Дата виставлення рахунку в KSeF: яка діє

Рахунок, надісланий у KSeF у звичайному режимі (онлайн), вважається виставленим у день надсилання в KSeF, якщо дата в полі P_1 є тією самою датою; коли P_1 раніша, рахунок стає рахунком offline24 з датою виставлення з P_1, а P_1 з майбутнього KSeF відхиляє. Покупець отримує рахунок у день присвоєння йому номера KSeF, незалежно від того, коли його завантажить, хіба що він є покупцем зі ст. 106gb ust. 4 закону про ПДВ (наприклад, споживач або іноземна фірма): тоді важить день, коли він фактично отримав рахунок.

Закон про ПДВ, ст. 106na ust. 1, 3 і 4, ст. 106nda ust. 10 і 16

Надіслано до півночі, номер після півночі

Важить день надсилання, а не момент, коли KSeF присвоїть номер. Міністерство фінансів (МФ) показує це в посібнику на прикладі: P_1 це 1 лютого 2026, рахунок надіслано 1 лютого о 23:50, номер KSeF присвоєно 2 лютого о 00:01. Датою виставлення є 1 лютого.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.4

Дату отримання МФ вирішує іншим прикладом у посібнику (п. 5.1, приклад 10): рахунок надіслано 1 лютого о 23:56, номер присвоєно 2 лютого о 00:01. «Датою отримання рахунку в цьому випадку є … 2 лютого 2026 р.», відповідно до ст. 106na ust. 3. Тож рахунок може бути виставлений одного дня, а отриманий наступного.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.1

P_1 раніша або пізніша за день надсилання

Оксана, графічна дизайнерка на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність), готує рахунок у вівторок увечері з датою P_1 на вівторок, але надсилає його в KSeF у середу зранку. KSeF його не відхиляє. Рахунок вважається виставленим у режимі offline24, а датою виставлення залишається вівторок, тобто P_1 (ст. 106nda ust. 10 і 16). Рахунок offline24 треба надіслати в KSeF невідкладно, не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення, тож середа вкладається в строк. Якби Оксана надіслала його лише в четвер, KSeF усе одно прийняв би рахунок. Чи діє строк зі ст. 106nda ust. 2 також для рахунку, визнаного offline24 на підставі ust. 16, норми не вирішують (ust. 16 не називає ust. 2 серед положень, що застосовуються відповідно); на наш погляд, безпечніше вважати, що діє.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.4 і 1.6.1

Зворотна ситуація закінчується відхиленням. Якщо надсилаєш рахунок 2 лютого з P_1 = 3 лютого, KSeF відхиляє файл. Документація API МФ формулює це так: «Дата виставлення рахунку (P_1) не може бути пізнішою за дату прийняття документа в систему KSeF».

Документація API KSeF: валідація дат

Відхилений рахунок не отримує номера KSeF, а МФ прямо пише в посібнику, що при негативній перевірці рахунок не виставлено (п. 1.6.1, серед причин відхилення є P_1 з майбутнього). Виправляєш дату й надсилаєш знову. KSeF не перевіряє нумерації, тож рахунок із ранішим номером може потрапити в систему після пізніших, але сама нумерація все одно має бути послідовною (наростаючою) (ст. 106e ust. 1 pkt 2; Посібник, ч. II, п. 1.6.7).

Якщо виставляєш рахунки в Aplikacja Podatnika (безкоштовний застосунок платника KSeF) у скороченому режимі, ризик розбіжності невеликий: застосунок сам вписує дату виставлення й не дає її змінити, тож P_1 збігається з днем надсилання (це наш висновок з інструкції застосунку; для розширеного режиму інструкція цього не описує). Якщо почнеш заповнювати форму до півночі, а надішлеш після неї, рахунок усе одно може стати offline24.

Коли покупець отримує рахунок

Датою отримання рахунку з KSeF є день присвоєння номера KSeF (ст. 106na ust. 3). Не має значення, коли покупець увійде в KSeF, коли бухгалтерська програма завантажить рахунок чи коли прийде PDF поштою. Покупцеві не треба нічого підтверджувати, і він не може відхилити рахунок, бо ст. 106na ust. 2, яка вимагала згоди, скасовано з 1 лютого 2026. Як це виглядає з боку покупця, ми описали в посібнику як отримати рахунок у KSeF.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 4.2 і 5.1

Інакше з покупцями зі ст. 106gb ust. 4: споживачами, суб'єктами без NIP (польського податкового номера), іноземними фірмами без місцезнаходження й постійного місця діяльності в Польщі (або такими, чиє польське постійне місце не бере участі в операції) та платниками з інших країн ЄС у процедурі SME. Вони отримують рахунок поза KSeF, тож датою отримання є день, коли вони фактично його отримали (ст. 106na ust. 4).

Дату отримання не прочитаєш із номера KSeF. За документацією API, частина RRRRMMDD у номері це «дата прийняття рахунку (рік, місяць, день) до подальшої обробки». У прикладі МФ з 23:50 реєстрація на шлюзі KSeF відбулася 1 лютого, а номер присвоєно 2 лютого. Дату отримання показує UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) як дату присвоєння номера KSeF.

Документація API KSeF: номер KSeF

Режими офлайн: дата виставлення завжди P_1

У режимі offline24 і під час недоступності KSeF (ст. 106nh ust. 4 відсилає до ст. 106nda) дата виставлення це P_1, а дата отримання це день присвоєння номера KSeF, з тим самим винятком для покупців зі ст. 106gb ust. 4. В аварійному режимі (ст. 106nf) дата виставлення теж випливає з P_1. Датою отримання тоді є день фактичного отримання, а якщо покупець отримав рахунок лише після присвоєння номера, то дата присвоєння номера (ст. 106nf ust. 10). Покупець зі ст. 106gb ust. 4, який домовився про інший спосіб доставки, має дату фактичного отримання. Для повного збою (ст. 106ng) окремого правила в нормах немає. Строки надсилання для кожного режиму зібрано в посібнику збій KSeF і режим офлайн.

Закон про ПДВ, ст. 106nda ust. 10 і 11, ст. 106nf (зокрема ust. 10), ст. 106nh ust. 4 Інформаційна брошура FA(3): P_1

Якщо продавець надішле тобі рахунок offline24 поштою, перш ніж той потрапить у KSeF, МФ називає це неправильною дією, а право на відрахування тоді виникає в день фактичного отримання документа. Подробиці й приклад є в тексті рахунок поза KSeF і відрахування ПДВ.

Від чого залежать ці дати

Відрахування ПДВ. Право на відрахування виникає в періоді виникнення податкового зобов'язання, але не раніше, ніж у періоді отримання рахунку (ст. 86 ust. 10b pkt 1). Посібник МФ (п. 1.8) формулює це так: відрахування можливе «не раніше, ніж у розрахунку за період, у якому покупець отримав рахунок», а «датою отримання рахунку в KSeF вважається дата присвоєння номера». Тож рахунок із номером, присвоєним 1 листопада, можна відрахувати щонайраніше за листопад, навіть якщо його надіслали 31 жовтня до півночі. Для рахунків на межі місяців важить дата присвоєння номера, а не дата виставлення (ст. 106na ust. 3 і ст. 86 ust. 10b pkt 1).

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.8 (с. 31–32) і 5.1

Строк виставлення рахунку. KSeF не змінює ст. 106i: рахунок, за загальним правилом, виставляють не пізніше 15-го числа місяця, що настає за місяцем поставки чи надання послуги. Якщо надішлеш рахунок із P_1, що дорівнює останньому дню строку, того самого дня, він виставлений онлайн вчасно. Якщо надішлеш його наступного робочого дня, він стає рахунком offline24 з датою виставлення з P_1, як у прикладі Оксани (це наше зіставлення норм). Немає норми, яка вирішувала б, чи прострочений рахунок, відхилений в останній день строку й надісланий повторно наступного дня, тож краще не лишати його на останній вечір.

Ліміт 10 000 zł до 31 грудня 2026. Ст. 145m рахує ліміт із рахунків, виставлених у певному місяці, тож вирішує дата виставлення, а не дата продажу. Рахунок за грудневу послугу, виставлений 4 січня 2027, є рахунком 2027 року, коли ліміту вже немає. Що зробити до цієї дати, ми описали в тексті KSeF з 1 січня 2027.

МФ: нижче 10 000 zł

Курс валюти. Коли рахунок виставлено до виникнення податкового зобов'язання, курс NBP (Національного банку Польщі) береш з останнього робочого дня перед днем виставлення (ст. 31a ust. 2). Якщо обрано курс ЄЦБ, береш останній курс, оприлюднений на останній день перед днем виставлення (ст. 31a ust. 2 речення друге у зв'язку з ust. 1 реченням другим). Датою виставлення є P_1 як онлайн (де P_1 дорівнює дню надсилання), так і в режимах offline24, недоступності та аварійному, тож курс визначаєш від P_1, а не від дати присвоєння номера.

Дати на рахунку коротко

P_6 не є датою виставлення. Її вписують, коли дата поставки, надання послуги чи оплати спільна для всіх позицій рахунку.

Інформаційна брошура FA(3): P_1, P_6

Якщо маєш рахунок, який не можеш надіслати зараз, почни з посібника збій KSeF і режим офлайн. Технічні деталі для розробників (поля дат в API KSeF і автоматичне перемикання в офлайн) є в англійській версії цього тексту.