Тестовий рахунок у KSeF: спробуй до старту

Ти надішлеш тестовий рахунок до тестового середовища KSeF, отримаєш UPO (офіційне підтвердження прийняття) і перевіриш, що рахунок з'явився у покупця. На все піде близько 15 хвилин, а до податкової нічого не потрапить: тестове середовище Міністерства фінансів не має правових наслідків, тож можна використовувати вигадані суми й дані.

Перш ніж почати

Тобі потрібні:

Програма для виставлення рахунків з інтеграцією KSeF 2.0 або безкоштовний Aplikacja Podatnika від Міністерства фінансів (працює в браузері, не потребує встановлення)
Profil Zaufany, e-Dowód або кваліфікований сертифікат для входу в KSeF (Profil Zaufany найпростіший; якщо його немає, створи через онлайн-банкінг)
NIP своєї фірми (польський ідентифікаційний номер платника податків): входиш зі справжнім NIP, навіть у тестовому середовищі

Крок 1: Увійти до тестового середовища KSeF

Відкрий ap-test.ksef.mf.gov.pl, офіційне тестове середовище KSeF 2.0.

Натисни «Zaloguj się» (Увійти).
Обери спосіб автентифікації: Profil Zaufany, e-Dowód або кваліфікований сертифікат.
Введи NIP своєї фірми.
Після входу побачиш панель з двома вкладками: вихідна скринька (рахунки, які ти надіслав) і вхідна скринька (рахунки, надіслані тобі).

Якщо входиш вперше, обидві скриньки порожні. Так і має бути.

Переконайся, що входиш саме в тестове середовище (ap-test.ksef.mf.gov.pl), а не виробниче. Рахунки, надіслані у виробниче середовище, мають реальні правові наслідки.

Крок 2: Виставити тестовий рахунок

Відкрий свою програму для рахунків (або Aplikacja Podatnika) і створи новий рахунок. Він не мусить бути реальним.

Вигадай дані: будь-яка назва послуги, сума, дата.
Як NIP покупця вкажи NIP знайомого підприємця, який теж хоче протестувати KSeF. На кроці 5 перевірите, чи надійшов рахунок до нього. Якщо тестуєш сам, підійде будь-який коректний NIP (наприклад, NIP Міністерства фінансів: 5260250274).
Додай одну позицію: «Тестова послуга», 100 зл нетто, ставка ПДВ 23%.
Перевір, що програма підключена до тестового середовища. Більшість програм дозволяє переключитися між виробничим і тестовим середовищем у налаштуваннях інтеграції KSeF.
Натисни «Надіслати до KSeF» (або аналогічну кнопку у своїй програмі).

Програма сама сформує XML-файл і передасть його в тестове середовище.

В Aplikacja Podatnika рахунок створюється безпосередньо у формі: знайдеш її після входу, у розділі «Wystaw fakturę» (Виставити рахунок). Стороннє програмне забезпечення не потрібне.

Крок 3: Отримати UPO

Після надсилання KSeF повертає UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання). Це доказ того, що система прийняла твій рахунок. Якщо замість UPO бачиш повідомлення про помилку, рахунок відхилено: перейди до розділу «Що робити, якщо надсилання не вдалося».

UPO містить:

Номер KSeF: унікальний ідентифікатор твого рахунку в системі
Дату і час прийняття: з цього моменту рахунок офіційно існує в KSeF
Хеш файлу та цифровий підпис системи: підтвердження, що документ не було змінено по дорозі

У програмі UPO зазвичай з'являється поряд з рахунком зі статусом «Надіслано» або «Прийнято KSeF», з можливістю завантажити деталі.

Підручник KSeF 2.0 ч. II — Виставлення та отримання рахунків (MF)

Крок 4: Перевірити номер KSeF

Кожен прийнятий рахунок отримує 35-символьний номер KSeF: довгий рядок цифр і літер, зовсім не схожий на твій власний номер рахунку (наприклад, FV/001/04/2026). Перший є ідентифікатором у державній системі, другий твоєю внутрішньою нумерацією. Обидва обов'язкові.

Переконайся, що номер KSeF відображається:

У програмі: поряд з рахунком, під або біля номера документа.
На роздруківці / PDF: якщо формуєш візуалізацію рахунку, номер KSeF має бути на ній, підписаний «Numer KSeF» або «Numer identyfikujący fakturę w KSeF».

Крок 5: Підтвердити отримання з боку покупця

Тут видно, як рахунок виглядає для твого клієнта. Якщо на кроці 2 ти вказав NIP знайомого підприємця:

Попроси його увійти в тестове середовище на ap-test.ksef.mf.gov.pl зі своїм NIP.
Нехай відкриє вхідну скриньку.
Твій тестовий рахунок має там бути, з номером KSeF, сумами і твоїм NIP як виставника.

Покупцю не потрібен ні лист, ні інше повідомлення: KSeF доставляє рахунок на обліковий запис, прив'язаний до його NIP, і обидві сторони мають до нього доступ. Листи на кшталт «я не отримав твій рахунок» втрачають сенс.

Тестуєш сам і немає другого NIP? UPO з кроку 3 підтверджує, що KSeF прийняв рахунок. Отримання з боку покупця можеш перевірити окремо, наприклад, з бухгалтером, який обслуговує твого клієнта.

Що робити, якщо надсилання не вдалося

Три найпоширеніші причини.

1. Помилка авторизації або сесія вичерпана

Сесія в KSeF завершується через певний час. Якщо програма показує помилку автентифікації:

Онови підключення до KSeF у налаштуваннях програми.
Увійди знову.
Спробуй надіслати рахунок ще раз.

2. Невірний NIP покупця

KSeF перевіряє коректність формату NIP. Якщо ти ввів рядок цифр, який не є коректним NIP:

Перевір NIP на biznes.gov.pl.
Виправ NIP у рахунку і надішли знову.

3. Помилка в структурі файлу

З якісним програмним забезпеченням це рідкість: програма сама генерує коректний файл. Якщо все ж бачиш сире повідомлення про помилку:

Завантаж файл на ksefuj.to: отримаєш зрозумілий опис кожної проблеми польською. Твої дані не покидають браузер.
Виправ вказані помилки в програмі і надішли знову.

Що далі

Для першого справжнього рахунку переключи програму на виробниче середовище, перевір NIP, назву й адресу покупця та після надсилання звір UPO, як у цьому тесті. Без програми для рахунків можна виставити його безкоштовно в Aplikacja Podatnika: перший справжній рахунок крок за кроком. Контекст обов'язку читай у статті KSeF для JDG: мінімум, що треба знати, а режими роботи, виключення й терміни шукай у найпоширеніших запитаннях про KSeF.

FAQ MF — KSeF 2.0 Тестове середовище KSeF 2.0