Звільнений від ПДВ і KSeF: коли рахунки в системі

Звільнення від ПДВ не звільняє від KSeF. Рахунок (faktura), який ти виставляєш іншому підприємцю, як правило, іде через KSeF так само, як у платників ПДВ (винятки наведено нижче). До кінця 2026 р. можна ще залишатися поза системою, якщо сума твоїх рахунків за місяць не перевищує 10 000 zł брутто, а з 1 січня 2027 р. ліміту немає.

Правовий стан на 7 жовтня 2026 р.

FAQ Мінфіну: „każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF” (кожен платник, активний чи звільнений, який має виставляти рахунок, виставлятиме його в KSeF)

Чи треба взагалі виставляти рахунок

Ні. Ст. 106b ust. 2 закону про ПДВ скасовує обов'язок виставляти рахунки за продаж, звільнений на підставі ст. 113 ust. 1 (з 2026 р. ліміт продажу становить 240 000 zł) або ст. 43 ust. 1. Але на вимогу покупця рахунок виставити треба, якщо вимога надійшла протягом 3 місяців від кінця місяця, у якому виконано послугу або отримано оплату (ст. 106b ust. 3 pkt 2). У рахунку вказуєш підставу звільнення, наприклад ст. 113 ust. 1 закону про ПДВ (ст. 106e ust. 1 pkt 19).

Закон про ПДВ, ст. 106b і 113 (Dz.U. 2026 poz. 1263)

Rachunek (простий рахунок-квитанція) не замінює faktura. У FAQ Мінфін пише, що звільнені від ПДВ операції документують „fakturą wystawianą na żądanie nabywcy, a nie rachunkiem” (рахунком-фактурою на вимогу покупця, а не rachunek), і що рахунок, виставлений звільненим платником іншому платнику, іде через KSeF. Відповідь стосувалася бюджетної установи, звільненої від ПДВ, але відповіді FAQ щодо звільнених платників мають загальний характер і стосуються також тебе.

Приклад: Ева має перукарню і користується звільненням зі ст. 113. Клієнтки платять на місці й рахунків не просять. У жовтні 2026 р. івент-агенція замовляє стилізацію для фотосесії й просить рахунок на 3 200 zł. Ева його виставляє, бо агенція є фірмою і попросила про це.

Від коли рахунок іде через KSeF

Ст. 106ga ust. 1 каже, що платники мають виставляти структуровані рахунки через KSeF, а в FAQ до ст. 145m Мінфін прямо пише, що рахунки звільнених платників для інших платників виставляються в KSeF. Тож Ева має ті самі терміни, що й усі: KSeF діє з 1 квітня 2026 р., з тимчасовим винятком для малого продажу.

Виняток це ст. 145m, тобто ліміт 10 000 zł. До 31 грудня 2026 р. електронні або паперові рахунки можна виставляти поза KSeF, якщо їхня загальна вартість брутто за місяць не перевищує 10 000 zł. Рахується місяць виставлення рахунку. Рахунки для фізичних осіб і рахунки з каси в ліміт не входять, а рахунок, що перевищив ліміт, і кожен наступний ідуть уже через KSeF (ust. 2).

У грудні Ева виставляє агенції рахунок на 4 500 zł, а продюсеру на 6 000 zł. Перший вкладається в ліміт. Другий дає разом 10 500 zł, тож він має бути в KSeF.

Закон про ПДВ, ст. 106ga ust. 1 і ст. 145m

З 1 січня 2027 р. виняток закінчується. На сторінці Мінфіну про етапи впровадження сказано, що KSeF стає обов'язковим для „wcześniej zwolnionych przedsiębiorców (do 10 tys. zł miesięcznie)” (підприємців, раніше звільнених, до 10 тис. zł на місяць). Це звільнення від KSeF за лімітом, а не звільнення від ПДВ, але на тебе воно діє так само.

Є ще один випадок. Припустімо, агенція просить рахунок за жовтневу послугу лише 15 січня 2027 р. (3-місячний строк спливає 31 січня). Ст. 145m уже не діє, бо охоплює період до 31 грудня 2026 р. З формулювання норми випливає, що такий рахунок іде через KSeF. Мінфін цього випадку прямо не коментував.

До кінця 2026 р. рахунки з каси та фіскальні чеки з NIP до 450 zł теж можуть залишатися поза KSeF (ст. 145n). З 2027 р. рахунок для фірми до продажу через касу також має бути в KSeF.

Мінфін: відстрочку штрафів продовжено до кінця 2027 р.

Рахунок для приватної особи

Рахунки для фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, не потребують KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4). Ти виставляєш їх на вимогу клієнта, як описано вище, на папері або в електронному вигляді. Мінфін дозволяє також надіслати такий рахунок до KSeF добровільно, тоді клієнт отримує його в узгоджений спосіб, наприклад у PDF.

Постійні винятки з KSeF

Постійних винятків небагато: ст. 106ga ust. 2 закону про ПДВ називає, зокрема, продавців без місця діяльності чи постійного представництва в Польщі, спеціальні процедури, рахунки для фізичних осіб, що не ведуть господарської діяльності, і платників зі ст. 113a (pkt 6), а розпорядження Мінфіну (Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2) додає, зокрема, рахунки за проїзд платною автострадою та разові квитки на перевезення пасажирів. Звільнення зі ст. 113a стосується фірм із місцезнаходженням в іншій державі ЄС, які продають у Польщі при річному обороті в ЄС до 100 000 євро. Польська фірма зі звільненням зі ст. 113 до цієї групи не належить.

Розпорядження Мінфіну, Dz.U. 2025 poz. 1740, § 2

Як почати без платної програми

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 безкоштовна, а Мінфін описує її як повноцінну альтернативу комерційним програмам для виставлення рахунків. Потрібен NIP, бо KSeF не виставить рахунок без NIP продавця.

Як підприємець-фізична особа ти автоматично отримуєш права власника, нічого не повідомляючи податковій (Посібник, ч. I, с. 57). Власник може, зокрема, виставляти й переглядати рахунки та керувати дозволами (Посібник Aplikacja Podatnika, с. 162). Входиш на ap.ksef.mf.gov.pl через Węzeł krajowy (національний вузол: Profil Zaufany, застосунок mObywatel, інтернет-банкінг, e-dowód) або кваліфікований електронний підпис. Окремий podpis zaufany перестав діяти для автентифікації 13 лютого 2026 р. (Dz.U. 2026 poz. 169), а Profil Zaufany тепер працює через Węzeł krajowy (ч. I, прим. 18). Повідомлення ZAW-FA фізична особа подає лише у вузьких випадках, наприклад щоб заявити унікальні дані власного підпису, у якому немає ні NIP, ні PESEL (ч. I, с. 57; § 6 ust. 4 розпорядження, Dz.U. 2025 poz. 1815). Різницю між сертифікатами і токенами ми описали в статті про сертифікати й токени, але для ручного виставлення рахунків після входу через Węzeł krajowy жоден із них не потрібен.

Мінфін: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (з відео „Wystawianie faktury VAT”) Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 21 і 57 Мінфін: Посібник Aplikacja Podatnika, с. 162 Розпорядження щодо KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815, § 6 ust. 4

На сайті Мінфіну є також тестова версія без юридичних наслідків. Ева може виставити в ній пробний рахунок для агенції, перш ніж у січні виставить справжній. Решту підготовки знайдеш у чек-листі підготовки до KSeF.