Збій KSeF: що робити і коли надіслати рахунок

Якщо не можеш надіслати рахунок до KSeF, ти все одно можеш його виставити: у режимі offline24 завжди, а в аварійному режимі чи під час недоступності після оголошення Міністерства фінансів (MF). Потім надсилаєш рахунок до KSeF щонайпізніше наступного робочого дня або протягом 7 робочих днів від кінця збою, а при повній аварії не надсилаєш узагалі.

Три ситуації в одній таблиці

Режим залежить від того, хто і що оголосив, а не від того, що «щось не працює». Для Ані, яка виставляє кілька рахунків на місяць, цієї таблиці досить.

Два застереження до таблиці. Закон про VAT не визначає «робочого дня», а MF не пояснило, чи є ним субота. Приклад без цього сумніву: виставив у вівторок, надсилаєш найпізніше в середу. Друге стосується вікна на 7 днів: якщо під його час MF оголосить новий збій, строк рахується заново (ст. 106nf ust. 5), а повідомлення про повну аварію вимикає це вікно (ust. 7).

MF: таблиця режимів виставлення рахунків

Offline24: режим, який обираєш сам

Offline24 єдиний режим, якому не потрібне жодне оголошення. Не треба доводити, що в тебе зник інтернет. Його можна застосовувати й у продажу для споживача.

Датою виставлення є дата з поля P_1 (ст. 106nda ust. 10), а датою отримання покупцем є дата присвоєння номера KSeF (ust. 11). Законний строк виставлення рахунку, як правило 15-те число наступного місяця, не змінюється. KSeF відхилить дату P_1 з майбутнього, а дата P_1 раніша за день надсилання проблемою не є.

QR-коди потрібні лише тоді, коли рахунок передаєш поза KSeF, тобто покупцеві зі ст. 106gb ust. 4 (ст. 106nda ust. 3, 4 і 6). Тоді на рахунку (або поруч) розміщуєш два коди: КОД I з написом OFFLINE містить дані рахунку, а КОД II з написом CERTYFIKAT підтверджує виставника й потребує сертифіката KSeF типу 2. Якщо коди не вміщаються на візуалізації, можна дати окреме посилання або графічну позначку. Покупець із польським NIP отримує рахунок лише в KSeF, тож кодів йому не треба, а при повній аварії їх немає зовсім.

MF: QR-коди для рахунку, виставленого офлайн

Збій, недоступність і повна аварія

В аварійному режимі й під час недоступності робиш те саме, що в offline24, але строки інші. Для пані Кристини різниця така: при недоступності рахується день після її закінчення, при збої є 7 робочих днів від його кінця.

Рахунок offline24, виставлений трохи до оголошення збою, підпадає під ст. 106nha. Якщо оголошено звичайний збій (ст. 106ne ust. 1), діють строки зі ст. 106nf. Якщо оголошено повну аварію (ust. 3), такий рахунок до KSeF не надсилаєш.

Повна аварія є винятком. Рахунки з цього періоду до KSeF не потрапляють, а в файлі JPK їх позначають BFK. Рахунок offline24 або з недоступності має в JPK позначку DI лише тоді, коли в день подання файлу в нього ще немає номера KSeF. Якщо номер уже є, відображаєш його з номером (NrKSeF), а раніше проставлене DI виправляєш на номер. Рахунок аварійного режиму (ст. 106nf), який у день подання файлу не має номера KSeF, отримує позначку OFF.

MF: брошура JPK_VAT з декларацією, с. 18

Як зрозуміти, що це збій

Закон вказує BIP та інтерфейсне програмне забезпечення (збій), BIP (недоступність) і ЗМІ (повна аварія). MF також веде Latarnia, публічне API без авторизації зі статусами AVAILABLE, MAINTENANCE, FAILURE або TOTAL_FAILURE. Ми не знайшли документа MF, який називав би Latarnia «інтерфейсним програмним забезпеченням» із закону, тож сприймай її як підказку, а не як правову основу.

На сторінці «технічних повідомлень» MF також публікує службові оголошення, наприклад про перебої в Aplikacja Podatnika. Ст. 106ne цієї сторінки не називає, а MF не пояснило, чи таке повідомлення є оголошенням збою в розумінні закону. Коли сумніваєшся, виставляй в offline24, бо цей режим не потребує оголошення.

KSeF Latarnia, репозиторій MF MF: технічні повідомлення KSeF

Що, коли KSeF відхилить рахунок offline

Закон цього не регулює, це випливає з Посібника KSeF 2.0, ч. II. Якщо перевірка файлу негативна, рахунок не отримує номера KSeF і, за словами MF, «не було виставлено». Перевіряєш помилку, виправляєш дані й надсилаєш знову. У KSeF рахунок не можна редагувати чи видаляти, а помилку в прийнятому рахунку виправляє коригувальний рахунок (як його виставити). KSeF не перевіряє арифметику, тож суми перевір до надсилання.

MF не пояснило, що буде, якщо відхилення дійде до тебе після строку зі ст. 106nda ust. 2. Не надсилай в останню хвилину: надішли одразу, як система повернеться, щоб лишився запас на виправлення.

Що отримує покупець тим часом

В offline24 і під час недоступності покупець із польським NIP отримує рахунок лише в KSeF (ст. 106nda ust. 3). Для недоступності це вказує таблиця MF, бо ст. 106nh ust. 4 не відсилає до ust. 3. Це відсилання додає лише проєкт UD477. Поки система його не прийняла, можеш видати добровільне «підтвердження транзакції» з двома QR-кодами. Це не рахунок. В аварійному режимі кожен покупець отримує рахунок домовленим із ним способом (ст. 106nf ust. 2), з кодами як в offline24, якщо рахунок іде не через KSeF (ust. 3).

Споживач, іноземний покупець або покупець без NIP (ст. 106gb ust. 4) отримує рахунок домовленим способом, із кодами OFFLINE і CERTYFIKAT. Після присвоєння номера KSeF досить одного коду з цим номером.

Якщо покупець із польським NIP отримав рахунок offline24 поза KSeF до надсилання в KSeF, він має, за Посібником, право на відрахування ПДВ від дня фактичного отримання. Проте MF називає це «неналежною дією» продавця й радить отримувати рахунки в KSeF (Посібник, ч. II, пункт 1.8, с. 31–32). Це визначення стосується лише такої ситуації.

Від 2027 року номер KSeF має бути в призначенні переказу між діючими платниками ПДВ (обов'язок зі ст. 108g стосується діючих платників ПДВ, Посібник, пункт 4.1.5). Обов'язок не стосується рахунків зі ст. 106nda і 106nh, яких через повідомлення про збій не внесли до KSeF (ст. 108g ust. 4).

Підготуйся, поки нічого не зламалося

Сертифікат KSeF типу 2 потрібен до першого збою. Згенерувати його можна заздалегідь, він дійсний до двох років, а за ст. 106nda ust. 7 ти завантажуєш його з KSeF. Способи автентифікації ми описали в тексті сертифікати проти токенів у KSeF.

Друге питання, програма. За MF, в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 виставляються лише рахунки онлайн, тож для offline потрібне програмне забезпечення з його підтримкою. Спитай постачальника, чи воно генерує QR-коди, стежить за строками й саме надсилає рахунки після повернення системи. Перелік кроків є в чекліст підготовки до KSeF.

Штрафи за запізнення та їхній статус

Ст. 106ni ust. 1 pkt 3 передбачає штраф за ненадсилання в строк рахунку offline24, аварійного чи з недоступності: до 100% ПДВ з рахунку, а без ПДВ до 18,7% загальної суми до сплати. Ці норми набувають чинності 1 січня 2027. 16 вересня 2026 MF оголосило відстрочку штрафів до 31 грудня 2027. Проєкт UD477 переносить ст. 106ni ust. 1–3 і 5–7 на 1 січня 2028 (ст. 2 пкт 2 проєкту), але для цього потрібна зміна закону, а проєкт лише на етапі узгоджень і публічних консультацій (обидва з 23.09.2026) і законом не є. Ust. 4 уже діє: запізнення за ст. 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 чи 106nh ust. 2 не тягне провадження про фіскальний злочин чи проступок. Ширший розбір потребує окремого тексту.

MF: продовження відстрочки штрафів Проєкт UD477 у RCL Проєкт UD477: текст закону, ст. 2 пкт 2

Почни з одного: перевір сьогодні, чи є в твоїй програмі режим offline і чи маєш сертифікат типу 2. Якщо тільки починаєш із KSeF, читай посібник для ФОП.