Коли рахунок за оренду приміщення йде в KSeF?

Якщо ти здаєш нежитлове приміщення (lokal użytkowy) без фірми, рахунок (faktura) за оренду виставляєш лише тоді, коли його вимагає орендар, що веде бізнес, а приватній особі, за словами Міністерства фінансів, не мусиш виставляти його навіть на вимогу. Рахунок для фірми з 1 квітня 2026 р. іде в KSeF, але до 31 грудня 2026 р. можеш виставити його поза системою, якщо за місяць вкладешся в ліміт 10 000 зл. брутто.

Правовий стан на 2 листопада 2026 р.

Чому оренда без фірми взагалі стосується KSeF?

Для VAT особа, яка здає майно приватно, є платником податку, навіть без запису в CEIDG (реєстр підприємців-фізичних осіб). Зазвичай звільненим, а підстава звільнення залежить від виду приміщення:

• оренда квартири для проживання звільнена за видом послуги (ст. 43 ust. 1 pkt 36 закону про ПДВ);
• оренда нежитлового приміщення підпадає під суб'єктне звільнення, доки продажі ні в попередньому, ні в поточному році не перевищать 240 000 зл. (ст. 113 ust. 1 і 9). Звільнення втрачаєш з тієї операції, якою перевищив цю суму (ст. 113 ust. 5).

При звільнених продажах не мусиш виставляти рахунки з власної ініціативи (ст. 106b ust. 2). Обов'язок виникає на вимогу покупця, подану протягом 3 місяців від кінця місяця, у якому надано послугу або отримано оплату (ст. 106b ust. 3 pkt 2). Оренду оформлюєш рахунком-фактурою (faktura), а не простим рахунком (rachunek).

Посібник KSeF 2.0, ч. II, п. 1.2.1 і 1.3: приватна оренда, звільнення, faktura замість rachunek

Кому ти здаєш: фірмі чи приватній особі?

Приватна особа. Мінфін у Посібнику KSeF 2.0 (ч. II, п. 1.2.1) пише, що при оренді квартири для проживання або оренді нежитлового приміщення зі звільненням за ст. 113 фізичній особі обов'язку виставити рахунок немає навіть на вимогу. Мінфін посилається на ст. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a. Цей припис виключає оренду з pkt 1, а pkt 2 про звільнені продажі такого винятку для оренди не містить, і Посібник не пояснює, як їх узгодити. Рахунок можеш виставити добровільно, а рахунок для приватної особи не мусить іти в KSeF (ст. 106ga ust. 2 pkt 4).

Фірма, яка орендує нежитлове приміщення. Тут рахунок виставляєш на вимогу орендаря. Пан Томаш здає приміщення, що дісталося йому від батьків, перукарні пані Олі за 3 000 зл. на місяць і користується звільненням за ст. 113. У листопаді 2026 р. перукарня просить рахунок за жовтень. Пан Томаш мусить його виставити, без податку, як звільнений від VAT. Інших рахунків для фірм у листопаді він не виставляє, тож 3 000 зл. вкладаються в ліміт, і цей рахунок він ще може виставити поза KSeF, паперовий або електронний. Рахунки, які він виставить перукарні з 1 січня 2027 р., уже підуть у KSeF.

Фірма, яка орендує квартиру, наприклад для працівника. Матеріали Мінфіну, які ми перевірили, не вирішують, чи це досі оренда для проживання зі звільненням за ст. 43 ust. 1 pkt 36 і чи фірма може тоді вимагати рахунок. Цю ситуацію опиши бухгалтерці або звернися по індивідуальну податкову інтерпретацію (interpretacja indywidualna).

Коли рахунок за оренду йде в KSeF?

Рахунки для приватних осіб до ліміту не враховуєш. Якщо перевищиш його хоч раз, у KSeF виставляєш рахунок, що його перевищив, і всі наступні, навіть якщо в подальші місяці продаєш менше (ст. 145m ust. 2). Як його рахувати, ми описали в статті про ліміт 10 000 зл.

Мінфін, Найчастіші запитання про KSeF: ліміт 10 000 зл.

Без NIP рахунок у KSeF не виставиш

Особа без підприємницької діяльності зазвичай має лише PESEL (особистий ідентифікаційний номер), а KSeF не виставить рахунок без NIP (податкового номера) продавця. Тому спершу подаєш начальнику податкової інспекції заяви VAT-R (реєстрація для VAT) і NIP-7 (заява на NIP для фізичних осіб). Обидві надішлеш через e-Urząd Skarbowy (електронна податкова) будь-коли, а згідно з Посібником податкова присвоїть NIP не пізніше ніж за 3 дні від отримання правильної заяви. Для рахунків у межах ліміту 10 000 зл. KSeF до кінця 2026 р. не є обов'язковим, а Посібник (пишучи про незареєстровану діяльність, działalność nierejestrowana) зазначає, що обов'язок звернутися по NIP тоді виникає, як правило, лише 1 січня 2027 р.

Від орендаря тобі потрібен його NIP. За ним KSeF зробить рахунок доступним для нього, а з помилковим номером припише рахунок фірмі, якій цей NIP належить.

FAQ Мінфіну, KSeF 2.0: без NIP продавця рахунок у KSeF не виставиш

Як увійти до Aplikacja Podatnika?

Безплатна Aplikacja Podatnika від Мінфіну працює за адресою ap.ksef.mf.gov.pl. Входиш кнопкою „Zaloguj przez login.gov.pl”: через Profil Zaufany (безплатний державний електронний профіль), mObywatel, інтернет-банкінг або е-посвідчення (e-dowód). Інший шлях: „Zaloguj certyfikatem”, тобто кваліфікований підпис або печатка. Потім обираєш ідентифікатор, від імені якого дієш, наприклад свій NIP.

Платник податку, який є фізичною особою, отримує власницькі повноваження для свого NIP автоматично, без форми ZAW-FA (Посібник KSeF 2.0, ч. I, п. 3.2.1). Приватну оренду Мінфін там окремо не згадує, але в ч. II, п. 1.2.1 вважає особу, яка її веде, платником податку.

Посібник Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, розд. 4.1: вхід

А якщо ти активний платник VAT або маєш JDG?

Орендодавець, який перевищив 240 000 зл., відмовився від звільнення або здає приміщення в межах JDG, виставляє рахунки для фірм у KSeF, як і будь-який платник (ст. 106ga ust. 1). Терміни з таблиці вище, з лімітом 10 000 зл. до кінця 2026 р., діють для нього так само.

Чи загрожує штраф за рахунок поза KSeF?

У 2026 р. ні: за чинним законом штрафи за ст. 106ni діють лише з 1 січня 2027 р. За рахунок без податку, який виставляє звільнений орендодавець, загрожує до 18,7% загальної суми до сплати, а за рахунок із VAT до 100% податку. Мінфін 16 вересня 2026 р. оголосив відстрочку штрафів до кінця 2027 р., а законопроєкт UD477 (друк Сейму 3245) переносить їх на 1 січня 2028 р. Станом на 2 листопада 2026 р. Сейм його не ухвалив: законопроєкт пройшов перше читання й перебуває в Комісії державних фінансів. Подробиці є в статті про штрафи в KSeF.

Мінфін, 16.09.2026: продовження відстрочки штрафів до кінця 2027 р.

Якщо рахунок для орендаря-фірми має йти в KSeF, почни із заяв VAT-R і NIP-7, а коли отримаєш NIP, увійди до KSeF.