KSeF od 1 kwietnia 2026: kogo dotyczy, co robić

Od 1 kwietnia 2026 roku każdy podatnik wystawiający faktury B2B, czynny albo zwolniony z VAT, robi to przez KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Wyjątki to faktury dla konsumentów i, do końca 2026 r., sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie. Stan prawny na 9 października 2026.

Co to jest KSeF

KSeF to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zamiast PDF-a wysyłanego mailem wystawiasz plik XML w ściśle określonym formacie i wysyłasz go do systemu Ministerstwa Finansów. Faktura trafia do archiwum, dostaje unikalny numer KSeF i jest od razu dostępna dla kontrahenta.

KSeF działa od 2022 roku jako system dobrowolny. Od 1 lutego 2026 jest obowiązkowy dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników.

FAQ MF — KSeF 2.0

Terminy i kogo dotyczy obowiązek

Harmonogram wynika z art. 145m i następnych ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.):

Obowiązek mają wszyscy podatnicy wystawiający faktury, zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT: JDG, spółki, wolne zawody, freelancerzy, wynajmujący nieruchomości komercyjne.

Art. 145m ustawy o VAT — limit 10 000 zł

Sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie

Jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 PLN, możesz wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., niezależnie od statusu w VAT (art. 145m). Od 1 stycznia 2027 r. limitu nie ma dla nikogo. Jak liczyć limit, wyjaśnia artykuł o limicie 10 000 zł.

Jak wygląda wystawianie faktury

1. Wystawiasz fakturę w programie obsługującym KSeF.
2. Program generuje plik XML w formacie FA(3) i wysyła go przez API Ministerstwa Finansów.
3. KSeF nadaje fakturze numer KSeF.
4. Kontrahent odbiera fakturę ze swojego konta w KSeF albo przez integrację.

Faktury dla konsumentów (B2C), czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności, nie są objęte obowiązkiem KSeF. Możesz je wystawiać na papierze, jako PDF albo dobrowolnie w KSeF. Szczegóły są w artykule o fakturze dla osoby prywatnej.

FA(3) to oficjalny schemat XML dla faktur ustrukturyzowanych, obowiązujący od 1 lutego 2026 roku. Zastąpił FA(2) używany od września 2023. Ministerstwo Finansów opisało w arkuszu informacyjnym każde pole: co jest obowiązkowe, jakie ma typ i jakie wartości są dopuszczalne. Schemat jest publiczny pod adresem https://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. XML zwykle generuje program do fakturowania, ale przy integracji API FA(3) trzeba znać.

KSeF 2.0 nie ma wbudowanego walidatora, więc o błędach dowiesz się dopiero po wysłaniu faktury. Odrzucona faktura nie istnieje: nie dostaje numeru KSeF, co oznacza opóźnienie płatności, korektę i ryzyko z terminem wystawienia. Plik XML możesz sprawdzić wcześniej w walidatorze ksefuj.to, który działa w przeglądarce i nie wysyła pliku na serwer. Typowe błędy opisujemy w artykule o najczęstszych błędach walidacji FA(3).

Sankcje za fakturę poza KSeF

Podstawą jest art. 106ni ustawy o VAT. Kara grozi za niewystawienie faktury w KSeF, za wystawienie w czasie awarii lub w trybie offline24 faktury niezgodnej ze wzorem oraz za spóźnione przesłanie faktur offline i faktur z art. 106nf i 106nh. Wynosi do 100% kwoty VAT z faktury, a gdy faktura nie wykazuje VAT, do 18,7% kwoty brutto. Przepisy mogą też ograniczać prawo nabywcy do odliczenia VAT z takiej faktury, więc ryzyko ponoszą obie strony.

Art. 106ni ustawy o VAT — sankcje Zapowiedź MF: przedłużenie odroczenia kar do końca 2027 r. Projekt UD477 — Rządowy Proces Legislacyjny

Jeśli wystawisz fakturę w trybie awaryjnym, ale przekażesz ją do KSeF w wymaganym terminie, sankcja nie powinna zostać nałożona (art. 106ni ustawy o VAT).

Faktury wyłączone z KSeF

Wyłączenia wynikają z art. 106ga ust. 2 i art. 145n ustawy o VAT oraz z rozporządzenia MF (Dz.U. 2025 poz. 1740). Obejmują m.in.:

• na stałe (art. 106ga ust. 2): faktury sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (pkt 1) oraz sprzedawców ze stałym miejscem w Polsce, które nie uczestniczy w dostawie (pkt 2), faktury w procedurach szczególnych OSS i IOSS (pkt 3), faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (pkt 4) i faktury podatników korzystających ze zwolnienia z art. 113a (pkt 6),
• na stałe (rozporządzenie MF, § 2): m.in. faktury za przejazd płatną autostradą i bilety jednorazowe na przewóz osób,
• faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP-em do 450 zł (lub 100 EUR), do 31 grudnia 2026 r. (art. 145n ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. kasa nie wystawi już faktury, a paragon z NIP-em przestaje być fakturą uproszczoną.

Faktury VAT RR, wystawiane przy zakupie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, od 1 kwietnia 2026 r. możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie. MF: podstawy prawne i terminy KSeF

Faktura dla nabywcy bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (np. zagranicznej firmy) nie jest wyłączona: wystawiasz ją w KSeF i przekazujesz w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5). To samo dotyczy nabywcy bez polskiego NIP-u. Opisujemy to w artykule o fakturze zagranicznej w KSeF. Zanim wyłączysz konkretną fakturę z KSeF, sprawdź przepis w źródle albo zapytaj doradcę podatkowego.

Art. 106ga i 106gb ustawy o VAT — wyłączenia i przekazanie faktury Rozporządzenie MF w sprawie przypadków bez obowiązku faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740) Art. 145n ustawy o VAT — kasy rejestrujące Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, s. 14 (kasy rejestrujące i paragony z NIP od 2027 r.)

Tryby pracy KSeF

• Online. Tryb standardowy: faktura trafia do KSeF od razu i od razu dostaje numer.
• Offline24. Gdy nie masz internetu albo KSeF jest chwilowo niedostępny, wystawiasz fakturę lokalnie i przesyłasz ją niezwłocznie, nie później niż do końca następnego dnia roboczego. Faktura jest ważna od wystawienia, numer KSeF dostaniesz po wysyłce. To tryb na sytuacje wyjątkowe.
• Awaryjny. Przy długotrwałej awarii KSeF Ministerstwo Finansów ogłasza tryb awaryjny. Faktury wystawiasz wtedy poza KSeF, spełniając ściśle określone wymagania formalne, i przesyłasz je nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Szczegóły są w naszych poradnikach.

Jak się przygotować

1. Sprawdź, czy masz obowiązek. Wystawiasz faktury B2B jako czynny albo zwolniony z VAT podatnik: tak, chyba że mieścisz się w 10 000 zł miesięcznie (do końca 2026 r.).
2. Sprawdź oprogramowanie. Program musi generować XML w FA(3), wysyłać faktury przez API i odbierać faktury kupna. Fakturownia, inFakt, wFirma, Comarch, Symfonia i inne to obsługują albo wdrażają. Potwierdź to u dostawcy.
3. Skonfiguruj uwierzytelnienie: kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany (przez ePUAP lub mObywatel) albo token autoryzacyjny dla integracji API. Twój NIP musi mieć uprawnienia w systemie.
4. Przetestuj w środowisku testowym https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/. Faktury z fikcyjnymi danymi nie mają skutków prawnych.

Odpowiedzi na inne pytania są w FAQ. Jeśli masz gotowy plik XML, sprawdź go w walidatorze przed pierwszą wysyłką.