Рахунок поза KSeF: чи відрахуєш із нього ПДВ

Так, ПДВ із рахунку (faktura), отриманого поза KSeF, можна відрахувати, навіть коли продавець мав виставити його в KSeF і не зробив цього. Право на відрахування виникає в періоді, коли виникло податкове зобов'язання, але не раніше ніж у періоді, коли ти фактично отримав рахунок (ст. 86 ust. 10b pkt 1 закону про ПДВ).

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.7

Це стосується активних платників VAT (czynny podatnik VAT). Якщо ти користуєшся звільненням за ст. 113, ПДВ із рахунків за покупки ти все одно не відраховуєш.

Що каже Міністерство фінансів

У «Najczęstsze pytania» (поширені запитання) про KSeF МФ пише, що право на відрахування з рахунку, виставленого в обхід KSeF, «і надалі буде забезпечене за умови виконання матеріальних умов відрахування, передбачених ст. 86 закону, та відсутності негативних умов відповідно до ст. 88 закону». Відсутність рахунку в KSeF там названо «uchybienie formalne» (формальний недолік), а порушення обов'язку «за загальним правилом обтяжує виставника». Таку саму позицію містить Посібник KSeF 2.0, ч. II (п. 1.7). Міністерство пояснює її тим, що KSeF запроваджують поетапно.

МФ: поширені запитання про KSeF, пит. 1–4

Це роз'яснення МФ, а не норма закону, але ти можеш на нього посилатися, якщо податкова поставить питання.

Продавець теж не уникає податку. За словами МФ, виставлення документа поза KSeF не означає, що продаж перестає оподатковуватися VAT, тож продавець розраховує податок як звичайно.

Чому рахунок прийшов поза KSeF

За загальним правилом покупець із польським NIP (податковий номер) отримує рахунок у KSeF. Але до 31 березня 2026 обов'язок стосувався лише найбільших продавців (продажі понад 200 млн zł у 2024 році). З 1 квітня 2026 продавець може законно виставити рахунок поза системою, коли:

• вкладається в ліміт зі ст. 145m: рахунки документують у цьому місяці продажі до 10 000 zł брутто (до 31 грудня 2026; як його рахувати, ми описали в тексті про ліміт 10 000 zł у KSeF);
• виставляє рахунок із касового апарата або дає чек із NIP до 450 zł (100 євро), який є спрощеним рахунком (ст. 145n, теж до 31 грудня 2026);
• не має в Польщі місцезнаходження чи постійного місця діяльності або його постійне місце в Польщі не бере участі в операції (ст. 106ga ust. 2 pkt 1–2), наприклад іноземний постачальник програмного забезпечення;
• є інший випадок зі ст. 106ga ust. 2 або з розпорядження МФ, виданого на підставі ст. 106s.

Є й друга група: продавець, який мав би виставляти в KSeF, а просто надіслав PDF. За словами МФ, відрахування все одно зберігається (якщо виконано умови ст. 86 і 88), але МФ називає такий рахунок «сигналом тривоги» (про це нижче).

Тобі не треба перевіряти, до якої групи належить продавець. За словами МФ, покупець не зобов'язаний перевіряти, чи рахунок правильно виставлено поза KSeF, і не мусить вимагати від продавця виставити його в системі.

Два документи лише схожі на «рахунок поза KSeF». PDF або роздруківка з QR-кодом зазвичай є візуалізацією рахунку, який уже є в KSeF; відскануй код, і побачиш його дані або повідомлення, що рахунку в KSeF немає. Докладніше в посібнику як отримати рахунок у KSeF. А «potwierdzenie transakcji» (підтвердження операції), яке продавець може видати, поки рахунок не отримав номер KSeF (сам рахунок ти отримаєш у KSeF), за Посібником МФ не є податковим документом.

Коли відрахуєш: приклад з офісу пані Кристини

Пані Кристина, бухгалтерка, веде облік пана Бартоша, столяра на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність) і активного платника VAT. Невеликий постачальник фурнітури продає в межах ліміту 10 000 zł і виставляє рахунки в PDF. Рахунок від 28 вересня 2026: 2 000 zł нетто, 460 zł VAT, 2 460 zł брутто. Пан Бартош отримує його електронною поштою 2 жовтня.

Припустімо, що податкове зобов'язання виникло у вересні. Але рахунок отримано в жовтні, тож 460 zł VAT пан Бартош відрахує щонайраніше в декларації за жовтень. Датою отримання рахунку поза KSeF є день, коли він фактично до нього надійшов.

Для рахунку в KSeF діє інше правило. Датою його отримання є день присвоєння номера KSeF (ст. 106na ust. 3), незалежно від того, коли хтось його завантажить чи отримає PDF поштою. Якби той самий рахунок отримав номер KSeF 28 вересня, датою отримання було б 28 вересня.

Закон про ПДВ, ст. 86 ust. 10b pkt 1, ст. 106na ust. 3

Рахунок offline24, надісланий поштою до відправлення в KSeF

Рахунок у режимі offline24 має потрапити в KSeF не пізніше наступного робочого дня, а покупець із польським NIP повинен отримати його виключно через KSeF. Датою отримання тоді є день присвоєння номера KSeF (ст. 106nda ust. 11). Те саме правило діє під час недоступності KSeF (ст. 106nh ust. 4).

Буває, що продавець одразу надсилає PDF поштою, ще до того, як рахунок потрапить у систему. Посібник МФ називає це неправильною дією, а наслідок описує так: покупець набуває права на відрахування в дату фактичного отримання. Тож якщо лист із рахунком offline24 прийшов 30 вересня, а номер KSeF присвоєно 1 жовтня, для права на відрахування важить 30 вересня.

Для рахунків з аварійного режиму (ст. 106nf) і з повного збою (ст. 106ng) ми не знайшли в матеріалах МФ правила про дату отримання покупцем із польським NIP. Самі режими описано в посібнику збій KSeF і режим офлайн.

Яких доказів очікує МФ

МФ пише, що відсутність рахунку в KSeF «має бути для покупця сигналом тривоги», а такі рахунки «можуть підвищувати ризик перевірки достовірності всієї операції». Покупець має проявляти належну обачність і зберегти докази того, що операція справді відбулася.

Для кожного рахунку поза KSeF пані Кристина збирає в клієнта:

• підтвердження переказу або інший доказ оплати,
• акт приймання, документ поставки або замовлення,
• листування з продавцем, зокрема лист, у якому прийшов рахунок (це ще й доказ дати отримання).

Від себе додаємо одну практику, якої МФ не вимагає: веди список постачальників, які досі виставляють рахунки поза KSeF.

Позначення таких рахунків у JPK_V7 (звіт VAT) є окремою темою. З лютого 2026 файл вимагає номерів KSeF рахунків за покупки або відповідних позначень, коли номера немає, але тут ми не описуємо, яке позначення застосовувати.

Що з рахунками поза KSeF у 2027 році

З кінцем 2026 року втрачають чинність ст. 145m і 145n: більше немає ліміту 10 000 zł, рахунків із касових апаратів і чеків із NIP як спрощених рахунків. Залишаються постійні винятки зі ст. 106ga ust. 2 (наприклад, продавці без місцезнаходження й постійного місця діяльності в Польщі) та офлайн-режими.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 14

Не вирішено, чи позиція щодо відрахування діє й у 2027 році. Відповідь у «Najczęstsze pytania» не має обмеження в часі, але п. 1.7 Посібника має назву «Odliczenie podatku VAT z faktur wystawionych poza KSeF w okresie od lutego do grudnia 2026 r.» (відрахування ПДВ з рахунків, виставлених поза KSeF, у період з лютого по грудень 2026 року), а саме обґрунтування посилається на поетапне запровадження. Прямої відповіді для 2027 року ми в матеріалах МФ не знайшли.

Штрафи зі ст. 106ni (до 100% VAT з рахунку, а без VAT до 18,7% загальної суми до сплати) стосуються виставника рахунку. За чинним законом вони діють з 1 січня 2027. МФ 16 вересня 2026 оголосило відстрочку до кінця 2027 року, а проєкт UD477 переносить їх на 1 січня 2028. 15 жовтня МФ передало проєкт на розгляд Ради міністрів, але його ще не ухвалено.

Навіть якщо штрафи відстрочать, посадовці у 2027 році «реагуватимуть на випадки виставлення рахунків поза KSeF (за винятком випадків, визначених законом) і перевірятимуть, чи невикористання системи не призводить до недостовірного розрахунку податку». Так МФ анонсувало в повідомленні від 16 вересня.

МФ: продовження відстрочки штрафів (16.09.2026)

Якщо ведеш облік клієнтів, переглянь їхніх постачальників до кінця року й запитай тих, хто поза KSeF, як вони виставлятимуть рахунки в січні. Строки штрафів і стан проєкту UD477 ми відстежуємо в тексті про штрафи за KSeF у 2027 і 2028 роках.