KSeF з 1 січня 2027: що зробити до цього

З 1 січня 2027 р. рахунок-фактура (faktura), який ти виставляєш іншій фірмі, має, як правило, пройти через KSeF, незалежно від суми. Звільнення зі ст. 145m закону про VAT, тобто ліміт 10 000 злотих на місяць, діє лише до 31 грудня 2026 р., а з нового року порогу немає ні для кого, зокрема й для платників, звільнених від ПДВ.

З тієї самої дати касовий апарат більше не виставляє faktury, а чек з NIP перестає бути спрощеним рахунком. Правовий стан на 7 жовтня 2026 р.

Закон про VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263, ст. 145m

Що саме закінчується 31 грудня

Ст. 145m ust. 1 дозволяла з 1 квітня до 31 грудня 2026 р. виставляти паперові або електронні faktury поза KSeF, доки місячна сума продажів за такими faktury не перевищувала 10 000 злотих брутто. Як рахувався ліміт, пояснюємо в тексті Ліміт 10 000 злотих у KSeF. Після 31 грудня норма втрачає чинність, а обов'язок зі ст. 106ga ust. 1 охоплює всіх платників. У дорожній карті MF це описано як момент, коли KSeF стає обов'язковим «для всіх».

MF: Етапи впровадження KSeF 2.0

На практиці змінюється кілька речей:

• Звільнені від ПДВ. Платник, звільнений від ПДВ (ст. 113), як і раніше виставляє faktura лише на вимогу покупця (ст. 106b ust. 3 pkt 2), але якщо виставляє її іншому платнику, то робить це в KSeF. Звільнення зі ст. 113 не є винятком із KSeF (винятки наведено нижче). Пані Ева, перукарка, звільнена від ПДВ, яка раз на кілька місяців виставляє faktura на 400 злотих для салону краси, з січня робить це в KSeF.
• Касовий апарат. Ст. 145n дозволяла до кінця 2026 р. виставляти faktury з каси, а чек з NIP (до 450 злотих або 100 євро) вважався спрощеним рахунком. З 1 січня 2027 р. це закінчується. Клієнт-фірма, якій потрібна faktura, отримує її з KSeF.
• Споживачі. Faktury для фізичних осіб без підприємницької діяльності залишаються поза обов'язком (ст. 106ga ust. 2 pkt 4).
• Перекази. Покупець, який є активним платником VAT і платить за faktura іншому активному платнику VAT, має вказати в переказі номер KSeF (ст. 108g ust. 1, для платежів з 1 січня 2027 р.).

Посібник KSeF 2.0, частина I, с. 14

Постійних винятків небагато: ст. 106ga ust. 2 закону про VAT називає, зокрема, продавців без місця діяльності чи постійного представництва в Польщі, спеціальні процедури та звільнення зі ст. 113a (pkt 6), а розпорядження Мінфіну (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) додає, зокрема, рахунки за проїзд платною автострадою та разові квитки на перевезення пасажирів.

Розпорядження Мінфіну про випадки без обов'язку виставляти структуровані рахунки, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2

Важить дата виставлення faktury: онлайн-faktura виставлена в день надсилання до KSeF. З формулювання ст. 145m випливає, що faktura за грудневу послугу, виставлена 4 січня 2027 р., уже є faktura 2027 року і йде через KSeF.

План на останні тижні

Порядок має значення: без входу не надаси дозволів, без програми не перевіриш виставлення. Наш приклад: Аня, графічна дизайнерка на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, підприємницька діяльність; польський аналог ФОП), виставляє 3-4 faktury на місяць для агенцій і досі вкладалася в ліміт.

1. Обери спосіб входу

Фізична особа входить до KSeF через Węzeł krajowy (login.gov.pl: Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банкінг або e-dowód), кваліфікованим електронним підписом, токеном або сертифікатом KSeF. Перший спосіб безкоштовний, а контекстом входу є твій NIP. Обов'язок отримувати faktury через KSeF діє з 1 лютого 2026 р. незалежно від ліміту і стосується faktur, виставлених у KSeF (Посібник, ч. II, с. 96), тож якщо ти вже перевіряєш їх там, цей крок у тебе позаду.

З токеном є невизначеність. Розпорядження дозволяє його до 31 грудня 2026 р. (§ 13), MF оголосило, що збереже цей спосіб, але зміну не опубліковано. Якщо твоя програма входить за токеном, запитай постачальника про плани, а різницю описано в тексті сертифікати чи токени.

Посібник KSeF 2.0, частина I, с. 21 і 26 Посібник KSeF 2.0, частина II, с. 96

2. Обери програму

MF безкоштовно надає Aplikacja Podatnika KSeF (у браузері, ap.ksef.mf.gov.pl), мобільний застосунок KSeF та e-mikrofirma. Посібник прямо вказує, що вони можуть бути постійним інструментом для виставлення faktur з 1 січня 2027 р. Для кількох faktur на місяць цього досить. Якщо користуєшся програмою для виставлення рахунків, перевір, чи постачальник інтегрований з API KSeF 2.0 і чи підтримує режими offline. Магазину з касою потрібен інструмент для виставлення faktur поза касою, бо з січня каса цього не зробить.

Посібник KSeF 2.0, частина II, с. 96

3. Надай дозволи бухгалтерці

Як фізична особа ти надаєш дозволи електронно, в Aplikacja Podatnika, без повідомлення ZAW-FA. Обираєш обсяг: перегляд faktur (бюро завантажує й проводить їх) або ще й виставлення. Посібник описує три моделі: бюро без доступу до KSeF, бюро з доступом до faktur і бюро, яке виставляє faktury за клієнта. Домовся з бухгалтеркою, яку модель обираєте, ще до першої faktury в січні.

Посібник Aplikacja Podatnika, с. 136-145

4. Перевір виставлення й отримання

MF надало тестове та передвиробниче (Demo) середовище Aplikacja Podatnika, а якщо користуєшся програмою, запитай постачальника, чи є тестування. Виставь тестову fakturу, подивись, як вона виглядає в отримувача, і перевір, що показує програма, коли KSeF відхиляє файл. Найчастіші причини відхилень описано в польському тексті najczęstsze błędy walidacji FA(3).

5. Визнач, що робиш під час збою

Faktury offline виставляються за шаблоном FA(3) і надсилаються до KSeF у встановлений строк. Для виставлення offline потрібен сертифікат KSeF, тож завантаж його заздалегідь.

У разі повного збою, оголошеного в засобах масової інформації, faktury виставляються поза KSeF і потім не надсилаються.

Посібник KSeF 2.0, частина I, с. 23-24

6. Виставляй першу fakturу в січні

Надсилай її до KSeF у день виставлення. Онлайн-faktura вважається виставленою в день надсилання, а надіслана наступного дня трактується як faktura offline24. Покупцеві в Польщі з NIP, окрім надсилання до KSeF, нічого не видаєш: він завантажить її з системи після входу або за посиланням чи QR-кодом, тож надсилати йому PDF чи номер KSeF не потрібно. Іноземному покупцеві faktura виставляється в KSeF і додатково передається узгодженим способом, як ми описуємо в тексті faktura для іноземного контрагента в KSeF.

Посібник KSeF 2.0, частина II, с. 97