Чекліст KSeF: 10 пунктів перед першим рахунком

Перед першим рахунком у KSeF (Krajowy System e-Faktur, Національна система е-рахунків Польщі) перевір десять пунктів нижче. Усі, хто виставляє рахунки, і активні платники ПДВ, і звільнені від ПДВ, у системі з 1 квітня 2026 р. Виняток до кінця 2026 р.: продаж до 10 000 злотих на місяць. Не знаєш, чи тебе це стосується? Почни зі статей про терміни і ліміт 10 000 злотих.

Правовий стан на 7 жовтня 2026 р.

Чекліст

1. Чи моя програма підтримує KSeF і FA(3)?

З 1 лютого 2026 р. єдиний прийнятний формат структурованого рахунку: FA(3), а FA(2) система відхиляє. Запитай постачальника прямо: «Чи підтримуєте ви KSeF 2.0 і FA(3)?» Якщо відповідь «ні» або «ще ні», змінюй програму. Fakturownia, inFakt, wFirma і Comarch уже підтримують KSeF. Різницю між схемами ми описали в статті FA(2) vs FA(3).

2. Чи маю я доступ до KSeF?

Увійти можна через Profil Zaufany (польський довірений профіль, безплатний, оформлюється через інтернет-банкінг або mObywatel), застосунок mObywatel, банківський акаунт, е-посвідчення (через login.gov.pl), кваліфікований підпис чи печатку, сертифікат KSeF або токен. Для більшості JDG найпростіший Profil Zaufany. Перевір, чи працює вхід на ap.ksef.mf.gov.pl. Способи порівнюємо в статті про сертифікати та токени KSeF.

3. Чи перевірив я тестовий рахунок?

Створи у програмі рахунок із вигаданими даними, а потім завантаж XML-файл на ksefuj.to. Валідатор перевіряє відповідність схемі FA(3) та вимогам МФ, а файл не залишає твого браузера.

У KSeF 2.0 немає вбудованого валідатора. Про помилки дізнаєшся лише після відхилення рахунку, а відхилений рахунок формально не існує.

Найпоширеніші помилки описано в статті про помилки валідації FA(3).

4. Чи надсилав я рахунок до тестового середовища МФ?

Тестове середовище працює за адресою ap-test.ksef.mf.gov.pl. Рахунки з вигаданими даними не мають там правових наслідків, а ти перевіряєш, чи програма правильно з'єднується з KSeF.

5. Чи знаю я, що робити, коли KSeF не працює?

Офлайн-режим (немає інтернету або коротка недоступність KSeF): виставляєш рахунок локально й надсилаєш до KSeF не пізніше кінця наступного робочого дня.
Аварійний режим (МФ оголошує довшу аварію): виставляєш рахунки поза KSeF і надсилаєш їх протягом 7 робочих днів після завершення аварії.

Програма має підтримувати обидва режими автоматично, тож запитай про це постачальника. Більше в FAQ.

6. Чи має мій бухгалтер доступ до KSeF?

Бухгалтерській фірмі потрібні дозволи від твого імені. Їх надають електронно в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 або через API. Форма ZAW-FA, яку подають у податковій, потрібна лише тоді, коли ти не фізична особа й не маєш кваліфікованої печатки, або коли в підписі чи печатці немає NIP чи PESEL.

Без наданих дозволів бухгалтер не бачить твоїх рахунків у KSeF, навіть якщо веде твою бухгалтерію роками.

Розпорядження МФ, Dz. U. 2025 poz. 1815, §4–5 Підручник KSeF 2.0, ч. I, §3.2.3

7. Чи знаю я QR-код на рахунку?

Рахунки з KSeF мають QR-код для перевірки документа. Програма генерує його автоматично. Перевір лише, чи він є на роздруківці.

8. Чи знаю я, де шукати допомогу?

МФ має гарячу лінію з питань KSeF, контакти є на ksef.podatki.gov.pl. З податковими питаннями можна дзвонити до Krajowa Informacja Skarbowa (Національна податкова інформація).

9. Чи повідомив я клієнтів про зміну?

Рахунки потрапляють до KSeF замість пошти, а клієнту потрібен власний доступ, щоб завантажувати рахунки на закупівлі. Можеш і далі надсилати PDF для зручності, але юридичний документ — це XML-файл, зареєстрований у KSeF.

10. Чи є в мене план Б?

Якщо програма підведе, є два шляхи. Aplikacja Podatnika KSeF це безплатний інструмент МФ, де рахунок виставляється через форму (для 2–3 рахунків на місяць вистачає). Другий — офлайн-режим із пункту 5: це законний механізм, а не обхід правил.

Коли почнуться штрафи

Обов'язок KSeF для всіх, як і раніше, починається 1 січня 2027 р. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило, що продовжить відстрочку штрафів за помилки в KSeF до кінця 2027 року. Урядовий проєкт змін до Закону про ПДВ (UD477, версія від 22 вересня 2026 р., етап міжміністерських консультацій) передбачає, що ст. 106ni ч. 1–3 і 5–7 діятимуть з 1 січня 2028 р. Це ще не закон.

Оголошення МФ: продовження відстрочки штрафів до кінця 2027 р. Проєкт UD477 — Rządowy Proces Legislacyjny

Відсутність штрафів не змінює наслідків відхилення: рахунок, відхилений системою, формально не існує.

Якщо якийсь пункт вийшов «ні», почни з третього. Ширший контекст є в посібнику з KSeF для підприємців.

FAQ MF — KSeF 2.0 Закон про ПДВ — Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.