Як отримати рахунок у KSeF: нічого не приймаєш

Рахунки в KSeF ти отримуєш автоматично: якщо продавець вписав твій NIP у поле NIP покупця, рахунок доступний з твого боку в момент, коли KSeF присвоює йому номер, і нічого підтверджувати не треба. Переглядаєш і завантажуєш його в безкоштовному застосунку Aplikacja Podatnika KSeF, у програмі, підключеній до KSeF, або через бухгалтера, а датою отримання вважається день присвоєння номера KSeF.

Правовий стан на 10 жовтня 2026 року. Застосунок і офіційні документи польською, тому польські назви подано з перекладом.

Рахунок приходить сам, без підтвердження

З 1 лютого 2026 року скасовано ст. 106na ust. 2 закону про ПДВ, який вимагав згоди покупця. Відмовитися від отримання рахунків у KSeF теж не можна. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5 і 6.1

Чи дійде рахунок до тебе, вирішує одне поле: твій NIP (польський податковий номер) має стояти в полі NIP покупця (Podmiot2). Якщо продавець впише його в поле номера VAT UE чи іншого ідентифікатора, рахунок до тебе в KSeF не потрапить. Брошура FA(3), §6.2 Рахунок із помилковим NIP отримує фірма, якій цей NIP належить. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.4 Тому, коли даєш продавцю дані для рахунку, називай NIP фірми, а не лише назву й адресу.

Якщо ти в рахунку третя сторона (Podmiot3, наприклад платиш за когось або є додатковим покупцем), бачиш лише ті рахунки, у яких тебе вказано. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.2

Отримуєш з 1 лютого 2026, навіть у межах ліміту 10 000 zł

Отримувати рахунки в KSeF треба з 1 лютого 2026 року, навіть якщо сам виставляєш у KSeF лише з 1 квітня 2026 або з 1 січня 2027. Відстрочка стосується тільки виставлення. Програма, інтегрована з KSeF, для цього не потрібна. Мінфін: Poniżej 10 000 zł, пит. 4 Що зробити до кінця ліміту 10 000 zł, ми пишемо в статті про кінець ліміту.

Обов'язок отримувати рахунки Мінфін описує загально, без винятку для звільнених від ПДВ. Доступ покупця залежить від NIP у полі покупця, тож рахунки на закупівлю з'являються в KSeF і у фірм, звільнених від ПДВ. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5 і 6.1

Де переглянути й завантажити рахунок на закупівлю

Є три шляхи, і їх можна поєднувати.

Безкоштовні інструменти Мінфіну. Aplikacja Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) слугує для виставлення й отримання рахунків, перегляду й завантаження UPO (urzędowe poświadczenie odbioru, офіційне підтвердження отримання). Отримувати рахунки можна також у мобільному застосунку KSeF (Aplikacja Mobilna KSeF) і в e-mikrofirma в e-Urząd Skarbowy, онлайн-кабінеті податкової. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 3.1 В Aplikacja Podatnika входиш через login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, інтернет-банкінг, e-Dowód) або кваліфікованим сертифікатом і як контекст обираєш свій NIP. Посібник Aplikacja Podatnika, розд. 4.1, с. 13-15 Як JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський відповідник ФОП) ти одразу маєш права власника, зокрема доступ до рахунків. Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 57

У списку рахунків позначаєш потрібні, натискаєш «Pobierz» (Завантажити) і обираєш формат. За один раз можна завантажити від 1 до 10 рахунків (кілька приходять у ZIP-файлі), а кожен файл названо номером KSeF. Посібник Aplikacja Podatnika, с. 116-117 Завантажувати рахунок можна скільки завгодно разів, а продавець не знає, чи ти вже це зробив. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.5

Бухгалтерська або фактурна програма. Програма, підключена до KSeF через API, завантажує рахунки на закупівлю за тебе. Вона з'єднується з KSeF підписом, токеном або сертифікатом KSeF; токеном і сертифікатом KSeF в Aplikacja Podatnika натомість не зайти. Посібник KSeF 2.0, ч. I, п. 2.4.8 і 2.5.1

Бухгалтер або бухгалтерське бюро. Ти надаєш право «przeglądanie faktur» (перегляд рахунків; у самій системі воно називається «dostęp do faktur»). Бюро, яке лише веде облік, права на виставлення не потребує. FAQ Мінфіну, пит. 17 Увесь шлях ми описуємо в інструкції як дати бухгалтеру доступ до KSeF.

KSeF не повідомить про новий рахунок

KSeF не надсилає сповіщень про нові рахунки. Програма має сама перевіряти, чи щось прийшло, а сповіщення може пропонувати конкретна програма, не система Мінфіну. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.4 Якщо користуєшся лише Aplikacja Podatnika, заглядай туди сам, наприклад раз на тиждень і перед закриттям місяця.

Дата отримання: день присвоєння номера KSeF

Датою отримання рахунку з KSeF є день, коли KSeF присвоїв йому номер (ст. 106na ust. 3 закону про ПДВ). Коли ти його відкриєш чи завантажиш, значення не має. Ту саму дату продавець бачить в UPO. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 4.2 і 5.1

Якщо ти активний платник ПДВ, ця дата впливає на відрахування. Право на відрахування виникає в періоді виникнення податкового зобов'язання, але не раніше ніж у періоді отримання рахунку (ст. 86 ust. 10b pkt 1). Мінфін пише про це в посібнику щодо рахунків поза KSeF і в режимі offline24. Для звичайного рахунку з KSeF це випливає з поєднання цього припису зі ст. 106na ust. 3; так ми його читаємо, але прямо Мінфін цього не сформулював. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.7-1.8 Якщо ти звільнений від ПДВ, відрахування в тебе немає і дата для тебе менш важлива.

Рахунки, які не прийдуть через KSeF

Частину рахунків ти й далі отримуватимеш електронною поштою або на папері. Тоді датою отримання є день, коли ти фактично отримав рахунок. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.7

Приватні покупки. Коли ти купуєш як приватна особа, а не для потреб фірми, продавець не зобов'язаний виставляти рахунок у KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4: покупець є фізичною особою, яка не веде господарської діяльності). Якщо виставить його в KSeF, передасть тобі погодженим способом, з QR-кодом. Якщо поза KSeF, отримаєш звичайний паперовий рахунок або PDF без коду. Приписи чітко не визначають, коли власник JDG купує приватно, а коли для фірми, і чи вирішує це саме лише вказання або невказання NIP.
Продавці, які до 31 грудня 2026 можуть виставляти поза KSeF: у межах ліміту 10 000 zł (ст. 145m) або з касового апарата (ст. 145n). А також іноземні продавці без місцезнаходження й постійного місця діяльності в Польщі (ст. 106ga ust. 2 pkt 1-2).

Якщо продавець мав виставити рахунок у KSeF, а не зробив цього, право на відрахування ти зберігаєш, якщо виконуєш умови ст. 86 і не застосовується ст. 88. Перевіряти, чи міг постачальник виставити рахунок поза KSeF, ти не мусиш, але від тебе очікують належної обачності. Відсутність рахунку в KSeF Мінфін називає «uchybienie formalne» (формальне порушення) і не передбачає через це автоматичних наслідків для покупця. FAQ Мінфіну, пит. 1, 2 і 4

Режим offline24. Продавець може виставити рахунок у режимі offline24 без пояснення причин (ст. 106nda ust. 1) і надіслати його до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Як покупець із польським NIP ти отримуєш його лише в KSeF, а датою отримання є день присвоєння номера (ст. 106nda ust. 2, 3 і 11). Поки рахунок не потрапив до KSeF, продавець може дати тобі «potwierdzenie transakcji» (підтвердження транзакції) з двома QR-кодами. Це не податковий документ. Якщо ж він усе-таки передасть тобі сам рахунок поза KSeF ще до надсилання, ПДВ відраховуєш від дня фактичного отримання, хоча Мінфін вважає такі дії продавця неправильними. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.6 і 1.8

Під час аварії KSeF (аварійний режим, ст. 106nf) продавець видає тобі рахунок поза KSeF із двома QR-кодами й надсилає його до KSeF протягом 7 робочих днів від кінця аварії. При повній аварії (ст. 106ng) рахунки до KSeF не надсилають. Датою отримання такого рахунку є день, коли ти його фактично отримав, а якщо це пізніше за присвоєння номера KSeF, то день присвоєння номера (ст. 106nf ust. 10). Для покупців зі ст. 106gb ust. 4 (зокрема приватних осіб і іноземних), з якими погоджено інший спосіб передачі, враховується день фактичного отримання. При недоступності KSeF (ст. 106nh) інакше: ст. 106nh ust. 4 відсилає до ст. 106nda ust. 4-15, тож датою отримання є день присвоєння номера KSeF (ust. 11).

Як перевірити рахунок за QR-кодом на PDF чи роздруківці

Рахунок із KSeF, показаний поза системою, має QR-код. На рахунку, виставленому онлайн, один код, а під ним номер KSeF. На офлайн-рахунку, який ще не має номера, два коди з підписами «OFFLINE» і «CERTYFIKAT» (сертифікат). Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.4

Відсканувавши перший код, бачиш основні дані: номер KSeF, NIP продавця, дату виставлення, дату присвоєння номера, режим і інформацію про відповідність. Якщо рахунку в KSeF немає, побачиш про це повідомлення. На другому кроці вводиш номер рахунку, ідентифікатор покупця й загальну суму до сплати, а тоді завантажуєш XML або PDF без входу в систему. Після кількох невдалих спроб доступ ненадовго блокується. Код «CERTYFIKAT» перевіряє, чи сертифікат виставника активний і чи має виставник відповідні права. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.5-5.7

Без QR-коду скористайся анонімним доступом в Aplikacja Podatnika: вводиш номер KSeF, номер рахунку, NIP і назву покупця та загальну суму до сплати. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.7

PDF від продавця може мати логотип або бути іншою мовою, але не може суперечити даним із XML-файлу в KSeF. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.5

Номер KSeF і переказ

Номер KSeF має 35 символів, і в XML-файлі рахунку його немає, бо його присвоює система. Продавець не мусить надсилати його тобі, бо рахунок з'являється в тебе автоматично. FAQ KSeF 2.0 З 1 січня 2027 року активний платник ПДВ, який платить переказом за електронний рахунок іншому активному платнику ПДВ, вписує в призначення платежу номер KSeF або збірний ідентифікатор (ст. 108g). Мінфін: номер KSeF і збірний ідентифікатор Подробиці є в статті про номер KSeF у переказі.

Скільки KSeF зберігає рахунки

KSeF зберігає рахунки 10 років від кінця року, у якому їх виставили. Рахунок, надісланий 5 лютого 2026, буде в KSeF до 31 грудня 2036. У цей час тобі не треба зберігати рахунки в себе (ст. 112 і 112a не застосовуються) чи подавати їх до податкової, бо адміністрація має до них доступ. Якщо твоє податкове зобов'язання спливає за давністю пізніше, завантаж рахунки до кінця цього строку й зберігай їх поза KSeF. Видалити рахунки з KSeF не можна. FAQ Мінфіну, пит. 21 Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 7 і 1.6.3

Помилковий або підозрілий рахунок

У KSeF немає опції підтвердити чи відхилити рахунок, а спори вирішують поза системою. Помилковий рахунок виправляє лише продавець, коригувальним рахунком. Рахунок не можна відредагувати, анулювати чи видалити, а коригувальні ноти (noty korygujące) з 1 лютого 2026 не діють. Якщо продавець виставив рахунок не тому покупцю, він коригує його до нуля й виставляє новий. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.6.2-1.6.4 і 6.3 Як виглядає корекція, ми пишемо в статті про коригувальний рахунок у KSeF.

Якщо в KSeF з'явився рахунок від фірми, з якою ти не співпрацюєш, спершу зв'яжися з продавцем: це може бути звичайна помилка в NIP, яку продавець виправляє коригуванням до нуля. Якщо підозрюєш підробку, повідом про неї в Aplikacja Podatnika кнопкою «Zgłoszenie nadużycia» (повідомлення про зловживання); повідомлення йдуть до KAS. Рахунок, виставлений помилково, як фальшивий не повідомляють. Посібник KSeF 2.0, ч. III, п. 7

Мінфін також анонсував приховування рахунків, але цієї функції ще немає. Прихований рахунок не зникає з KSeF, а продавець про це не отримує повідомлення. Податкових наслідків повідомлення чи приховування рахунку Мінфін не описує. Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.3 Посібник KSeF 2.0, ч. III, п. 8

Що зробити зараз

Увійди в Aplikacja Podatnika зі своїм NIP і перевір, чи є там рахунки від постійних постачальників. Якщо якогось бракує, попроси продавця перевірити, чи стоїть твій NIP у полі NIP покупця.