Фальшивий рахунок у KSeF: що робити

Фальшивий рахунок у KSeF відхилити не можна, бо система не має такої опції. Не плати його і не відраховуй з нього ПДВ, перевір продавця на Білому списку, а якщо підозрюєш шахрайство, повідом про рахунок в Aplikacja Podatnika кнопкою «Zgłoszenie nadużycia» («Повідомлення про зловживання»).

Чому чужий рахунок потрапляє на твій акаунт

KSeF призначає рахунок отримувачу за NIP, який виставник вписав у поле покупця, і жодного «прийняття» з твого боку немає. Рахунок ти бачиш з боку отримувача так само, як будь-який інший (як отримати рахунок у KSeF). Твій NIP публічний (CEIDG для JDG, KRS для компаній), тож недобросовісна фірма може просто його вписати.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, пп. 5 і 6.3

Помилка в NIP чи шахрайство

Помилка. Виставник переплутав цифри й вписав твій NIP замість NIP справжнього отримувача. Зв'яжись із продавцем і попроси коригувальний рахунок до нуля та новий рахунок із правильним NIP.

Шахрайство. Тривожні ознаки (це наші практичні підказки, а не офіційний перелік МФ):

• компанії ти не знаєш і ніколи з нею не мав справи,
• опис послуги нічого тобі не каже, а текст виглядає як машинний переклад,
• телефон мовчить, а лист повертається з помилкою,
• термін оплати абсурдно короткий (три-п'ять днів),
• продавця немає у Wykaz Podatników VAT (Білому списку платників ПДВ); це привід перевірити його далі, бо не кожен продавець там є (див. крок 2).

Що робити крок за кроком

1. Не плати і не проводь в обліку

У KSeF немає опції підтвердити чи відхилити рахунок, а спори вирішують поза системою. Рахунок за операцію, якої не було, не оплачуй, не проводь в обліку і не відраховуй з нього ПДВ. Це наша порада: чи вносити рахунок до обліку, вирішуєш ти разом із бухгалтером, а не сам факт, що він з'явився в KSeF.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.3

Рахунок із KSeF вважається отриманим у день, коли йому присвоєно номер KSeF (ст. 106na ust. 3 Закону про ПДВ). Право на відрахування ПДВ виникає в періоді, коли виникло податкове зобов'язання, але не раніше ніж у періоді отримання рахунку (ст. 86 ust. 10b pkt 1). Саме відрахування вимагає виконання умов ст. 86 і відсутності підстав для відмови за ст. 88.

Закон про ПДВ, ст. 86 ust. 10b pkt 1, ст. 106na ust. 3 Посібник KSeF 2.0, ч. II, пп. 1.7 і 5.1 МФ, найчастіші запитання, питання 1

2. Перевір продавця на Білому списку

Введи NIP з рахунку у Wykaz Podatników VAT. На нашу думку, запис із даними, що збігаються з рахунком, радше вказує на помилку, хоча не виключає шахрая, який використав дані справжньої фірми. Тоді напиши продавцю, найкраще на контакт із CEIDG, KRS або сайту фірми, а не з рахунку, і попроси корекцію. Дані, що не збігаються з рахунком, є сильною ознакою шахрайства, тож не чекай відповіді продавця і переходь до кроку 3. Відсутність запису сама по собі нічого не доводить, бо у списку є лише платники, зареєстровані як платники ПДВ (та ті, кому відмовили в реєстрації або кого з неї виключили). Продавця, звільненого від ПДВ за ст. 113, який не реєструвався, там не буде, хоча він теж виставляє рахунки в KSeF з 1 квітня 2026 року. Перевір його в CEIDG або KRS і зв'яжись із ним.

Білий список платників ПДВ

3. Повідом про зловживання в Aplikacja Podatnika

Увійди в Aplikacja Podatnika KSeF (веб-застосунок KSeF для платника) на ap.ksef.mf.gov.pl і скористайся кнопкою «Zgłoszenie nadużycia» («Повідомлення про зловживання»). Повідомлення потрапляють до KAS (Krajowa Administracja Skarbowa, польська податкова адміністрація). Через податкову таємницю KAS не повідомляє заявнику, як минула перевірка і який її результат. Рахунок, виставлений помилково, не позначай як фальшивий: тут достатньо корекції від продавця.

Посібник KSeF 2.0, ч. III, п. 7 (зокрема 7.4)

МФ також анонсувало приховування рахунків, але, згідно з Посібником від 6 серпня 2026 року, цієї функції ще немає. Прихований рахунок не зникне з KSeF, а продавець не отримає про це інформації. За даними МФ, повідомлення та приховування рахунку не створюють для платника жодних нових обов'язків.

Посібник KSeF 2.0, ч. III, пп. 7.2 і 8.2 Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.3

4. Скажи бухгалтеру

Бухгалтерія бачить твої рахунки, але не знає твоїх договорів. При автоматичному імпорті з KSeF підозрілий рахунок може потрапити в облік у рутинній роботі, особливо наприкінці місяця. Скажи чітко: «Цей рахунок підозрілий, будь ласка, не проводь його до з'ясування». Якщо він уже в обліку, попроси вилучити його до закриття періоду, а ще запитай, чи може їхня програма позначати рахунки від невідомих контрагентів до імпорту.

Як зменшити ризик

Повного захисту від шахрая, який впише твій NIP, немає. KSeF не надсилає сповіщень про нові рахунки, тож допомагають дві звички: заглядай у KSeF кожні кілька днів, а не раз на місяць, і домовся з бухгалтером, що рахунок від нової фірми потребує твого підтвердження.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 6.4

Фішинг під виглядом KSeF

Остерігайся також листів, які можуть видавати себе за Міністерство фінансів або KSeF, з посиланнями «для входу» і проханням ввести дані (це загальна обережність, а не повідомлення про конкретну хвилю шахрайства). Наша порада: не переходь за посиланнями з повідомлень про KSeF, а відкривай ksef.podatki.gov.pl та Aplikacja Podatnika вручну або із закладки.

Якщо чужий рахунок виявився звичайною помилкою в NIP, наступний крок це корекція до нуля.