Ryczałt не звільняє від KSeF: вирішує статус VAT

Ryczałt ewidencjonowany (паушальний податок від доходів) не звільняє від KSeF і нічого в ньому не змінює, бо це форма податку на доходи (PIT), а обов'язок KSeF випливає із закону про ПДВ. Чи виставляєш ти рахунки (faktury) в KSeF, вирішує твій статус щодо VAT і те, хто отримує рахунок: фірма чи приватна особа.

Правовий стан на 10 листопада 2026 р.

Чому форма оподаткування PIT не має значення

Ст. 106ga ust. 1 закону про ПДВ каже: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur” (платники зобов'язані виставляти структуровані рахунки через KSeF). Винятки з ust. 2 цієї статті стосуються, зокрема, фірм без місцезнаходження в Польщі, деяких спеціальних процедур (наприклад, IOSS), рахунків для приватних осіб і фірм з інших країн ЄС на звільненні зі ст. 113a. Жоден із них не залежить від того, як ти сплачуєш PIT.

Закон про ПДВ, ст. 106ga (Dz.U. 2026 poz. 1263)

У FAQ Мінфін формулює це так: „każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF” (кожен платник, активний чи звільнений, який має виставити рахунок, виставлятиме його в KSeF). Тобто спершу з'ясовуєш, чи мусиш виставити рахунок, а вже потім, чи має він іти в KSeF (так само це описує Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.2). Ми не знайшли позиції Мінфіну щодо ryczałt у контексті KSeF. Наш висновок спирається на текст закону і FAQ, де критерієм є обов'язок виставити рахунок, а не форма PIT.

FAQ Мінфіну: KSeF 2.0 Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.2

Ryczałt не означає й звільнення від ПДВ. На ryczałt ти можеш бути активним платником VAT (czynny podatnik VAT) або користуватися звільненням зі ст. 113. Це два окремі рішення.

Ти на ryczałt і активний платник VAT

У тебе ті самі терміни, що й у будь-якої іншої фірми: з 1 квітня 2026 р. рахунки для фірм виставляєш у KSeF (з 1 лютого 2026 р. це стосувалося лише платників із продажем понад 200 млн zł брутто у 2024 р.).

Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. II, терміни обов'язку

До 31 грудня 2026 р. ще діє ст. 145m: рахунки можна виставляти поза KSeF, якщо їхня загальна сума брутто за місяць не перевищує 10 000 zł. Це право ти втрачаєш з рахунку, який перевищує ліміт, і в наступних місяцях воно не повертається. Рахунки для приватних осіб до ліміту не входять. Як його рахувати, ми пояснили в статті про ліміт 10 000 zł. До кінця 2026 р. можна також виставляти рахунки з касового апарата (ст. 145n), а з 1 січня 2027 р. ця можливість зникає.

Мінфін: нижче 10 000 zł Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. I, с. 14

Приклад: Томаш програміст на ryczałt і активний платник VAT. Щомісяця він виставляє одній IT-фірмі рахунок на 12 300 zł брутто. Цей рахунок сам по собі перевищує 10 000 zł, тож з квітня 2026 р. Томаш виставляє його в KSeF. Ryczałt тут нічого не змінює.

Ти на ryczałt і звільнений від VAT (ст. 113)

При суб'єктному звільненні (продаж до 240 000 zł нетто на рік) ти не мусиш виставляти рахунки (ст. 106b ust. 2). Але мусиш це зробити на вимогу покупця, якщо він звернувся протягом 3 місяців від кінця місяця, у якому виконано послугу або отримано оплату (ст. 106b ust. 3 pkt 2). Rachunek (простий рахунок-квитанція) замість faktura не підійде: Посібник KSeF 2.0 (ч. II, п. 1.3) пояснює, що коли звільнений платник документує продаж, цим документом завжди є faktura.

Якщо такий рахунок ти виставляєш фірмі, він іде в KSeF на тих самих умовах, що й в активних платників, включно з лімітом 10 000 zł до кінця 2026 р. Подробиці в статті про звільнених від ПДВ.

Приклад: Ольга перекладачка на ryczałt і користується звільненням зі ст. 113. У листопаді 2026 р. турагенція просить у неї рахунок на 2 400 zł. Це її єдиний рахунок за місяць, і в жодному попередньому місяці вона не перевищила ліміту, тож може виставити його поза KSeF. Такий самий рахунок у січні 2027 р. вона виставить уже в KSeF.

Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.3 Мінфін: етапи впровадження KSeF

Рахунки для приватних осіб можуть лишатися поза KSeF

Рахунки для фізичної особи, яка не веде підприємницької діяльності, не підпадають під обов'язок KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4), незалежно від того, чи ти активний платник VAT, чи звільнений. Добровільно виставити їх у KSeF можна. Як тоді передати рахунок клієнтові, ми описали в статті про рахунок для приватної особи.

Вхідні рахунки отримуєш у KSeF

З 1 лютого 2026 р. рахунки від постачальників ти отримуєш у KSeF. Але частина з них може прийти поза системою: до кінця 2026 р. від постачальників у межах ліміту 10 000 zł і з касового апарата, а від іноземних фірм без місцезнаходження та постійного місця діяльності в Польщі й після 2026 р. Рахунок, де твій NIP (польський податковий номер) вказано як покупця, з'являється в системі автоматично, і приймати його не треба. Достатньо безкоштовних інструментів Мінфіну, наприклад Aplikacja Podatnika. Якщо ти активний платник VAT, право на відрахування ПДВ виникає не раніше, ніж у періоді отримання рахунку (ст. 86 ust. 10b pkt 1). Покроково про це в посібнику з отримання рахунків.

Мінфін: Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.7 і 6.1–6.2

Що загрожує за рахунок, виставлений поза KSeF?

За чинним законом з 1 січня 2027 р. ст. 106ni передбачає штраф до 100% податку з рахунку, виставленого поза KSeF, а для рахунку без податку (як у звільнених від VAT) до 18,7% загальної суми до сплати. Мінфін оголосив перенесення штрафів на кінець 2027 р., наголосивши, що „odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF” (відстрочка штрафів не скасовує обов'язку користуватися KSeF). 6 листопада 2026 р. Сейм ухвалив закон із проєкту UD477, який переносить штрафи на 1 січня 2028 р. Закон ще чекає на Сенат і Президента, тож поки що не є чинним.

Мінфін: відстрочку штрафів продовжено до кінця 2027 р. Сейм, друк № 3245: хід роботи

Rolnik ryczałtowy це інше

„Rolnik ryczałtowy” (фермер на паушальному режимі) це окремий режим у VAT (ст. 115–117 закону про ПДВ), не пов'язаний із ryczałt ewidencjonowany у PIT. Усе, що написано вище, стосується ryczałt ewidencjonowany.

Якщо не знаєш, чи ти активний платник VAT, чи звільнений, з'ясуй це з бухгалтером. Від цієї відповіді, а не від ryczałt, залежить, який із розділів вище стосується тебе.