Перший справжній рахунок в Aplikacja Podatnika

Рахунок у KSeF ти виставиш безкоштовно, без жодної програми. Досить браузера і входу, наприклад через Profil Zaufany (польський довірений профіль), в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 за адресою ap.ksef.mf.gov.pl. Застосунок виставляє рахунки лише онлайн, тож інтернет потрібен у момент надсилання.

Нижче весь процес: від входу до номера KSeF і UPO.

Aplikacja Podatnika KSeF (Міністерство фінансів)

Для кого це

Aplikacja Podatnika підійде тобі, якщо ти виставляєш кілька рахунків на місяць і не маєш програми для рахунків. Наприклад, перукарка, звільнена від ПДВ, яка виставляє рахунок, коли про нього просить клієнт-компанія.

Якщо рахунків багато, краща програма, інтегрована з KSeF. Вписувати все вручну швидко втомлює.

Платник, звільнений від ПДВ, виставляє рахунок лише на вимогу покупця (з його NIP, якщо він є), заявлену протягом 3 місяців від кінця місяця, в якому поставлено товар або надано послугу. У KSeF він виставляє його з 1.04.2026, а якщо його продаж не перевищує 10 000 зл, то з 1.01.2027. Це описує підручник KSeF 2.0, частина II (видання від 6.08.2026).

Що підготувати

Спосіб входу. Через login.gov.pl: Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банкінг або e-dowód (електронне посвідчення). Для ФОП (JDG) доступ працює одразу, через Profil Zaufany або кваліфікований підпис.
Контекст входу. Це NIP (податковий номер) фірми, від імені якої ти виставляєш рахунок. Ти вводиш його після вибору способу входу.
Дані покупця. Назва, адреса і NIP компанії, яка купує.
Дані для позицій. Назва послуги чи товару, кількість, ціна і ставка ПДВ.

Посібник користувача Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (Міністерство фінансів)

Крок за кроком

1. Увійди і вибери контекст

Відкрий ap.ksef.mf.gov.pl, вибери спосіб входу. Потім обери ідентифікатор NIP, впиши номер своєї фірми і натисни «Przejdź dalej» (Далі). Якщо входиш через login.gov.pl, тебе перенаправить на його сторінку, де підтверджуєш особу. Посібник Aplikacja Podatnika, с. 14

2. Вибери «Wystaw fakturę VAT»

У бічному меню вибери «Wystaw fakturę VAT» (Виставити рахунок VAT). Застосунок запитає, яку форму використати. Для звичайного продажу в Польщі вибери скорочений режим («tryb skrócony»): у ньому найпоширеніші поля і менше шансів помилитися. Розширений режим потрібен для нетипових рахунків.

3. Заповни дані рахунку

У скороченому режимі ти по черзі заповниш:

Номер рахунку. Ти надаєш його сама, за власною нумерацією.
Дату поставки або виконання послуги. Дата виставлення підставляється сама і її не можна змінити.
Термін і форму оплати (за бажанням): готівка, картка або переказ, з номером рахунку в банку.
Ціни нетто або брутто. Ти обираєш, у яких цінах виставляєш рахунок. Валюта за замовчуванням, PLN.
Продавця і покупця. Дані можна вписати вручну або підтягнути за NIP кнопкою «Pobierz dane» (Завантажити дані).
Позиції. Назва, кількість, одиниця, ціна і ставка ПДВ зі списку.

Якщо ти продаєш зі звільненням від ПДВ, познач у примітках поле про звільнення і впиши норму, якою користуєшся. Яку саме, уточни в бухгалтера: тут ми її не підказуємо.

Перед надсиланням натисни «Pozostałe akcje» (Інші дії) і вибери «Podgląd» (Перегляд), щоб побачити, як виглядає рахунок.

Надісланий рахунок не можна редагувати, скасувати чи видалити. Перевір NIP покупця і суми, перш ніж натиснути надсилання.

4. Надішли до KSeF

Натисни «Wyślij do KSeF» (Надіслати до KSeF). Система перевірить документ і, якщо все гаразд, передасть його до KSeF.

5. Збережи номер KSeF

Після надсилання ти побачиш номер KSeF, унікальний ідентифікатор рахунку. Кнопка «Kopiuj» (Копіювати) скопіює його в буфер. Рахунок можна знайти й пізніше у списку рахунків.

6. Завантаж UPO

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) це підтвердження від KSeF, що рахунок дійшов. Відкрий «Historia sesji» (Історія сесій), заверши сесію і в деталях надсилання вибери «Pobierz UPO zbiorcze» (Завантажити зведене UPO) у форматі XML або PDF. UPO для одного рахунку можна завантажити з контекстного меню рахунку в таблиці «Szczegóły wysyłki» (деталі надсилання) в «Historia sesji». Посібник Aplikacja Podatnika, с. 125-126

Посібник користувача Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (Міністерство фінансів)

Як передати рахунок клієнтові

Покупець із польським NIP отримає рахунок у власному KSeF. Надсилати його іншим способом не треба.

Інакше йдеться про покупців зі ст. 106gb ч. 4 закону про ПДВ: коли місце постачання за кордоном, покупець не має в Польщі місцезнаходження чи постійного представництва (або його польське представництво не бере участі в операції), звільнений на підставі ст. 113a, не має податкового номера або є фізичною особою поза підприємництвом. Тоді рахунок надаєш способом, погодженим із ним. Міністерство фінансів зазначає, що закон не називає жодного конкретного способу ні форми такої домовленості. Тож можна надіслати візуалізацію, наприклад поштою, але рахунок, наданий поза KSeF, має містити QR-код (ст. 106gb ч. 5 п. 1). Посібник KSeF 2.0, ч. II, с. 23 і 82

Рахунок завантажуєш зі списку рахунків, обравши формат файлу. Візуалізація може бути й іншою мовою, якщо після перекладу вона збігається з даними у файлі XML.

FAQ Міністерства фінансів (питання 16 і 25)

Помилка в рахунку

Помилку не виправиш редагуванням. Надісланий рахунок виправляють лише коригувальним рахунком. Як це зробити, ми описали в окремій статті про корекції в KSeF.

Допоможе й опція «Wystaw podobną fakturę» (Виставити подібний рахунок): вона відкриває форму, заповнену даними попереднього рахунку, які можна редагувати.

Обмеження застосунку

Лише онлайн. Aplikacja Podatnika не виставляє рахунки офлайн. Коли вона не працює, треба почекати або скористатися іншим інструментом.
Ручна робота. Кожен рахунок ти вписуєш сама. Для великої кількості документів краща програма, інтегрована з KSeF.
Збої. Повідомлення про перебої Міністерство фінансів публікує на сторінці технічних повідомлень. Одне з них, від 25.09.2026, стосувалося саме Aplikacja Podatnika у робочій версії.

Рахунок можна виставити і в мобільному застосунку KSeF. За інструкцією Міністерства, він виставляє базові рахунки та їхні корекції в операціях у Польщі в злотих, а корекції лише до рахунків, виставлених у тому самому мобільному застосунку.

Мобільний застосунок KSeF (Міністерство фінансів)

Що далі за термінами

Місячний ліміт 10 000 зл, який сьогодні звільняє найменші фірми від KSeF, діє до 31.12.2026 (ст. 145m закону про ПДВ). З 1.01.2027 KSeF охоплює всіх. Платники, звільнені від ПДВ, проходять ті самі етапи. Штрафи накладатимуть лише за порушення від 1.01.2027, а за 2026 рік Міністерство не накладає санкцій за помилки в KSeF. Більше про ліміт: Ліміт 10 000 зл у KSeF.

Хочеш спершу потренуватися?

Перш ніж надсилати справжній рахунок, можна відпрацювати весь процес у тестовому середовищі. Ми описали це в посібнику Тестовий рахунок у KSeF: спробуй до старту.

FAQ

Чи можна виставити рахунок офлайн в Aplikacja Podatnika?

Ні. В Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 виставляються лише рахунки в режимі онлайн.

Чи можна виправити рахунок, уже надісланий до KSeF?

Ні. Його не можна редагувати, скасувати чи видалити. Помилки виправляють коригувальним рахунком.

Як довго рахунок зберігається в KSeF?

Структуровані рахунки зберігаються в KSeF 10 років, рахуючи від кінця року, у якому їх виставили.