Штрафи за KSeF: обов'язок з 2027, штрафи з 2028?

З 1 січня 2027 року KSeF обов'язковий для всіх платників, без ліміту 10 000 zł. Мінфін хоче перенести штрафи зі ст. 106ni закону про ПДВ на 1 січня 2028, але це лише проєкт, і без нового закону штрафи почнуть діяти вже у 2027.

Правовий стан на 7 жовтня 2026

Мінфін: продовження відстрочки штрафів (16.09.2026) Проєкт UD477 на RCL

Проєкт переносить набуття чинності ст. 106ni ч. 1–3 і 5–7 на 1 січня 2028, а сам акт має набути чинності 31 грудня 2026. На публікацію лишається один день, тож часу мало.

Що закінчується 31 грудня 2026

У 2026 році діяв ліміт зі ст. 145m: до 10 000 zł брутто продажу на місяць можна було виставляти рахунки поза KSeF. З кінцем року він втрачає чинність разом зі ст. 145n (рахунки з кас і чеки з NIP). З 2027 року рахунків з кас немає, а чек з NIP більше не є спрощеним рахунком-фактурою. Про ліміт ми писали в статті про ліміт 10 000 zł.

Постійних винятків небагато. Ст. 106ga ч. 2 закону про ПДВ охоплює, зокрема, продавців без місця діяльності чи постійного представництва в Польщі, рахунки для фізичних осіб, що не ведуть господарської діяльності, спеціальні процедури та звільнення зі ст. 113a, а розпорядження Мінфіну (Dz.U. 2025 поз. 1740, § 2) додає, зокрема, рахунки за проїзд платною автострадою та разові квитки на перевезення пасажирів. Звільнення від ПДВ за ст. 113 з KSeF не виключає.

Розпорядження Мінфіну про випадки без обов'язку виставляти структуровані рахунки (Dz.U. 2025 поз. 1740)

За що штрафують і скільки

Ст. 106ni ч. 1 називає три ситуації:

1. Ти не виставив структурований рахунок-фактуру в KSeF.
2. В аварійному режимі, під час недоступності або в режимі offline24 ти виставив рахунок, що не відповідає шаблону.
3. Ти не надіслав вчасно рахунок, виставлений в offline24, в аварійному режимі або під час недоступності.

Строки з пункту 3 такі: наступний робочий день для offline24 і для недоступності (від її завершення), а при аварії 7 робочих днів від її завершення.

Штраф сягає до 100% ПДВ, показаного в рахунку, виставленому поза KSeF. Якщо в рахунку ПДВ немає, то до 18,7% загальної суми до сплати. Його накладає начальник податкової інспекції рішенням, платити треба протягом 14 днів від вручення, а гроші йдуть до державного бюджету.

Для Ані це виглядає так. Рахунок на 12 300 zł брутто з 2 300 zł ПДВ, виставлений поза KSeF, дає стелю 2 300 zł. Рахунок на 500 zł від платника, звільненого від ПДВ, дає стелю 93,50 zł. Це максимум, а не ставка: інспекція застосовує норми Кодексу адміністративного провадження про адміністративні штрафи, зокрема ст. 189d (обставини визначення розміру), а при незначній вазі порушення та його припиненні може обмежитися попередженням (ст. 189f). За ці порушення не загрожує провадження у справі про фіскальний злочин чи проступок (ч. 4).

Закон про ПДВ, єдиний текст, ст. 106ni

Якщо UD477 ухвалять і якщо ні

Останній рядок стосується тотальної аварії. Рахунки з неї потім не вносять до KSeF, тому пояснювальна записка до проєкту говорить про усунення «oczywisty błąd» (очевидної помилки).

Немає штрафу не означає немає наслідків

Мінфін написав прямо: «Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF» (відстрочка штрафів не означає, що KSeF застосовувати не треба). У 2027 році Національна податкова адміністрація спершу має підтримувати й нагадувати, але посадовці «będą reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF» (реагуватимуть на рахунки, виставлені поза KSeF) і перевірятимуть, чи нестосування системи не призводить до недостовірного розрахунку податку.

Продавець і далі відповідає за ПДВ з рахунку, виставленого поза KSeF, а порушення, за словами Мінфіну, як правило, лягає на того, хто виставляє.

Покупець, наприклад пані Христина, твоя бухгалтерка, у кращому становищі. У «Najczęstsze pytania» (найчастіші запитання) Мінфін стверджує, що право на віднімання лишається, якщо виконано умови ст. 86 і немає негативних умов зі ст. 88. Відсутність рахунку в KSeF там названо «формальним недоліком», а покупець не мусить вимагати від продавця його виставити. Водночас такий рахунок є «попереджувальним сигналом» і може підвищувати ризик перевірки всієї операції. У часі обмежено лише речення про санкції («za 2026 rok nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF», тобто за 2026 рік санкцій за помилки під час користування KSeF не накладатимуть). Відповіді про віднімання часових обмежень не мають.

На практиці: зберігай докази операції (платежі, протоколи, листування) і занотовуй постачальників, які досі виставляють рахунки поза KSeF.

Мінфін: KSeF, найчастіші запитання

Що зробити до 1 січня 2027

Перевір, чи твоя програма для рахунків підтримує аварійний режим і offline24. Строки зі ст. 106ni пункт 3 короткі, тож потрібна процедура на випадок недоступності системи. Для режиму offline потрібен заздалегідь отриманий сертифікат KSeF типу 2.

Токени дозволені розпорядженням до 31 грудня 2026 (§ 13). Посібник KSeF 2.0 ч. I (06.08.2026, с. 26) повідомляє, що Мінфін «zdecydowało o zachowaniu tej metody uwierzytelniania na czas nieokreślony» (вирішив зберегти цей метод автентифікації на невизначений строк), а розпорядження «zostanie odpowiednio znowelizowane» (буде відповідно змінено). Змін ще не опубліковано. Тому не покладайся лише на токен; різницю ми пояснили в тексті сертифікати проти токенів у KSeF.

Якщо ти генеруєш XML самостійно, перевір його у валідаторі ksefuj.to перед надсиланням.

Ти ФОП і не знаєш, з чого почати? Почни з посібника KSeF для ФОП.