliśmy w tekście o limicie 10 000 zł. Do końca 2026 r. możesz też wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej (art. 145n), a od 1 stycznia 2027 r. ta możliwość znika.

MF: poniżej 10 000 zł MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 14

Przykład: Tomasz jest programistą na ryczałcie, czynnym podatnikiem VAT. Co miesiąc wystawia jednej firmie programistycznej fakturę na 12 300 zł brutto. Ta faktura sama przekracza 10 000 zł, więc od kwietnia 2026 r. Tomasz wystawia ją w KSeF. Ryczałt nic tu nie zmienia.

Jesteś na ryczałcie i zwolniony z VAT (art. 113)

Przy zwolnieniu podmiotowym (sprzedaż do 240 000 zł netto rocznie) nie musisz wystawiać faktur (art. 106b ust. 2). Musisz to zrobić na żądanie nabywcy, jeśli zgłosi je w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2). Rachunku zamiast faktury nie wystawisz: Podręcznik KSeF 2.0 (cz. II, pkt 1.3) wyjaśnia, że jeśli zwolniony podatnik dokumentuje sprzedaż, tym dokumentem zawsze jest faktura.

Jeśli taką fakturę wystawiasz firmie, trafia ona do KSeF na tych samych zasadach co u czynnych podatników, łącznie z limitem 10 000 zł do końca 2026 r. Szczegóły są w tekście o zwolnionych z VAT.

Przykład: Olga jest tłumaczką na ryczałcie i korzysta ze zwolnienia z art. 113. W listopadzie 2026 r. biuro podróży prosi o fakturę na 2 400 zł. To jej jedyna faktura w tym miesiącu, a w żadnym wcześniejszym miesiącu nie przekroczyła limitu, więc może ją wystawić poza KSeF. Taką samą fakturę w styczniu 2027 r. wystawi już w KSeF.

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.3 MF: etapy wdrożenia KSeF

Faktury dla osób prywatnych mogą zostać poza KSeF

Faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności są poza obowiązkiem KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4), niezależnie od tego, czy jesteś czynny, czy zwolniony z VAT. Możesz je dobrowolnie wystawić w KSeF. Jak wtedy przekazać fakturę klientowi, opisaliśmy w tekście o fakturze dla osoby prywatnej.

Faktury zakupowe odbierasz w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców otrzymujesz w KSeF. Część z nich może jednak przyjść poza systemem: do końca 2026 r. od dostawców w limicie 10 000 zł i z kasy rejestrującej, a od firm zagranicznych bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce także po 2026 r. Faktura z twoim NIP-em jako nabywcy jest dostępna w systemie automatycznie i nie musisz jej akceptować. Wystarczą bezpłatne narzędzia MF, np. Aplikacja Podatnika. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, prawo do odliczenia VAT powstaje nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury (art. 86 ust. 10b pkt 1). Krok po kroku piszemy o tym w poradniku o odbieraniu faktur.

MF: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.7 i 6.1–6.2

Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF?

Według obowiązującej ustawy od 1 stycznia 2027 r. art. 106ni przewiduje karę do 100% podatku z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez podatku (tak jest u zwolnionych z VAT) do 18,7% kwoty należności ogółem. MF zapowiedziało przesunięcie kar do końca 2027 r., zaznaczając, że „odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”. Sejm uchwalił 6 listopada 2026 r. ustawę z projektu UD477, która przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Ustawa czeka na Senat i Prezydenta, więc nie jest jeszcze prawem.

MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. Sejm, druk nr 3245: przebieg prac

Rolnik ryczałtowy to co innego

„Rolnik ryczałtowy” to szczególny reżim w VAT (art. 115–117 ustawy o VAT), niezwiązany z ryczałtem ewidencjonowanym w PIT. Wszystko, co piszemy wyżej, dotyczy ryczałtu ewidencjonowanego.

Jeśli nie wiesz, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy zwolnionym, ustal to z księgową. Od tej odpowiedzi, a nie od ryczałtu, zależy, która z powyższych sekcji cię dotyczy.