Рахунок для приватної особи: KSeF чи PDF?

Рахунок (faktura) для приватної особи (фізичної особи, яка не веде господарської діяльності) можеш виставити поза KSeF, бо ст. 106ga ust. 2 pkt 4 закону про ПДВ виключає його з обов'язку. За бажанням можеш виставити його в KSeF добровільно, але клієнт сам його в системі не знайде: ти передаєш рахунок в узгоджений спосіб, із QR-кодом.

Правовий стан на 8 жовтня 2026 р.

FAQ Мінфіну: „Wystawianie w KSeF faktur na rzecz konsumentów nie jest obowiązkowe” (виставляти в KSeF рахунки для споживачів не обов'язково)

Поза KSeF: папір або PDF, як і раніше

Рахунок поза KSeF може бути паперовим або електронним. Електронний не мусить мати структуру FA(3) і не йде в систему: досить PDF, надісланого електронною поштою.

Приклад: Кася працює фотографкою на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність фізичної особи). У жовтні вона робить сімейну фотосесію для пані Марти, яка просить рахунок на 900 zł. Кася виставляє його у своїй програмі як PDF і надсилає листом. Більше нічого робити не треба.

Якщо ти користуєшся звільненням від ПДВ (ст. 113), рахунок для приватної особи виставляєш лише на її вимогу. Подробиці, зокрема строк для такої вимоги, ми описали в статті про KSeF для звільнених від ПДВ.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.1: електронний рахунок може бути будь-яким файлом, напр. PDF

Виставляєш у KSeF: як клієнт отримає рахунок

Добровільний рахунок для споживача в KSeF не потрапляє до клієнта автоматично. Покупець отримує рахунок у системі за своїм NIP (податковим номером), а в приватної особи його в рахунку немає. Тому ст. 106gb ust. 4 зобов'язує тебе передати рахунок у спосіб, узгоджений із клієнтом (листом, роздруківкою), а рахунок, переданий поза KSeF, мусить мати QR-код. Форми цього узгодження закон не встановлює.

На рахунку, виставленому в KSeF в онлайн-режимі, є один QR-код, а під ним номер KSeF (рахунок офлайн, ще без номера, має два коди). Клієнт завантажує через нього рахунок без входу в систему, у два кроки:

1. Сканує код і бачить основні дані: номер KSeF, NIP продавця, дату виставлення. Якщо рахунку в KSeF немає, отримує про це повідомлення.
2. Вводить номер рахунку, позначку про відсутність ідентифікатора покупця і загальну суму до сплати. Після цього може завантажити рахунок у форматі XML або PDF.

Кілька невдалих спроб на другому кроці на якийсь час блокують доступ. Без QR-коду клієнт теж може зайти в Aplikacja Podatnika (застосунок платника від Мінфіну) без входу й завантажити рахунок, але тоді мусить ще вручну ввести номер KSeF, а також своє ім'я та прізвище.

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 5.3–5.7: передача споживачу, доступ через QR-код та анонімний доступ

Клієнт дає NIP: це вже рахунок для фірми

Якщо покупець має NIP і купує для фірми, рахунок підпадає під обов'язок KSeF зі ст. 106ga ust. 1. До 31 грудня 2026 р. його ще можна виставити поза системою, якщо ти вкладаєшся в ліміт 10 000 zł на місяць, рахуючи з ПДВ (ст. 145m). Рахунки для приватних осіб до цього ліміту не входять.

NIP у рахунку в KSeF визначає, кому система його надасть. Помилковий NIP припише рахунок фірмі, якій належить цей номер, тож переписуй його уважно.

Кількох прикордонних ситуацій матеріали Мінфіну, які ми перевірили, не вирішують:

• клієнт має JDG, але купує приватно й усе одно дає NIP (або купує для фірми й NIP не дає): хто визначає характер покупки і чи достатньо його заяви;
• клієнт веде незареєстровану діяльність (działalność nierejestrowana) або приватно здає житло: чи вважається він при покупці особою, що не веде діяльності;
• клієнт є фермером на паушальному режимі (rolnik ryczałtowy).

Якщо часто продаєш таким клієнтам, домовся про порядок дій зі своєю бухгалтеркою.

Мінфін, найчастіші питання: до ліміту входять лише рахунки, які треба виставляти в KSeF

З 2027 р. тут нічого не змінюється

Виключення зі ст. 106ga ust. 2 pkt 4 не має кінцевої дати. До 31 грудня 2026 р. діють два інші винятки: ліміт 10 000 zł (ст. 145m) і рахунки з каси (ст. 145n). Що буде після їх завершення, ми описали в статті про кінець ліміту 10 000 zł. У 2027 р. рахунки для приватних осіб можеш виставляти поза KSeF так само, як зараз.

Закон про ПДВ, ст. 106ga, 145m, 145n (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Виключення охоплює й рахунок до фіскального чека (paragon) для приватної особи. Якщо продаєш через касовий апарат, зміни з 2027 р. стосуються рахунків для фірм; їх описано в статті про рахунок із касового апарата.

Якщо виставляєш рахунки також фірмам, перевір, чи вкладаєшся в ліміт цього місяця: як рахувати ліміт 10 000 zł.