Рахунок з каси та чек з NIP від 2027 року

До 31 грудня 2026 рахунки (faktury), виставлені через касовий апарат (kasa rejestrująca), і чеки з NIP покупця до 450 zł (100 євро) можуть лишатися поза KSeF (ст. 145n закону про ПДВ). З 1 січня 2027 каса більше не виставляє рахунків, а чек з NIP перестає бути спрощеним рахунком, тож фірма, якій потрібен рахунок, отримує його в KSeF.

Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 14

Правовий стан на 7 жовтня 2026 року.

Що змінюється на касі

З 2027 року користувач каси виставляє й видає покупцеві лише фіскальний чек (ст. 111 ust. 3a pkt 1 у редакції, що діє з 1 січня 2027). Продаж приватним особам, як і раніше, реєструється на касі (ст. 111 ust. 1), а самі чеки ніколи не потрапляють до KSeF, бо система призначена лише для рахунків.

FAQ МФ: рахунки, які раніше виставляли на касах

Клієнт-фірма просить рахунок: що робити у 2027

Візьмімо веломагазин і Аню, графічну дизайнерку з ФОП (JDG), яка 12 січня 2027 купує монітор за 380 zł брутто. До кінця 2026 чек з її NIP був би рахунком. У 2027 це виглядає так:

1. Вона називає NIP біля каси, до друку чека. Рахунок для платника податку за продаж через касу можна виставити лише тоді, коли на чеку є NIP покупця (ст. 106b ust. 5). Рахунок, виставлений з порушенням цього правила, означає додаткове податкове зобов'язання у розмірі 100% ПДВ з цього рахунку (ust. 6).
2. Продавець виставляє рахунок у KSeF, у своїй програмі або в безкоштовному Aplikacja Podatnika. На це є час до 15-го числа наступного місяця (ст. 106i ust. 1), тут до 15 лютого, тож робити це біля каси не треба.
3. Аня забирає рахунок у KSeF. Він вважається отриманим, коли система присвоїла йому номер KSeF, без прийняття з боку покупця. Спосіб передачі рахунку поза KSeF (наприклад, у PDF) продавець і покупець узгоджують лише в особливих випадках, наприклад для рахунків споживачам або іноземним отримувачам.
4. Продавець зберігає зв'язок із чеком: номер документа й унікальний номер каси або паперовий чек разом з даними, що ідентифікують рахунок (ст. 106h ust. 1). До кінця 2026 це не стосувалося рахунків з каси (ст. 145n ust. 3).

Продавець, звільнений від ПДВ, наприклад перукарка, і далі виставляє рахунок лише на вимогу покупця (ст. 106b ust. 2 і 3). Якщо рахунок просить фірма, він іде через KSeF на тих самих правилах, що й в інших.

Закон про ПДВ, єдиний текст Dz.U. 2026 poz. 1263 FAQ МФ: передача рахунку поза KSeF (пит. 11)

Приватна особа просить рахунок

Рахунки для фізичних осіб, які не ведуть господарську діяльність, не підпадають під обов'язок KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4). Можеш виставити такий рахунок у KSeF добровільно, зокрема до чека, або по-старому, на папері чи електронно. Клієнт може попросити його протягом 3 місяців після кінця місяця продажу (ст. 106b ust. 3). Нумерацію веди єдину для обох видів: KSeF її не нав'язує, але безперервність і хронологія залишаються обов'язковими.

FAQ МФ: рахунки B2C і нумерація

Що налаштувати до січня

• Інструмент для рахунків. Якщо сьогодні рахунок після чека виставляє каса, з січня це має робити програма, інтегрована з KSeF, або Aplikacja Podatnika. Ліміт 10 000 zł з 2027 року теж не діє, тож рахунки для фірм ідуть у KSeF незалежно від місячної суми.
• Доступ. Власник ФОП (JDG) має права власника в KSeF, які автоматично призначаються до його NIP, без жодних заяв до податкової. Посібник KSeF 2.0, ч. I, п. 3.2.1, с. 57 Особи, які виставлятимуть рахунки за нього, отримують права окремо. Основи є в матеріалі KSeF для ФОП і в чекліст підготовки.
• Порядок на касі. Персонал питає NIP до друку чека і знає, що рахунок прийде пізніше з KSeF.
• Бухгалтерка. До кінця 2026 рахунок з каси, продаж за яким уже є в добовому звіті, не збільшує продажу й податку (ст. 145n ust. 4). Відповідного правила на 2027 рік ми не знайшли ні в законі, ні в джерелах МФ. Запитай бухгалтерку, як відобразити в JPK рахунок KSeF до продажу, вже зареєстрованого на касі. Також ми не знайшли роз'яснення МФ, як вказати номер чека в структурі FA(3).

МФ: продовження відстрочки штрафів до кінця 2027 р. Проєкт UD477 (RCL)