Рахунок іноземному покупцеві в KSeF

Рахунок іноземному контрагентові потрапляє до KSeF так само, як і внутрішній, навіть якщо покупець не має польського NIP і ніколи не увійде до системи. У даних покупця не вписуй іноземний номер у поле NIP: для компаній з ЄС використовуй KodUE + NrVatUE, для решти KodKraju + NrID, а коли номера немає, BrakID.

Покупець не отримає рахунок із KSeF, тому надішли йому читабельну копію (PDF із QR-кодом) поштою чи мейлом. Нижче: поля для кожного типу покупця, ставки ПДВ та анотації. З 1 квітня 2026 року рахунки в KSeF виставляють усі платники, як зареєстровані платники ПДВ, так і звільнені від ПДВ (найбільші фірми з 1 лютого). До кінця 2026 року рахунок ще можна виставити поза KSeF, якщо твої продажі за рахунками в цьому місяці не перевищують 10 000 зл брутто.

Покупець з ЄС із номером VAT-UE

У блоці Podmiot2 (покупець) використовуй пару KodUE + NrVatUE, не NIP. Іноземний номер у полі NIP призводить до відхилення рахунку.

• KodUE: двобуквений префікс країни ЄС (DE, NL, FR)
• NrVatUE: номер VAT без префікса країни (123456789, а не DE123456789)
• Nazwa: повна назва компанії покупця

В адресі вказуєш KodKraju (той самий код, що й у KodUE; поле обов'язкове), AdresL1 (вулиця й номер) та AdresL2 (поштовий індекс і місто).

Приклад, рахунок для компанії з Німеччини:

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <KodUE>DE</KodUE>
    <NrVatUE>123456789</NrVatUE>
    <Nazwa>Berlin Design GmbH</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>DE</KodKraju>
    <AdresL1>Musterstraße 1</AdresL1>
    <AdresL2>10115 Berlin</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

JST і GV обов'язкові в кожному блоці Podmiot2. Для іноземних контрагентів вписуй 2 («не стосується»), інакше рахунок не пройде валідацію.

Покупець з ЄС без номера VAT

Приватна особа, фрилансер на єдиному податку чи компанія без реєстрації ПДВ не має номера, який можна вписати. Замість KodUE + NrVatUE використай BrakID = 1 (покупець не має ідентифікаційного номера). Nazwa лишається обов'язковою. Рахунок для приватної особи (споживача) не обов'язково виставляти в KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4 закону про ПДВ); ти можеш зробити це добровільно, деталі в статті про рахунок для приватної особи.

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <BrakID>1</BrakID>
    <Nazwa>Anna Müller</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>DE</KodKraju>
    <AdresL1>Hauptstraße 5</AdresL1>
    <AdresL2>80331 München</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

Покупець поза ЄС

Клієнт зі США, Швейцарії, Канади чи Великої Британії (після Brexit не в ЄС) не має KodUE та NrVatUE. Є два варіанти.

Покупець має іноземний податковий ідентифікатор. Використай KodKraju + NrID у блоці DaneIdentyfikacyjne. Це два окремі рівноправні елементи, не вкладені один в одного.

• KodKraju: код країни за ISO (US, GB, CH, NO)
• NrID: іноземний ідентифікаційний номер (EIN у США, UTR у Великій Британії, UID у Швейцарії)

KodKraju з'являється двічі: в DaneIdentyfikacyjne (податкова ідентифікація) і в Adres (місцезнаходження). Обидва поля обов'язкові.

<Podmiot2>
  <DaneIdentyfikacyjne>
    <KodKraju>US</KodKraju>
    <NrID>12-3456789</NrID>
    <Nazwa>US Design Inc.</Nazwa>
  </DaneIdentyfikacyjne>
  <Adres>
    <KodKraju>US</KodKraju>
    <AdresL1>123 Main Street</AdresL1>
    <AdresL2>New York, NY 10001</AdresL2>
  </Adres>
  <JST>2</JST>
  <GV>2</GV>
</Podmiot2>

Покупець не має ідентифікатора. Як і для покупця з ЄС без номера, використай BrakID = 1:

<DaneIdentyfikacyjne>
  <BrakID>1</BrakID>
  <Nazwa>John Smith Freelance</Nazwa>
</DaneIdentyfikacyjne>

Ставки ПДВ на іноземних рахунках

Ставка залежить від того, що ти продаєш (товар чи послугу) і кому (покупець з ЄС чи поза ЄС).

На практиці: сайт для клієнта з Німеччини з номером VAT-UE це послуга, ставка np II. Той самий сайт для клієнта зі США це np I. Товар, надісланий нідерландській фірмі з номером VAT-UE, це WDT (0 WDT), а товар клієнтові з Великої Британії це експорт (0 EX).

Значення ставок у FA(3) чутливі до регістру й пробілів. Правильно: np I, np II, 0 WDT, 0 EX. Неправильно: NP I, npI, 0WDT.

Анотації: P_18 і P_18A

Усі вісім полів блоку Adnotacje обов'язкові, навіть коли значення «не стосується». Два з них легко сплутати, і обидва важливі для іноземних рахунків:

P_18 це зворотне нарахування, P_18A це розділений платіж (MPP), який стосується внутрішніх платежів і не застосовується до іноземних операцій. Для послуг: P_18 = 1, P_18A = 2. Для WDT і експорту товарів: P_18 = 2, P_18A = 2.

Рахунок в іноземній валюті

Рахунок можна виставити в будь-якій валюті (EUR, USD, GBP, CHF); KodWaluty приймає коди ISO 4217, а суми нетто й брутто ти вказуєш у цій валюті. Виняток: сума ПДВ має бути в PLN, перерахована за середнім курсом НБП з останнього робочого дня перед датою виникнення податкового зобов'язання. Для ставок np I, np II, 0 WDT і 0 EX ПДВ дорівнює нулю, тож перерахунок не потрібен.

Якщо не впевнений у полях покупця у своєму XML, перевір їх у валідаторі ksefuj.to перед відправкою до KSeF. Файл не залишає твій браузер.